Wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Jak wybrać system elektronicznego obiegu dokumentów ?

Eksperci od digitalizacji procesów biurowych podkreślają, że system obiegu dokumentów jest jak ubranie, aby spełniał swoją funkcję, musi pasować. Metafora ta jest niezwykle trafna i wskazuje na istotę całego zagadnienia – nawet najlepszy, cieszący się dobrymi opiniami system może Cię rozczarować, jeśli nie będzie uwzględniał specyfiki Twojej działalności. Przy wyborze trzeba uwzględnić szereg zmiennych. Aby niczego nie przeoczyć i nie popełnić kosztownego błędu warto skorzystać ze wsparcia profesjonalistów. I tutaj zaczyna się nasza rola. Rekomendacje konkretnego systemu poprzedzamy gruntowną analizą uwzględniającą potrzeby i oczekiwania firmy, rodzaje dokumentów jakie będą obecne w obiegu (faktury, umowy, wnioski zakupowe, listy przewozowe, reklamacje, rozliczenie delegacji, dokumentacja magazynowa) oraz skalowalność i elastyczność systemu. Uwzględniamy fakt, że każda firma jest nastawiona na rozwój, dlatego proponujemy rozwiązania, które w przypadku rozszerzenia działalności utrzymają jak najwyższą wydajność. Bierzemy również pod uwagę warunki opieki serwisowej (co wchodzi w zakres standardowego serwisu, a jakie usługi są dodatkowo płatne) oraz zastosowane rozwiązania służące zapewnieniu bezpieczeństwa przechowywanych w systemie danych (ochrona przed dostępem z zewnątrz oraz limitowany dostęp do danych wrażliwych pracowników w obrębie samej organizacji).

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów uchodzą za drogie, przez wiele lat postrzegane były nawet w kategoriach luksusu, na który mogą sobie pozwolić tylko duże przedsiębiorstwa. Twierdzenie to nie znajduje jednak potwierdzenia w faktach, wyniki badań wręcz temu przeczą! Gdy uwzględni się bowiem koszty jakie generuje papierowy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie okazuje się, że jednorazowy wydatek związany z wdrożeniem EOD nie jest wysoki. Przede wszystkim jednak elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z automatyzacją i optymalizacją procesów biznesowych, co przekłada się na realne oszczędności. Badania firmy Canon potwierdzają, że koszty inwestycji w EOD szybko się zwracają. Bowiem użyteczność tego typu rozwiązań nie ogranicza się do przeniesienia funkcjonowania do cyfrowych zasobów, lecz usprawnia funkcjonowanie całej firmy. Analogiczne wnioski płyną z badania Amerykańskiego Centrum Produktywności i Jakości – 3 na 4 podmioty, które rozpoczęły proces cyfryzacji od elektronicznego obiegu dokumentów finansowych zauważyły wystąpienie długoterminowych korzyści w całej firmie.

Przytłacza Cię liczba dostępnych opcji? Nie wiesz, na jaki system obiegu dokumentów się zdecydować? Obawiasz się czy Twój zespół przekona się do korzystania z nowej platformy? Z nami wybierzesz rozwiązanie szyte na miarę! Dodatkowo pomożemy Ci we wdrożeniu systemu m.in. przeszkolimy Twoich pracowników – zapoznamy ich z zasadami funkcjonowania systemu, przygotujemy do pracy z nim i pokażemy jak odciąży ich w wykonywaniu codziennych obowiązków.

Doradztwo w zakresie wyboru EOD – etapy usługi

W zakresie naszej usługi mieści się doradztwo w doborze i wdrożeniu systemu obiegu dokumentów. Współpracujemy z wieloma dostawcami oprogramowania, doskonale znamy rynek systemów EOD i jesteśmy Ci w stanie zagwarantować dostęp do wybranego rozwiązania na preferencyjnych warunkach.

Jak przebiega usługa?

1. Przeprowadzamy analizę przedwdrożeniową – podczas konsultacji badamy potrzeby oraz oczekiwania zarówno kadry zarządczej jak i pracowników każdego szczebla. Wnikliwie rozmawiamy z osobami, które będą docelowo korzystać z systemu w codziennej pracy. Określamy cele wdrożenia oraz korzyści, które chciałbyś osiągnąć. Weryfikujemy z jakimi systemami aktualnie wdrożonymi w organizacji będzie musiał zostać zintegrowany.
2. Rekomendujemy rozwiązanie/rozwiązania.
3. Wspieramy Cię na etapie wdrożenia systemu.
4. Zapewniamy asystę powdrożeniową.

Przenieś strategię zarządzania dokumentami na wyższy poziom. Nasi Eksperci chętnie Ci pomogą!

Dlaczego warto usprawnić obieg dokumentów?

Z systemem elektronicznego obiegu dokumentów oszczędzasz czas i pieniądze!

Korzyści dla Twojej firmy:

• Możliwość budowania przewag konkurencyjnych opartych na efektywnym zarządzaniu firmą oraz obiegiem dokumentów.
• Natychmiastowy dostęp do bezpiecznego archiwum dokumentów oraz zadań (ochrona przed zniszczeniem/zagubieniem dokumentów, co jest częstym problemem w przypadku faktur papierowych, precyzyjna kontrola dostępu do dokumentów, przypisywanie odmiennych uprawnień różnym grupom użytkowników, lepsze tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych po awarii).
• Efektywne wykorzystywanie zasobów przedsiębiorstwa.
• Obniżenie kosztów administracyjnych.
• Skrócenie czasu obiegu dokumentów.
• Integracja z innym wewnętrznymi systemami firmy.
• Ograniczenie błędów ludzkich.
• Redukcja dokumentacji papierowej (dodatkowy walor ekologiczny).

Korzyści dla kadry zarządczej:

• Optymalizacja realizowanych procesów biznesowych (np. łatwiejsza weryfikacja postępów prac nad dokumentem, ograniczenie przestojów w procesie dzięki wysyłanym automatycznie przypomnieniom/alertom).
• Wsparcie procesów decyzyjnych oraz zarządczych.
• Lepsza kontrola kosztów.
• Wygodne delegowanie.

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wybrać system elektronicznego obiegu dokumentów dopasowany do potrzeb Twojej firmy!

Usługa elektronicznego obiegu dokumentów powstała w ramach projektu MSODI. Projekt realizowany był w ramach projektu współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020, pn.: „Modelowanie Systemu Ofert Dla Innowacji”, w ramach Osi Priorytetowej III „Rozwój potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości”, Działanie 3.1 „Poprawa rozwoju MŚP na Mazowszu”, Poddziałanie 3.1.2 „Rozwój MŚP”