Spis treści

• Moduł B+R
• Moduł Wdrożenie Innowacji
• Moduł Infrastruktura B+R
• Moduł Kompetencje
• Moduł Cyfryzacja
• Moduł Internacjonalizacja
• Moduł Zazielenienie przedsiębiorstw

Planując start w konkursie i ubieganie się o fundusze unijne należy zawsze dokładnie zapoznać się z całą dokumentacją konkursową. Ostatnio omówiliśmy dla Was Przewodnik kwalifikowalności kosztów w Ścieżce SMART. Dzisiaj bliżej przyjrzymy się Załącznikowi nr 1 do Umowy o dofinansowanie, w którym ujęto szczegółowe warunki realizacji modułów.

Umowa o dofinansowanie to dokument określający zasady, tryb i warunki finansowania projektu. Jest ona zawierana pomiędzy dwoma stronami: beneficjentem, czyli przedsiębiorcą, który uzyskał dofinansowanie oraz instytucją finansującą – organizacją, która udziela środków na realizację projektu. W umowie o dofinansowanie precyzowane są zawsze kluczowe kwestie związane z przyznanym wsparciem tj. wysokość kosztów kwalifikowanych czy wartość dofinansowania i zasady jego wypłaty (np. czy przewidziano zaliczkowanie, jak często należy składać wnioski o płatność, jak należy udokumentować poniesienie wydatków). W umowie o dofinansowanie określane są również obowiązki jakie ciążą na Beneficjencie oraz zasady wprowadzania zmian do umowy. W Ścieżce SMART poza samą umową o dofinansowanie warto również dokładnie zapoznać się z załącznikiem nr 1 do tej Umowy.

Załącznik nr 1 do Umowy o dofinansowanie SMART zawiera szczegółowe warunki realizacji modułów. Składa się on z paragrafów poświęconych każdemu z modułów, którymi są:

1. Moduł B+R
2. Moduł Wdrożenie Innowacji
3. Moduł Infrastruktura B+R
4. Moduł Kompetencje
5. Moduł Cyfryzacja
6. Moduł Internacjonalizacja
7. Moduł Zazielenienie przedsiębiorstw

Przypomnijmy: Wniosek o dofinansowanie składny do Ścieżki SMART musi obejmować moduł obligatoryjny tj. B+R lub Wdrożenie innowacji (w przypadku dużych firm moduł B+R jest zawsze obowiązkowy). Można realizować oba moduły obowiązkowe. Pozostałe moduły mają charakter fakultatywny i przedsiębiorca decyduje o ich uwzględnieniu w projekcie stosownie do swoich potrzeb. Poznanie szczegółowych zasad realizacji modułów pozwoli właściwie zaplanować projekt i uniknąć błędów na etapie jego rozliczania.

Moduł B+R

W ramach tego modułu beneficjenci mogą uzyskać dofinansowanie na badania przemysłowe i prace rozwojowe lub tylko prace rozwojowe w celu opracowania innowacji produktowej lub innowacji w procesie biznesowym dotyczącej funkcji działalności przedsiębiorstwa w zakresie produkcji wyrobów lub usług.

Ustęp 3 paragrafu określa stawkę ryczałtową na koszty pośrednie, która wynosi 25% wartości kosztów kwalifikowanych wykazanych w pozostałych kategoriach kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów usług zewnętrznych (podwykonawstwo). Posługując się konkretnym przykładem, jeśli przedsiębiorca zaplanuje 2 mln zł na wydatki w module B+R (np. wynagrodzenia, materiały, surowce, aparaturę badawczą) to 25% od tej kwoty będzie mógł wpisać w projekt i rozliczać jako koszty pośrednie. We wskazanym przypadku koszty pośrednie wyniosłyby 500 tys. zł. Z kosztów pośrednich można finansować wydatki, które są potrzebne do realizacji modułu B+R, ale nie wpisują się w inne kategorie kosztów np. wynagrodzenia kadry zarządzające, koszty utrzymania powierzchni biurowych czy opłaty za media w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu. Warto podkreślić, że koszty pośrednie rozliczane są metodą uproszczoną (ryczałtem) i traktowane jako wydatki poniesione. Przedsiębiorca nie ma więc obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych, aby potwierdzić, że poniesione zostały wydatki na koszty pośrednie. Instytucja udzielająca wsparcia nie weryfikuje na co wykorzystane zostały koszty pośrednie. W praktyce jest to więc swego rodzaju dodatkowy fundusz, z którego można finansować wydatki, które nie wpisują się w dostępne kategorie kosztów bezpośrednich, a które z punktu widzenia przedsiębiorcy są istotne i potrzebne. Podstawę naliczania kosztów pośrednich stanowią właściwie poniesione koszty bezpośrednie. Występując o wypłatę poszczególnych transzy dofinansowania Beneficjent składa tzw. wnioski o płatność, w których rozlicza koszty bezpośrednie i od nich każdorazowo nalicza 25% kosztów pośrednich (ogólnych).

Ustęp 6 zawiera informacje dotyczące obowiązków Beneficjenta w przypadku, gdy dalsze prace B+R nie doprowadzą do osiągnięcia zakładanych wyników, bądź gdy wdrożenie okaże się bezcelowe lub niezasadne ekonomicznie. W takim przypadku Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego złożenia ostatniego wniosku o płatność dotyczącego modułu B+R. Jeśli dokumenty sprawozdawcze, takie jak niezależna ekspertyza lub analiza rynkowa, wykażą, że dalsze prace badawczo-rozwojowe lub wdrożenie wyników tych prac są niemożliwe technicznie lub nieopłacalne ekonomicznie, Beneficjent musi je przerwać. Beneficjent nie będzie zobowiązany do zwrotu dofinansowania pod warunkiem, że Instytucja Pośrednicząca, uzna, że kontynuacja prac lub wdrożenia jest bezcelowa ze względu na okoliczności niezależne od Beneficjenta, który realizował projekt z należytą starannością. Instytucja Pośrednicząca może zasięgnąć w tym zakresie opinii eksperta zewnętrznego, w celu potwierdzenia wiarygodności i prawidłowości złożonych dokumentów sprawozdawczych. Stanowi to istotną nowość. W poprzedniej perspektywie finansowej wcześniejsze przerwanie projektu nie było obwarowane przedstawieniem niezależnych ekspertyz.

Jeśli Beneficjent będzie musiał zakończyć prace B+R przed czasem lub nie osiągnie zakładanych wyników, to otrzyma dofinansowanie proporcjonalnie do wykonanej pracy. Kwota dofinansowania będzie zależeć od poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych, które zostały zatwierdzone przez Instytucję. Moduł uznaje się za zakończony, ale Umowa nie zostanie rozwiązana. Beneficjent nie będzie musiał spełniać wskaźników rezultatu i nie będzie musiał składać sprawozdania w zakresie określonym w Umowie. Jeśli wdrożenie wyników prac B+R było objęte modułem Wdrożenie innowacji, to dofinansowanie na tę część projektu nie zostanie przekazane. Zgodnie z ust. 5 artykułu 1 Beneficjent jest zobowiązany do wdrożenia wyników w określonym czasie wskazanym w Umowie (w przypadku, gdy wdrożenie finansowane jest w ramach modułu Wdrożenie innowacji) albo nie później niż do 5 lat od zakończenia realizacji modułu B+R. Załącznik nr 1 do umowy o dofinansowanie precyzuje również formę wdrożenia wyników B+R opracowanych w ramach modułu. Beneficjent musi wprowadzić wyniki swoich prac badawczo-rozwojowych w jednej z trzech form:

1. poprzez wprowadzenie ich do swojego biznesu, np. poprzez rozpoczęcie produkcji lub świadczenia usług opartych na tych wynikach lub wprowadzenie innowacji do swojego procesu biznesowego;
2. poprzez udzielanie licencji na korzystanie z praw do wyników w działalności gospodarczej innego przedsiębiorcy (za odpowiednią opłatą);
3. poprzez sprzedaż praw do wyników innemu przedsiębiorcy (również po cenie rynkowej).

Warto jednak zaznaczyć, że za wdrożenie wyników prac B+R nie uznaje się zbycia praw do wyników prac B+R w celu ich dalszej sprzedaży, a sprzedaż powinna odbywać się po cenie odpowiadającej rynkowej. Kiedy cena zostanie uznana za rynkową? Warunek ten zostanie spełniony np. gdy sprzedający wykaże, że przeprowadził negocjacje w sprawie ceny w warunkach pełnej konkurencji lub skorzystał z wyceny niezależnego eksperta.

Jeśli przedsiębiorca chce dokonać komercjalizacji w formie sprzedaży praw do wyników lub udzielania licencji na korzystanie z nich musi pamiętać o kilku ważnych rzeczach, które powinny zostać zawarte w umowie. Po pierwsze, cena za te wyniki musi być ustalona na poziomie rynkowym. Po drugie, nabywca lub osoba, która uzyskuje licencję, musi wykorzystać te wyniki w swojej firmie – np. poprzez rozpoczęcie na ich podstawie produkcji plub świadczenia usług. W umowie powinien się również znaleźć zapis wykluczający dalszą odsprzedaż. Umowa musi określać też czas, w jakim nabywca/licencjobiorca musi wprowadzić wyniki do swojej firmy, a także wymagać od niego złożenia oświadczenia, w którym zobowiąże się do wdrożenia wyników najpóźniej w terminie roku od daty zawarcia umowy sprzedaży/udzielenia licencji.

Jeśli w projekcie przewidziano wdrożenie wyników badań i rozwoju w ramach modułu Wdrożenie innowacji, to Beneficjent może zacząć wdrażać te wyniki przed zakończeniem realizacji modułu B+R. Jednakże dofinansowanie na ten cel zostanie przekazane dopiero po pozytywnej weryfikacji wyników prac B+R przez instytucję finansującą.

Jeśli Beneficjent uzyskał premię za szerokie rozpowszechnianie wyników prac B+R, to musi w składanym do Instytucji Pośredniczącej sprawozdaniu przedstawić informacje o sposobie, w jaki rozpowszechnił te wyniki. Mogą to być prezentacje na konferencjach naukowych lub technicznych, w tym co najmniej 1 o randze ogólnokrajowej, publikacje w czasopismach naukowych lub technicznych (z listy ministerialnej), udostępnienie ich w publicznych bazach danych, wyniki prac B+R mogą zostać również w całości rozpowszechnione za pośrednictwem oprogramowania bezpłatnego lub oprogramowania z licencją otwartego dostępu. Jeśli wyniki zostały rozpowszechnione za pomocą darmowego lub otwartoźródłowego oprogramowania, Beneficjent musi zapewnić ich darmowe udostępnianie dla wszystkich zainteresowanych podmiotów. Udostępnienie wyników w niepełnej wersji lub z ograniczeniami funkcjonalnymi nie jest uznawane za ich pełne rozpowszechnienie.

Beneficjent, w terminie 30 dni od dnia zakończenia wdrożenia wyników prac B+R objętych dofinansowaniem w module B+R zobowiązany jest do złożenia do Instytucji sprawozdania obejmującego w szczególności: 1) informacje na temat wdrożenia prac B+R; 2) informacje o efektach społeczno-gospodarczych Projektu; 3) informacje o sposobach rozpowszechniania wyników prac B+R będących rezultatem Projektu. Wzór sprawozdania określa Instytucja Pośrednicząca, która również dokonuje jego zatwierdzenia.

Jeśli Beneficjent nie przedstawi informacji o sposobie udostępnienia wyników B+R lub nie spełni wymagań dotyczących ich rozpowszechnienia w ciągu 5 lat od zakończenia modułu B+R, to wysokość dofinansowania może zostać zmniejszona o wysokość premii za rozpowszechnianie wyników, a Beneficjent zostanie zobowiązany do zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia wypłaty wsparcia do dnia zwrotu. Instytucja może wstrzymać wypłatę dofinansowania lub rozwiązać umowę z Beneficjentem, jeśli nie zrealizował on prac B+R, nie wdrożył wyników tych prac lub wdrożył je w inny sposób niż określony we wniosku, lub nie przekazał instytucji kopii umowy sprzedaży lub umowy licencyjnej dot. wyników B+R.

Moduł Wdrożenie Innowacji

W ramach tego modułu możliwe jest uzyskanie dofinansowania na wdrożenie w działalności przedsiębiorstwa wyników prac B+R w formie innowacyjnych produktów lub procesów biznesowych dotyczących funkcji działalności przedsiębiorstwa w zakresie produkcji wyrobów lub usług.

Ustęp 7 paragrafu 2 mówi, że kwota dotacji warunkowej do zwrotu obliczana jest na podstawie sumy przychodów wygenerowanych w wyniku realizacji modułu Wdrożenie innowacji w okresie referencyjnym wynoszącym 4 lata. Na żądanie Instytucji Beneficjent jest zobligowany przedstawić dodatkowe informacje lub dokumenty niezbędne do ustalenia kwoty dotacji warunkowej do zwrotu.

Zwrot części zwrotnej dofinansowania uzależniony jest od poziomu osiągnięcia wskaźnika „R”, obliczonego według wzoru: R =(P/DZ*100%)-100%, który oznacza:

1) P – suma przychodów wygenerowanych w wyniku realizacji modułu „Wdrożenie innowacji” obejmująca okres referencyjny. Przychody wygenerowane w wyniku realizacji modułu Wdrożenie innowacji to przychody netto ze sprzedaży produktów (nowych lub udoskonalonych) wprowadzonych na rynek w wyniku realizacji modułu lub przychody netto ze sprzedaży produktów wytworzonych w procesie (nowym lub udoskonalonym) powstałym w wyniku realizacji modułu;

2) DZ – kwota zwrotnej części dotacji warunkowej.

Poziom zwrotu dotacji warunkowej zależy od wielkości przedsiębiorstwa oraz osiągniętego przez Beneficjenta poziomu wskaźnika „R”. W przypadku MŚP zasady zwrotu części dotacji przedstawiają się następująco. Jeśli wskaźnik „R” jest:

1. poniżej 20% to Beneficjent zwraca 100% części zwrotnej dotacji warunkowej;
2. większy lub równy 20% i mniejszy od 40% to Beneficjent zwraca 35% części zwrotnej dotacji warunkowej;
3. większy lub równy 40% i mniejszy od 60% to Beneficjent zwraca 30% części „zwrotnej” dotacji warunkowej;
4. większy lub równy 60% i mniejszy od 80% to beneficjent zwraca 25% części „zwrotnej” dotacji warunkowej;
5. większy lub równy 80% i mniejszy od 90% to beneficjent zwraca 20% części „zwrotnej” dotacji warunkowej;
6. większy lub równy 90% i mniejszy od 100% to beneficjent zwraca 10 % części „zwrotnej” dotacji warunkowej;
7. większy lub równy od 100% to beneficjent zwraca 5 % części „zwrotnej” dotacji warunkowej.

W przypadku dużych przedsiębiorstw część do zwrotu jest wyliczana analogicznie (w oparciu o ten sam wzór) przy czym pułapy zwrotu są nieco wyższe. Np. w sytuacji, gdy wskaźnik R jest większy lub równy 100% to beneficjent zwraca 10% części zwrotnej dotacji (a nie 5% jak w przypadku MŚP). Progi dla dużych firm szczegółowo przeanalizowaliśmy tutaj. Warto zauważyć, że w poprzedniej perspektywie finansowej duże firmy były zupełnie wyłączone z możliwości pozyskania dofinansowania na inwestycje. Obecnie będą mieć taką szansę.

Przewidziano warunki umożliwiające zmniejszenie spłaty dotacji zwrotnej – w przypadku jednorazowej spłaty w terminie do 30 dni od wskazania przez IP kwoty do zwrotu beneficjent zwraca 80% tej kwoty. Opcja ta będzie dostępna wyłącznie dla MŚP. Spłaty dotacji zwrotnej będzie można dokonać w ratach, płatność będzie można rozłożyć na max. 36 miesięcy. Przy czym przy wcześniejszej spłacie beneficjent będzie mógł skorzystać z preferencyjnych warunków spłaty, dzięki czemu kwota do zwrotu będzie nieco mniejsza.

Do wyliczenia kwoty dotacji warunkowej do zwrotu jest uwzględniany status przedsiębiorcy z dnia zawarcia Umowy.

Moduł Wdrożenie innowacji uznaje się za zrealizowany, jeśli Beneficjent wykonał i udokumentował pełny zakres rzeczowo-finansowy modułu, a także rozpoczął produkcję innowacyjnego wyrobu i zaoferował go na sprzedaż lub rozpoczął świadczenie innowacyjnej usługi charakteryzujących się co najmniej funkcjonalnościami i cechami określonymi we wniosku o dofinansowanie lub w przypadku innowacji w procesie biznesowym, rozpoczął produkcję w oparciu o ten proces i zaoferował na sprzedaż wyroby wyprodukowane w tym procesie lub rozpoczął świadczenie usługi na podstawie tego procesu.

Beneficjent zobowiązuje się zachować trwałość projektu przez okres 3 lat (dla MŚP)/5 lat (dla pozostałych) od zakończenia realizacji projektu.

Jeżeli Beneficjent przeniesie w okresie 2 lat od zakończenia inwestycji początkowej, której dotyczy wniosek o dofinansowanie, taką samą lub podobną działalność w Europejskim Obszarze Gospodarczym do zakładu, w którym została dokonana inwestycja początkowa, zobowiązany jest do zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami, w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, zgodnie z art. 207 ustawy o finansach publicznych.

Moduł Infrastruktura B+R

W ramach tego modułu możliwe jest uzyskanie dofinansowania na inwestycję w infrastrukturę B+R niezbędną do realizacji agendy badawczej na rzecz tworzenia innowacyjnych produktów (wyrobów lub usług) lub procesów biznesowych dotyczących funkcji działalności przedsiębiorstwa w zakresie produkcji wyrobów lub usług.

Ustępy 4, 5 i 6 zawierają informacje o zasadach, które Beneficjent powinien przestrzegać w ramach realizacji modułu.

Beneficjent zobowiązuje się zachować trwałość projektu przez 3 lata (dla mikro, małych i średnich firm) lub 5 lat (dla pozostałych) od zakończenia realizacji projektu. W okresie trwałości zakupiona infrastruktura badawcza nie może być wykorzystywana komercyjnie.

Moduł Infrastruktura B+R uznaje się za zrealizowany, jeśli Beneficjent wykonał i udokumentował cały planowany zakres prac oraz rozpoczął prace badawczo-rozwojowe zaplanowane w agendzie badawczej. Agenda badawcza powinna obejmować okres realizacji projektu oraz okres trwałości. Jeśli Beneficjent przeniesie swoją działalność do innego miejsca w EOG w okresie 2 lat od zakończenia inwestycji początkowej, to będzie musiał zwrócić dofinansowanie wraz z odsetkami, w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, zgodnie z art. 207 ustawy o finansach publicznych.

Moduł Kompetencje

W ramach tego modułu możliwe jest uzyskanie dofinansowania na doskonalenie kompetencji pracowników i osób zarządzających w zakresie realizowanego Projektu, zdobywanie przez nich nowych umiejętności oraz wiedzy, a także nabywanie kwalifikacji. Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów limit wydatków kwalifikowalnych w module Kompetencje wynosi 15% kosztów kwalifikowanych modułu obligatoryjnego. Wsparcie w ramach modułu Kompetencje będzie mieć formę pomocy szkoleniowej, której intensywność wynosi odpowiednio: 50% dla dużych przedsiębiorców, 60% dla średnich oraz 70% dla mikro i małych przedsiębiorców. W module Kompetencje przewidziano przede wszystkim rozliczanie wydatków w oparciu o koszty uproszczone na podstawie wskazanych z góry stawek jednostkowych.

W ramach pomocy szkoleniowej dofinansowanie jest udzielane na koszty związane z usługami szkoleniowymi świadczonymi na terenie Polski na podstawie stawki jednostkowej, wynoszącej odpowiednio:

1. Szkolenie otwarte stacjonarne – 98,00 zł.
2. Szkolenie otwarte zdalne – 79,00 zł.
3. Szkolenie zamknięte stacjonarne – 176,00 zł.
4. Szkolenie zamknięte zdalne – 141,00 zł.

Część wydatków będzie można rozliczać na podstawie kosztów rzeczywistych np. koszty szkoleń realizowanych poza Rzeczpospolitą Polską czy koszty usług doradczych związanych ze szkoleniem.

Moduł Kompetencje uznaje się za zrealizowany, jeśli Beneficjent wykonał i udokumentował wszystkie planowane działania w ramach modułu oraz osiągnął zaplanowane wskaźniki.

Wskaźnik rozliczający stawkę jednostkową nosi nazwę „Zrealizowana usługa szkoleniowa – szkolenie” i wyliczany jest poprzez przemnożenie ilości godzin szkolenia przez stawkę adekwatną do rodzaju szkolenia (jak wyżej) określoną w Przewodniku kwalifikowalności wydatków stanowiącym załącznik do Regulaminu konkursu.

Weryfikacja wydatków rozliczanych stawką jednostkową polega na sprawdzeniu, czy i na jakim poziomie zrealizowano powyższy wskaźnik. W celu weryfikacji Beneficjent musi dostarczyć następujące dokumenty:

1) zaświadczenie lub inny równoważny dokument potwierdzający ukończenie szkolenia podpisane przez wykonawcę szkolenia, zawierające informację o temacie szkolenia, podmiocie przeprowadzającym szkolenie, dacie i liczbie godzin szkoleniowych, formie szkolenia (zdalna, stacjonarna lub mieszana, przy czym w przypadku formy mieszanej niezbędne jest wskazanie liczby godzin szkoleniowych prowadzonych stacjonarnie i zdalnie) oraz informację, czy szkolenie prowadzone było w formule otwartej czy zamkniętej;

2) oświadczenie beneficjenta o tym, że usługa szkoleniowa została: i. zakupiona od usługodawców niemających powiązań osobowych ani kapitałowych z beneficjentem, ii. przeprowadzona przez usługodawców zewnętrznych (osoby niezatrudnione u beneficjenta, na podstawie jakichkolwiek formy zatrudnienia, które oferują usługi rozwojowe), iii. przeprowadzona odpłatnie (nie została sfinansowana ze środków publicznych ani prywatnych ani dostarczona nieodpłatnie beneficjentowi), iv. nieobjęta podwójnym finansowaniem.

W przypadku poważnych wątpliwości w zakresie faktycznego dostarczenia usługi lub uzasadnionych podejrzeń nadużyć finansowych, weryfikacji mogą podlegać dokumenty księgowe i wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków na usługę, przy czym dokumenty te nie będą służyły udowodnieniu wartości poniesionego wydatku, lecz będą stanowić dowód, że wykonanie usługi faktycznie miało miejsce.

Moduł Cyfryzacja

W ramach tego modułu możliwe jest uzyskanie dofinansowania na realizację inwestycji związanych z zastosowaniem rozwiązań cyfrowych w przedsiębiorstwie zmierzających do cyfryzacji produkcji, procesów w przedsiębiorstwie, jak i cyfryzacji produktów, usług, modelu biznesowego oraz zapewnienia cyberbezpieczeństwa. W module Cyfryzacja przewidziano kilka rodzajów pomocy publicznej tj. regionalną pomoc inwestycyjną, pomoc na usługi doradcze dla MŚP oraz pomoc dla MŚP na wspieranie innowacyjności. Dostępna też będzie pomoc de minimis. To jakie kategorie wydatków są kwalifikowane w ramach poszczególnych rodzajów pomocy oraz ile wynosi max. intensywność wsparcia określono w Przewodniku kwalifikowalności kosztów. Analizę Przewodnika znajdziecie tutaj.

W ramach pomocy na usługi doradcze na rzecz MŚP lub pomocy de minimis dla dużych przedsiębiorstw dofinansowanie jest udzielane na koszty bezpośrednio związane z usługami doradczymi na terenie Polski i rozliczane na podstawie stawki jednostkowej wynoszącej 249 zł.

Moduł Cyfryzacja uznaje się za zrealizowany, jeśli Beneficjent wykonał i udokumentował pełny zakres rzeczowo-finansowy modułu, w tym osiągnął zaplanowane wskaźniki a także przeprowadził transformację cyfrową w działalności produkcyjnej, usługowej, modelu biznesowym, procesach w przedsiębiorstwie oraz zapewnił cyberbezpieczeństwo.

Wskaźnik rozliczający stawkę jednostkową nosi nazwę: „Liczba godzin zrealizowanego doradztwa w obszarze cyfryzacji” i wyliczany jest poprzez przemnożenie ilości godzin doradztwa przez stawkę doradztwa (249 zł netto za godzinę doradztwa).

Weryfikacja wydatków rozliczanych stawką jednostkową polega na sprawdzeniu, czy i na jakim poziomie zrealizowano wskaźnik, o którym mowa w ust. 6 na podstawie następujących dokumentów:

1. protokół odbioru usługi doradczej w obszarze cyfryzacji podpisany przez usługodawcę i beneficjenta potwierdzający faktyczne wykonanie usługi dla beneficjenta zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, liczbę godzin zegarowych faktycznie zrealizowanego doradztwa, datę wykonania usługi oraz tematykę (tytuł). Protokół co do zasady nie powinien zawierać informacji o faktycznym koszcie usługi; w przypadku podzielenia usługi doradczej na etapy (przez beneficjenta i usługodawcę) i dokonywania płatności częściowych za usługę po wykonaniu danego etapu, możliwe jest rozliczanie stawek jednostkowych za faktycznie zrealizowane godziny doradztwa na podstawie protokołu częściowego zawierającego ww. elementy oraz informacje o fakcie rozliczania częściowego;
2. oświadczenie beneficjenta o tym, że usługa doradcza została: i. zakupiona od usługodawców niemających powiązań osobowych ani kapitałowych z beneficjentem, ii. przeprowadzona przez usługodawców zewnętrznych (osoby fizyczne niezatrudnione u beneficjenta, osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które oferują usługi rozwojowe), iii. odpłatnie (nie została sfinansowana ze środków publicznych ani prywatnych ani dostarczona nieodpłatnie beneficjentowi), iv. nieobjęta podwójnym finansowaniem. Elementy wymienione w pkt 1. oraz pkt 2. są komplementarne i dla spełnienia warunku rozliczenia wskaźnika muszą zostać spełnione jednocześnie, bez względu na formę świadczenia usługi doradczej (tj. słownej, pisemnej, mieszanej).

W ramach weryfikacji stawek jednostkowych sprawdzeniu będą mogły podlegać następujące dokumenty (w całości lub na próbie, w trakcie weryfikacji wniosków o płatność lub w trakcie kontroli na miejscu lub na innym etapie realizacji czy nadzorowania projektu):

1. dokumentacja dotycząca zamówienia na usługę, np. wiadomość mailowa beneficjenta skierowana do usługodawcy lub umowa zawarta pomiędzy usługodawcą i beneficjentem, zawierająca co najmniej tematykę (tytuł doradztwa), liczbę godzin zegarowych doradztwa, datę / daty realizacji usługi oraz inne elementy opisujące doradztwo określone we wniosku o dofinansowanie;
2. produkt doradztwa, w postaci ekspertyzy, raportu, opinii lub innego dokumentu (jeśli dotyczy);
3. dokumentacja dotycząca wykonania doradztwa, w tym w szczególności korespondencje mailowa lub pisemna dotycząca ustalenia zakresu i terminów doradztwa pomiędzy beneficjentem a usługodawcą.

W przypadku poważnych wątpliwości w zakresie faktycznego dostarczenia doradztwa lub uzasadnionych podejrzeń nadużyć finansowych, weryfikacji mogą podlegać dokumenty księgowe i wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków na usługę doradczą, przy czym dokumenty te nie będą służyły udowodnieniu wartości poniesionego wydatku, lecz będą stanowić dowód, że wykonanie usługi faktycznie miało miejsce.

Beneficjent zobowiązuje się zachować trwałość projektu, o której mowa w art. 65 rozporządzenia ogólnego, tj. przez okres 3 lat (dla MŚP)/5 lat (dla pozostałych) od zakończenia realizacji Projektu.

Podobnie jak w pozostałych modułach istnieje zakaz relokacji działalności w ramach EOG.

Moduł Internacjonalizacja

W ramach tego modułu możliwe jest uzyskanie dofinansowania na promocję zagraniczną produktów (wyrobów lub usług) pod marką produktową przedsiębiorstwa lub produktów będących własnością przedsiębiorcy lub planowanych do opracowania/wdrożenia w ramach projektu lub uzyskanie ochrony praw własności przemysłowej lub ich obronę w przypadku ich naruszenia. W module Internacjonalizacja wsparcie może stanowić pomoc dla MŚP na udział w targach, pomoc na usługi doradcze na rzecz MŚP, pomoc dla MŚP na wspieranie innowacyjność. Część kosztów będzie też można sfinansować z pomocy de minimis np. koszty rezerwacji miejsca wystawowego na targach, opłaty rejestracyjnej za udział w targach czy wpisu do katalogu targowego. Co istotne w przypadku kosztów finansowanych w formie pomocy de minimis przedsiębiorca będzie mógł rozliczyć wydatki poniesione przed dniem złożenia wniosku (jednak nie wcześniej niż 12 miesięcy przed dniem złożenia aplikacji) i nie będzie to stanowić naruszenia efektu zachęty.

W ramach pomocy dla MŚP na udział w targach lub pomocy de minimis dla dużych przedsiębiorstw dofinansowanie jest udzielane na koszty podróży służbowych pracowników Beneficjenta uczestniczących w targach, imprezach targowo-konferencyjnych, w zagranicznych gospodarczych misjach wyjazdowych na podstawie stawki jednostkowej dot. Wyjazdów Służbowych, wynoszącej odpowiednio:

1. Europa – 4 591,00 zł.
2. USA – 9 331,00 zł.
3. Świat – 7 274,00 zł.
4. Polska – 1 016,00 zł.

Moduł Internacjonalizacja uznaje się za zrealizowany, jeśli Beneficjent wykonał i udokumentował pełny zakres rzeczowo-finansowy modułu, w tym osiągnął zaplanowane wskaźniki.

Wskaźnik rozliczający stawkę jednostkową nosi nazwę: „Zrealizowany wyjazd służbowy na 1 pracownika”.

Weryfikacja wydatków rozliczanych stawką jednostkową polega na sprawdzeniu, czy i na jakim poziomie zrealizowano wskaźnik na podstawie następujących dokumentów:

1. dokumenty potwierdzające udział w imprezach, których celem jest promocja zagraniczna i krajowa produktów lub usług przedsiębiorstwa zależne od typu imprezy, tj.:
   • w przypadku imprezy targowo-wystawienniczej w charakterze wystawcy – wpis do oficjalnego katalogu targowego lub inny dokument potwierdzony przez organizatora targów,
   • w przypadku wyjazdowej misji gospodarczej oraz innych imprez – bilet wstępu na targi dla każdego uczestnika (jeśli był zwiedzającym) i raport z przebiegu misji / imprezy;

2. dokumenty potwierdzające liczbę osób reprezentujących beneficjenta w związku z udziałem w imprezie/wydarzeniu, w tym polecenie wyjazdu służbowego dla każdego uczestnika wskazujące dane delegowanej osoby (imię, nazwisko, stanowisko lub funkcja, forma zatrudnienia/współpracy), cel podróży służbowej (rodzaj, nazwę i lokalizację imprezy), termin, datę wystawienia, dane i podpis wystawiającego, podpis delegowanego.

W ramach weryfikacji stawek jednostkowych sprawdzeniu będą mogły podlegać następujące dokumenty (w całości lub na próbie, w trakcie weryfikacji wniosków o płatność lub w trakcie kontroli na miejscu lub na innym etapie realizacji czy nadzorowania projektu):

1. programy imprez,
2. dokumentacja potwierdzająca związek uczestnika wyjazdu z beneficjentem, w szczególności umowa o pracę i adekwatny zakres obowiązków,
3. dokumentacja zdjęciowa z imprezy, tj. co najmniej 3 wyraźne zdjęcia wskazujące miejsce imprezy,
4. dokumentacja potwierdzająca związek uczestnika wyjazdu z beneficjentem, w szczególności umowa o pracę i adekwatny zakres obowiązków.

W przypadku poważnych wątpliwości w zakresie faktycznego odbycia się podróży służbowej lub uzasadnionych podejrzeń nadużyć finansowych, Instytucja może odbyć kontrolę na miejscu lub weryfikować dokumenty księgowe i wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków na podróż służbową, przy czym dokumenty te nie będą służyły udowodnieniu wartości poniesionego wydatku, lecz będą stanowić dowód faktycznego odbycia się podróży. Dokumenty te nie będą co do zasady weryfikowane, ale w uzasadnionych przypadkach mogą być kontrolowane.

W module Kompetencje zdecydowana większość kosztów będzie rozliczana w oparciu o metodę uproszczoną bazującą na wskazanych wyżej stawkach jednostkowych. Część wydatków będzie rozliczana rzeczywiście poniesionych wydatków np. koszty zakupu gotowych elementów do budowy stoiska wystawowego. Więcej na temat kategorii wydatków kwalifikowanych w module Cyfryzacja i form ich rozliczania przeczytasz w naszym artykule poświęconym analizie Przewodnika kwalifikowalności.

Moduł Zazielenienie przedsiębiorstw

W ramach modułu Zazielenienie przedsiębiorstw można uzyskać dofinansowanie na transformację przedsiębiorstwa w kierunku zrównoważonego rozwoju oraz gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ), w tym rozwój nowych modeli biznesowych na to ukierunkowanych.

Aby moduł ten został uznany za zrealizowany, należy wykonać i udokumentować pełen zakres rzeczowo-finansowy modułu i spełnić wszystkie jego wskaźniki, a także rozpocząć stosowanie w swojej działalności rozwiązań nabytych, przygotowanych lub opracowanych w ramach modułu.

Beneficjent powinien zachować trwałość projektu przez 3 lata (dla mikro, małych i średnich firm) lub 5 lat (dla pozostałych) od zakończenia realizacji Projektu.

Warto pamiętać, że jeśli Beneficjent przeniesie swoją działalność do innego miejsca w EOG w okresie 2 lat od zakończenia inwestycji początkowej, to będzie musiał zwrócić dofinansowanie wraz z odsetkami, w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, zgodnie z art. 207 ufp. Na koniec warto dodać, że dla każdego z modułów wybranego do realizacji przedsiębiorca definiuje wskaźniki i zobowiązuje się do ich osiągnięcia. Wskaźniki są specyficzne dla modułów, sposób ich definiowania precyzuje Instrukcja wypełniania wniosku. Przygotowując projekt należy mieć na uwadze, że z informacji i wartości zadeklarowanych we wskaźnikach przedsiębiorca będzie się musiał rozliczyć.