Wyszukiwarka dotacji
Oferta

Wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Komunikacja wewnętrzna w Twojej firmie szwankuje? Chciałbyś poprawić przepływ informacji, skrócić czas procesowania dokumentów, uchronić się przed ich utratą (zniszczeniem, zagubieniem) czy zapewnić lepszą kontrolę nad poufnymi danymi? W realizacji tych celów pomoże system elektronicznego obiegu dokumentów (w skrócie EOD). Na rynku dostępna jest cała gama tego typu rozwiązań. Aby jednak EOD przyczynił się do poprawy efektywności działania Twojej organizacji musi być dostosowany do specyfiki branży, w której działasz oraz systemu pracy.

System elektronicznego obiegu a praca zdalna

W ostatnich latach rośnie popularność elektronicznego obiegu dokumentów, trend ten dodatkowo wzmocniła pandemia COVID-19. W związku z sytuacją epidemiczną wiele przedsiębiorstw przeszło na tryb pracy zdalnej lub hybrydowej, w efekcie niezbędne było wdrożenie rozwiązań minimalizujących konieczność kontaktu osobistego. Elektroniczny i zautomatyzowany obieg dokumentów (faktur, dokumentów wysyłkowych, potwierdzeń zamówień i wielu innych), możliwość zdalnego składania wniosków urlopowych lub rozliczania delegacji, poprawa kontroli nad wydatkami czy automatyczne przypomnienia o konieczności wykonania części procesu (alerty o dokumentach oczekujących na akceptację) – to tylko niewielka próbka możliwości jakie daje EOD

Jak wybrać system elektronicznego obiegu dokumentów ?

Eksperci od digitalizacji procesów biurowych podkreślają, że system obiegu dokumentów jest jak ubranie, aby spełniał swoją funkcję, musi pasować. Metafora ta jest niezwykle trafna i wskazuje na istotę całego zagadnienia – nawet najlepszy, cieszący się dobrymi opiniami system może Cię rozczarować, jeśli nie będzie uwzględniał specyfiki Twojej działalności. Przy wyborze trzeba uwzględnić szereg zmiennych. Aby niczego nie przeoczyć i nie popełnić kosztownego błędu warto skorzystać ze wsparcia profesjonalistów. I tutaj zaczyna się nasza rola. Rekomendacje konkretnego systemu poprzedzamy gruntowną analizą uwzględniającą potrzeby i oczekiwania firmy, rodzaje dokumentów jakie będą obecne w obiegu (faktury, umowy, wnioski zakupowe, listy przewozowe, reklamacje, rozliczenie delegacji, dokumentacja magazynowa) oraz skalowalność i elastyczność systemu. Uwzględniamy fakt, że każda firma jest nastawiona na rozwój, dlatego proponujemy rozwiązania, które w przypadku rozszerzenia działalności utrzymają jak najwyższą wydajność. Bierzemy również pod uwagę warunki opieki serwisowej (co wchodzi w zakres standardowego serwisu, a jakie usługi są dodatkowo płatne) oraz zastosowane rozwiązania służące zapewnieniu bezpieczeństwa przechowywanych w systemie danych (ochrona przed dostępem z zewnątrz oraz limitowany dostęp do danych wrażliwych pracowników w obrębie samej organizacji).

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów uchodzą za drogie, przez wiele lat postrzegane były nawet w kategoriach luksusu, na który mogą sobie pozwolić tylko duże przedsiębiorstwa. Twierdzenie to nie znajduje jednak potwierdzenia w faktach, wyniki badań wręcz temu przeczą! Gdy uwzględni się bowiem koszty jakie generuje papierowy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie okazuje się, że jednorazowy wydatek związany z wdrożeniem EOD nie jest wysoki. Przede wszystkim jednak elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z automatyzacją i optymalizacją procesów biznesowych, co przekłada się na realne oszczędności. Badania firmy Canon potwierdzają, że koszty inwestycji w EOD szybko się zwracają. Bowiem użyteczność tego typu rozwiązań nie ogranicza się do przeniesienia funkcjonowania do cyfrowych zasobów, lecz usprawnia funkcjonowanie całej firmy. Analogiczne wnioski płyną z badania Amerykańskiego Centrum Produktywności i Jakości – 3 na 4 podmioty, które rozpoczęły proces cyfryzacji od elektronicznego obiegu dokumentów finansowych zauważyły wystąpienie długoterminowych korzyści w całej firmie.

Przytłacza Cię liczba dostępnych opcji? Nie wiesz, na jaki system obiegu dokumentów się zdecydować? Obawiasz się czy Twój zespół przekona się do korzystania z nowej platformy? Z nami wybierzesz rozwiązanie szyte na miarę! Dodatkowo pomożemy Ci we wdrożeniu systemu m.in. przeszkolimy Twoich pracowników – zapoznamy ich z zasadami funkcjonowania systemu, przygotujemy do pracy z nim i pokażemy jak odciąży ich w wykonywaniu codziennych obowiązków.

Doradztwo w zakresie wyboru EOD – etapy usługi

W zakresie naszej usługi mieści się doradztwo w doborze i wdrożeniu systemu obiegu dokumentów. Współpracujemy z wieloma dostawcami oprogramowania, doskonale znamy rynek systemów EOD i jesteśmy Ci w stanie zagwarantować dostęp do wybranego rozwiązania na preferencyjnych warunkach.

Jak przebiega usługa?

  1. Przeprowadzamy analizę przedwdrożeniową – podczas konsultacji badamy potrzeby oraz oczekiwania zarówno kadry zarządczej jak i pracowników każdego szczebla. Wnikliwie rozmawiamy z osobami, które będą docelowo korzystać z systemu w codziennej pracy. Określamy cele wdrożenia oraz korzyści, które chciałbyś osiągnąć. Weryfikujemy z jakimi systemami aktualnie wdrożonymi w organizacji będzie musiał zostać zintegrowany.
  2. Rekomendujemy rozwiązanie/rozwiązania.
  3. Wspieramy Cię na etapie wdrożenia systemu.
  4. Zapewniamy asystę powdrożeniową.

Przenieś strategię zarządzania dokumentami na wyższy poziom. Nasi Eksperci chętnie Ci pomogą!

Dlaczego warto usprawnić obieg dokumentów?

Z systemem elektronicznego obiegu dokumentów oszczędzasz czas i pieniądze!

Korzyści dla Twojej firmy:

  • Możliwość budowania przewag konkurencyjnych opartych na efektywnym zarządzaniu firmą oraz obiegiem dokumentów.
  • Natychmiastowy dostęp do bezpiecznego archiwum dokumentów oraz zadań (ochrona przed zniszczeniem/zagubieniem dokumentów, co jest częstym problemem w przypadku faktur papierowych, precyzyjna kontrola dostępu do dokumentów, przypisywanie odmiennych uprawnień różnym grupom użytkowników, lepsze tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych po awarii).
  • Efektywne wykorzystywanie zasobów przedsiębiorstwa.
  • Obniżenie kosztów administracyjnych.
  • Skrócenie czasu obiegu dokumentów.
  • Integracja z innym wewnętrznymi systemami firmy.
  • Ograniczenie błędów ludzkich.
  • Redukcja dokumentacji papierowej (dodatkowy walor ekologiczny).

Korzyści dla kadry zarządczej:

  • Optymalizacja realizowanych procesów biznesowych (np. łatwiejsza weryfikacja postępów prac nad dokumentem, ograniczenie przestojów w procesie dzięki wysyłanym automatycznie przypomnieniom/alertom).
  • Wsparcie procesów decyzyjnych oraz zarządczych.
  • Lepsza kontrola kosztów.
  • Wygodne delegowanie.

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wybrać system elektronicznego obiegu dokumentów dopasowany do potrzeb Twojej firmy!

Zapytaj eksperta
Rekomendują nas
znanylekarz logo

ZnanyLekarz Sp. z o.o.

Z pełnym przekonaniem rekomenduję firmę Sekwencja jako solidnego partnera, dotrzymującego terminów, na którym można polegać i z którym można budować długoletnią współpracę.
Prezes Zarządu - Mariusz Gralewski

SONETA Sp. z o.o.

Misją naszej firmy jest dostarczanie oprogramowania, które wspiera klientów w osiąganiu sukcesów biznesowych. Dzięki współpracy z Sekwencją otrzymaliśmy dofinansowanie na stworzenie Centrum Badawczo Rozwojowego. Sekwencja nie tylko przygotowała dokumentację aplikacyjną ale również wspierała nas na każdym kroku realizacji projektu. Sekwencja wykazała się profesjonalizmem oraz wysoką wiedzą merytoryczną w tematyce dotacji.
Prezes Zarządu – Robert Czuła

Plantway Sp. z o.o.

Spółka Plantway Sp. z o.o. działa w branży spożywczej. Pragniemy podziękować firmie Sekwencja za wsparcie przy uzyskaniu dotacji na realizację projektu w zakresie wytwarzania trzech typów analogów mięsa. Wniosek przygotowany przez Sekwencję został oceniony pozytywnie. Firma wspiera nas również na każdym etapie realizacji projektu. Rekomendujemy Sekwencję jako rzetelnego partnera biznesowego i doradcę. Jesteśmy wdzięczni za tak fachowe wsparcie w zakresie realizacji projektów unijnych.
Prezes Zarządu – Andrzej Świderski
Członek Zarządu – Joanna Świderska
witpol logo

Witpol Sp z o.o.

Przedsiębiorstwo Witpol specjalizuje się od samego początku istnienia w produkcji spożywczej. Nasz asortyment jest oparty na zdrowej i funkcjonalnej żywności. Współpracując z firmą Sekwencja otrzymaliśmy dofinansowanie na projekt wdrożenia wyników prac B+R przez co wprowadziliśmy do naszej oferty nowy produkt w postaci napojów roślinnych. Sekwencja zapewniła nam kompleksowe wsparcie w pozyskaniu dotacji, a Eksperci wykazali się profesjonalizmem i zaangażowaniem. Z przyjemnością rekomendujemy współpracę z przedsiębiorstwem Sekwencja.
Prezes Zarządu - Andrzej Oleniacz
iVolve

iVolve Sp. z.o.o.

Z przyjemnością informujemy, że dzięki współpracy z Firmą Sekwencja udało nam się otrzymać dotację na zakup usług badawczo-rozwojowych polegających na opracowaniu nowego produktu i projektu wzorniczego – automatycznego dyspensera leków. Eksperci Sekwencji wspierali nas na każdym etapie realizacji projektu. Dzięki ich profesjonalnej postawie, rzetelności i doświadczeniu osiągnęliśmy sukces. Polecamy firmę Sekwencja jako partnera, który świadczy swoje usługi na najwyższym poziomie.

Prezes Zarządu Marcin Masek
clickray logo

Clickray Sp z o.o.

Działamy jako profesjonalna agencja marketingowa, która oferuje usługi na rynku globalnym w zakresie prowadzenia kompleksowych kampanii internetowych opartych na strategii Inbound Marketingu. Wraz z Sekwencją pozyskaliśmy dofinansowanie na realizację projektu badawczo-rozwojowego. Współpraca przebiegła pomyślnie dzięki posiadanemu doświadczeniu i wiedzy Ekspertów z ramienia Sekwencji. Z przyjemnością rekomendujemy spółkę Sekwencja jako solidnego i rzetelnego partnera biznesowego.
Prezes Zarządu - Szymon Binek
drukarnia w oficynie

Drukarnia w Oficynie Trzeciecki Sp. j.

Nasze przedsiębiorstwo zajmuje się świadczeniem usług poligraficznych i projektowych. Sprzedajemy także artykuły drukarskie. W ramach pozyskanego dofinansowania firma Sekwencja jako Instytucja Otoczenia Biznesu świadczyła nam specjalistyczne usługi doradcze o charakterze prorozwojowym. Realizacja usług przebiegła sprawnie i zgodnie z harmonogramem, dlatego pragniemy zarekomendować przedsiębiorstwo Sekwencja jako profesjonalnego partnera biznesowego.
Prezes Zarządu - Michał Trzeciecki
priomax

Piromax Distribution Sp. z o.o. sp. k.

Oferta naszej firmy obejmuje szeroki zakres produktów z obszaru pirotechniki widowiskowej o charakterze najwyższego poziomu jakości i bezpieczeństwa. Dzięki wykonanym przez firmę Sekwencja usługom doradczym zwiększyliśmy efektywność działania i konkurencyjność naszego przedsiębiorstwa. Usługa polegała na testowaniu innowacyjnego rozwiązania do tworzenia wirtualnego pokazu fajerwerków. Współpraca przebiegła bardzo pomyślnie, a zadania zostały wykonane rzetelnie i starannie.
Prezes Zarządu - Agnieszka Patynowska

WASTECH Sp. z o.o.

Dziękujemy firmie Sekwencja za profesjonalne wsparcie przy wdrożeniu innowacji technologicznej z obszaru środowiskowego. Przedsiębiorstwo wspierało nas na każdym etapie realizacji projektu. Jesteśmy bardzo zadowoleni że otrzymaliśmy tak profesjonalne oraz fachowe wsparcie. Sekwencja jest partnerem świadczącym usługi na najwyższym poziomie.
Prezes Zarządu – Robert Gazarkiewicz

Porto Palo Sp. z o.o.

PORTO PALO SP. Z O.O. udziela rekomendacji firmie Sekwencja, dzięki której pozyskała dofinansowanie na prace badawczo-rozwojowe nad opracowaniem unikatowej technologii przetwarzania. Dzięki współpracy z Ekspertami Sekwencji osiągnęliśmy sukces i mogliśmy wprowadzić nowy wyrób w branży energetycznej. Cenimy Sekwencje za profesjonalizm, kompleksową wiedzę oraz bogate doświadczenie. Jesteśmy zadowoleni z tak fachowego wsparcia w zakresie dotacji.
Prezes Zarządu - Patryk Rożniewski

DERMOTECHNIKA PIOTR BORKOWSKI Sp. J.

Od roku 2002 zajmujemy się kosmetyką profesjonalną i medycyną estetyczną. Sekwencja wykonała dla nas profesjonalne usługi doradcze, dzięki którym zwiększyliśmy efektywność działania i konkurencyjność naszej firmy. Jesteśmy w pełni usatysfakcjonowali z poziomu świadczonych usług. Zostały one wykonane z pełnym zaangażowaniem oraz z należytą starannością.
Wspólnik – Piotr Borkowski

TOM-BUD S.C.

Dzięki współpracy z firmą Sekwencja z powodzeniem wdrożyliśmy w firmie innowacyjne rozwiązanie dźwigowe. Przedsiębiorstwo wspierało nas na każdym kroku – od prac analityczno-koncepcyjnych nad rozwiązaniem poprzez wybór dostawcy oraz docelowe wdrożenie. Sekwencja jest profesjonalnym, rzetelnym i godnym polecenia wykonawcą proinnowacyjnych usług doradczych.
Wspólnik – Jacek Brodziak
GruzBag

Darmak Sp. z o.o.

Nasza działalność opiera się na systemie odbioru gruzu w workach typu bigbag. Chcemy doskonalić naszą ofertę, dlatego stale prowadzimy prace o charakterze rozwojowym. Wraz z Sekwencją zdobyliśmy fundusze na wdrożenie w naszej firmie innowacji produktowej i procesowej o charakterze technologicznym. W związku z tym jesteśmy wdzięczni firmie Sekwencja za efektywną współpracę i pełne zaangażowanie w realizację projektu.
Prezes Zarządu - Maciej Kalestyński
Storwork

Storwork Sp. z o.o.

Jesteśmy startupem z branży IT. Polecamy firmę Sekwencja jako partnera do wdrażania innowacyjnych rozwiązań. Dzięki współpracy z Ekspertami przedsiębiorstwa zdobyliśmy dofinansowanie na zakup usług badawczo-rozwojowych, które doprowadziły nas do opracowania nowej usługi – innowacyjnego narzędzia do informatyzacji procesów. Sekwencja jest firmą godną polecenia. Jej Eksperci wyróżniają się wysoką wiedzą merytoryczną w tematyce pozyskania i rozliczania dotacji.
Prezes Zarządu Krzysztof Sikorski

ALKOPOLIGAMIA (O.G. WITOLD MICHALAK)

Nasze przedsiębiorstwo działa w branży muzycznej oraz odzieżowej. Dziękujemy firmie Sekwencja za profesjonalne doradztwo, które obejmowało m.in. analizę sytuacji przedsiębiorstwa, badanie oczekiwań klientów a także opracowanie strategii marketingowej. Sekwencja zrealizowała usługi doradcze w sposób w pełni kompleksowy i profesjonalny. Dzięki temu zdobyliśmy nowych klientów, nowe rynki a także zwiększyliśmy swoje przychody.
Właściciel – Witold Michalak
Wybrane Case Studies
Fabelo Sp. z o.o.

Fabelo Sp. z o.o.

Przy naszym wsparciu spółka Fabelo pozyskała dofinansowanie unijne na zakup usług doradczych dotyczących profesjonalnego procesu wzorniczego oraz środków trwałych niezbędnych do uruchomienia linii produkcyjnej obuwia specjalistycznego.
Dowiedz się więcej
Przedszkole Miejskie nr 3 w Piastowie

Przedszkole Miejskie nr 3 w Piastowie

Choć naszą specjalnością są dotacje B+R oraz inwestycyjne, możemy się również pochwalić skutecznością w zarządzaniu projektami miękkimi finansowanymi z EFS. Przykład? Pozyskaliśmy dotacje dla Przedszkola Miejskiego nr 3 w Piastowie, a następnie wspieraliśmy Klienta w prawidłowym rozliczeniu dofinansowania. Poznaj szczegóły.
Dowiedz się więcej
Plantway

Plantway

Zobacz jak kompleksowo wspieraliśmy spółkę Plantway w pozyskaniu dotacji, a następnie w rozliczeniu projektu, którego rezultatem było uruchomienie nowej linii produkcyjnej żywności wegańskiej i wprowadzenie na rynek trzech rodzajów analogów mięsa.
Dowiedz się więcej
znanylekarz.pl

znanylekarz.pl

Sprawdź jak pomogliśmy spółce Znany Lekarz pozyskać dotacje na cyfryzację, która została wykorzystana na stworzenie i wdrożenie inteligentnego, dedykowanego systemu klasy B2B, automatyzującego procesy zachodzące między firmą, a jej partnerami biznesowymi.
Dowiedz się więcej
Witpol Sp. z o.o.

Witpol Sp. z o.o.

Sprawdź jak pomogliśmy spółce Witpol pozyskać fundusze unijne na wdrożenie wyników prac B+R w postaci przeprowadzenia prac budowlanych oraz zakupu linii technologicznej do produkcji innowacyjnych napojów roślinnych.
Dowiedz się więcej
drukuje.to

drukuje.to

Sprawdź jak pomogliśmy spółce drukuje.to pozyskać dotacje na cyfryzację firmy – opracowanie i wdrożenie innowacyjnej platformy internetowej przeznaczonej do realizacji usług poligraficznych.
Dowiedz się więcej
Ivolve

Ivolve

Sprawdź jak pomogliśmy spółce Ivolve pozyskać bon na innowacje, a następnie prawidłowo i skutecznie rozliczyć projekt, który polegał na zakupie usługi B+R służącej opracowaniu nowego projektu wzorniczego i wdrożeniu nowego produktu w postaci automatycznego dyspensera leków.
Dowiedz się więcej
Grupa Producentów Klasa

Grupa Producentów Klasa

Sprawdź jak pomogliśmy firmie Grupa Producentów „KLASA” pozyskać dofinansowanie na projekt badawczo-rozwojowy i uruchomienie pilotażowej linii produkcyjnej do liofilizacji owoców i ziół, a obecnie kompleksowo wspieramy ją w rozliczaniu dotacji przyznanej przez NCBR.
Dowiedz się więcej
Storwork

Storwork

W ramach naszego Funduszu Venture Capital wspieramy osoby posiadające pomysł na innowacyjny biznes. Zobacz jak pomogliśmy spółce Storwork przejść od koncepcji do założenia firmy oferującej narzędzie do budowania aplikacji biznesowych.
Dowiedz się więcej
Masz pytania?
Zadzwoń lub napisz do nas wiadomość
Zadzwoń do nas
Napisz do nas