Spis treści

• Kiedy 5 lat, a kiedy 3 lata?
• Kiedy rozpoczyna się okres trwałości projektu unijnego?
• Monitorowanie trwałości projektu
• Co jest sprawdzane?
• Co w przypadku naruszenia zasad trwałości projektu?
• Trwałość projektu – w jakich projektach obowiązuje?
• A co z projektami B+R?
• Przerwanie realizacji projektu B+R a obowiązek zachowania trwałości

Trwałość projektu oznacza utrzymanie inwestycji przez okres pięciu albo trzech lat od daty rozliczenia projektu, w którym Beneficjent nie może dokonać istotnych zmian w projekcie ani zaprzestać działalności. Okres trwałości różni się w zależności od typu Beneficjenta. Czyli krótko mówiąc trwałość projektu to czas, w którym obowiązkowym jest zachowanie w niezmienionej formie i wymiarze efektów projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie.

Kiedy 5 lat, a kiedy 3 lata?

Okres trwałości wynosi 5 lat w przypadku projektów realizowanych przez duże przedsiębiorstwa oraz jednostki naukowe i 3 lata w przypadku firm z sektora MŚP.

Kiedy rozpoczyna się okres trwałości projektu unijnego?

Trwałość projektu unijnego liczona jest od daty płatności końcowej. Przez płatność końcową rozumie się datę obciążenia rachunku płatniczego instytucji przekazującej środki na rzecz Beneficjenta lub też datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową. Ta druga sytuacja ma miejsce wyłącznie wówczas, gdy we wniosku o płatność końcową nie są rozliczane żadne wydatki (np. projekt był rozliczany w oparciu o system zaliczkowy). W praktyce niezwykle rzadko zdarza się, żeby wniosek o płatność końcową był jedynie wnioskiem sprawozdawczym. Standardem jest, że w umowie o dofinansowanie znajduje się zapis, że pewien % dofinansowania (najczęściej 5-10%) musi zostać rozliczony we wniosku końcowym.

Przykład:

W ramach projektu realizowanego przez dużą firmę złożono wniosek o płatność końcową w dniu 15.11.2022 r., wniosek ten zatwierdzono w dniu 29.11.2022 r., następnie w dniu 13.12.2022 r. Instytucja Pośrednicząca przelała środki na rachunek Beneficjenta. Okres trwałości projektu liczony jest od dnia 13.12.2022 r. i trwa do dnia 13.12.2027 roku, a w przypadku MŚP do 13.12.2025 r.

Monitorowanie trwałości projektu

Jak w praktyce wygląda monitorowanie trwałości projektu? Przedsiębiorcy są zobowiązani do składania corocznie, do instytucji, która udzieliła wsparcia, Sprawozdania z zachowania trwałości projektu. Sprawozdanie wypełnia się na wzorze udostępnionym przez instytucję finansującą i składa się za pośrednictwem systemu dedykowanego do rozliczania projektów (tj. systemu SL). Sprawozdanie musi być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji firmy – można przekazać dokument podpisany elektronicznie lub skan dokumentu podpisanego ręcznie. Pierwsze sprawozdanie przesyłane jest na wezwanie Instytucji po upływie roku od daty przekazania płatności końcowej/ zatwierdzenia wniosku o płatność.

Co jest sprawdzane?

Pytania w sprawozdaniu dotyczą zachowania trwałości. Sprawdzane jest czy przedsiębiorca wywiązał się z obowiązków związanych z trwałością projektu, które zawarte zostały w umowie o dofinansowanie. Monitoring dotyczy obszarów takich jak cel projektu, kwalifikowalność podatku VAT, generowanie dochodów w projekcie, promocja projektu, archiwizacja dokumentacji projektowej, zgodność projektu z politykami horyzontalnymi, kontynuowanie działalności, czy weryfikacja zachowania wskaźników projektu oraz osiągnięcia wskaźników rezultatu wskazanych we wniosku o dofinansowanie.

Co w przypadku naruszenia zasad trwałości projektu?

Naruszenie zasady trwałości projektu występuje w momencie:
• zaprzestania działalności produkcyjnej lub przeniesienia jej poza obszar wsparcia programu,
• nastąpienia zmiany własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
• nastąpienia istotnej zmiany wpływającej na charakter projektu tj. jego cele czy warunki realizacji, doprowadzającej do naruszenia pierwotnych założeń projektu,
• przeniesienia w okresie 10 lat od daty płatności końcowej dotacji działalności produkcyjnej poza obszar UE w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych – co istotne zasada ta nie dotyczy przedsiębiorstw z sektora MŚP.

Jeżeli przedsiębiorca naruszy wymienione wyżej zasady może to dla niego oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami, które liczone są jak zaległości podatkowe, proporcjonalnie do okresu zachowania obowiązku trwałości projektu. Konsekwencje są więc poważne, a ich dotkliwość jest uzależniona od powagi przewinień. Poważne naruszenia (np. brak wdrożenia wyników projektu) będą skutkować koniecznością zwrotu całego dofinansowania powiększonego dodatkowo o wartość odsetek. W przypadku drobniejszych naruszeń jak np. sprzedaż środka trwałego, którego zakup był sfinansowany z dotacji, przed upływem okresu trwałości – do zwrotu będzie część dotacji. W takiej sytuacji instytucja finansująca po zbadaniu sprawy ustali kwotę korekty finansowej i kwotę dofinansowania do zwrotu proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Trwałość projektu – w jakich projektach obowiązuje?

Do utrzymania trwałości projektu zobowiązani są wszyscy przedsiębiorcy, których projekty obejmowały inwestycję w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne. W projektach o charakterze nieinfrastrukturalnym (dotyczących np. zakupu usług doradczych czy sfinansowania kosztów promocji za granicą) Beneficjenci nie mają obowiązku składania sprawozdań z monitorowania projektów w okresie trwałości. Wciąż mają jednak obowiązek osiągnąć wszystkie zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie cele projektu oraz wskaźniki rezultatu.

A co z projektami B+R?

Przedsiębiorcy, którzy realizowali projekt badawczy są zobowiązani do zachowania okresu trwałości, przy czym zakres obowiązków jest uzależniony od tego, jakie koszty były kwalifikowane w projekcie. Jeśli w projekcie były kwalifikowane wyłącznie koszty korzystania ze środków trwałych własnych (kwalifikowano odpisy amortyzacyjne) lub obcych (kwalifikowano koszty wynajmu, dzierżawy, leasingu) to możliwa jest ich sprzedaż przed upływem okresu trwałości. Beneficjentów wciąż jednak obowiązują pozostałe obowiązki związane z utrzymaniem działalności czy osiągnięciem zaplanowanych wskaźników rezultatu. Natomiast, jeśli w projekcie rozliczano koszty zakupu lub wytworzenia środków trwałych (np. elementów do budowy prototypu) to niedopuszczalna jest zmiana ich własności przed upływem 5 lat (3 w przypadku MŚP) od zakończenia realizacji projektu.

Przerwanie realizacji projektu B+R a obowiązek zachowania trwałości

Każdy, kto realizował projekt wie, że nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem. Zwłaszcza projekty badawczo-rozwojowe są obarczone dużym ryzykiem niepowodzenia. Co więc przypadku, gdy realizacja projektu zostanie przerwana przed czasem? Przerwanie projektu nie stanowi okoliczności zwalniającej z obowiązku składania oświadczenia o zachowaniu trwałości projektu i kopii sprawozdania PNT-01 (sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej) składnego corocznie do Głównego Urzędu Statystycznego przez podmioty prowadzące działalność B+R.

Powyższy przykład dotyczy flagowego konkursu B+R w perspektywie 2014-2020 tj. Szybkiej Ścieżki. Obowiązki Beneficjenta dotyczące sprawozdawczości w okresie trwałości precyzuje zawsze umowa o dofinansowanie. W zależności od programu i instytucji udzielającej wsparcia mogą się one nieznacznie różnić (np. każda instytucja udostępnia własne wzory dokumentów), niemniej jednak ogólne zasady dotyczące zachowania trwałości pozostają takie same niezależnie od typu działania.

Z uwagi na stopień skomplikowania zagadnienia oraz potencjalnie dotkliwe konsekwencje finansowe warto powierzyć opiekę nad projektem specjalistom. Zachęcamy do zapoznania się z naszą usługą rozliczania dotacji , w ramach której oferujemy wsparcie zarówno na etapie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu w okresie trwałości.