Zapytanie ofertowe z 27.09.2021 r. na zakup usług audytorskich i doradczych w zakresie oceny kondycji ekonomiczno-finansowej (biegły rewident) i usług analizy podatkowej (doradca podatkowy)

UWAGA ZMIANA TERMINU SKŁADANIA OFERT: Wydłużono termin składania ofer do 12.11.2021r.

Warszawa, 27.09.2021 r.

ZAMAWIAJĄCY:

Sekwencja Sp. z o.o.; ul. Reymonta 38; 05-820 Piastów; NIP: 7342823116 jako Lider w Partnerstwie z Prokliencki Sp. z o.o.; ul. Kościelna 6; 91-437 Łódź; NIP: 7282714440 na podstawie umowy Partnerstwa IOB NR 1/12/2019 zawartej w Warszawie w dniu 2.12.2019 r.

Zapytanie ofertowe
z dnia 27.09.2021 r. na zakup usług audytorskich i doradczych w zakresie oceny kondycji ekonomiczno-finansowej (biegły rewident) i usług analizy podatkowej (doradca podatkowy)

SEKWENCJA Sp. z o.o. oraz Prokliencki Sp. z o.o. realizują projekt pt. „Opracowanie i wdrożenie nowych i ulepszonych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym poprzez konsolidację potencjału IOB Sekwencja Sp. z o.o. oraz Prokliencki Sp. z o.o.”. Projekt realizowany jest w ramach projektu współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020, pn.: „Modelowanie Systemu Ofert Dla Innowacji”, w ramach Osi Priorytetowej III „Rozwój potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości”, Działanie 3.1 „Poprawa rozwoju MŚP na Mazowszu”, Poddziałanie 3.1.2 „Rozwój MŚP”. Celem projektu jest pomoc sektorowi MŚP w tworzeniu i rozwoju polskich firm poprzez inicjowanie działalności innowacyjnej. Projekt polega na opracowaniu oraz docelowym wdrożeniu nowych i ulepszonych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym poprzez konsolidację potencjału IOB Sekwencja Sp. z o.o. oraz Prokliencki Sp. z o.o. W ramach projektu przewidziano opracowanie 3 nowych usług:
1. Usługa 1: Optymalizacja procesów biznesowych przedsiębiorstw z wykorzystaniem systemów informatycznych w modelu SaaS (w tym systemów klasy DMS/Workflow)
2. Usługa 2. Doradztwo marketingowe oparte o analitykę internetową (Data-driven marketing)
3. Usługa 3: Optymalizacja finansowa firmy (stworzenie strategii finansowej firmy lub projekcji finansowych dla nowego pomysłu).

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest podwykonawstwo w postaci wsparcia w zakresie audytu finansowego analizy dokumentów księgowych i finansowych, oceny kondycji ekonomiczno-finansowej firm (biegły rewident) oraz – usługi analizy bieżącej analizy sytuacji podatkowej firm i rekomendacji co do proponowanych usprawnień (doradca podatkowy) – usługa przewidziana na etapie testowania usług u wybranych podmiotów MSP (Usługa 3 wskazana powyżej). Usługa ma na celu wsparcie w opracowaniu usługi i bieżące jej dostosowywanie do potrzeb jej odbiorców w ramach projektu pozakonkursowego „Modelowanie Systemu Ofert Dla Innowacji” Nr projektu RPMA.03.01.02-14-b657/18 na rzecz Lidera projektu tj.: Sekwencja Sp. z o.o.; Ul. Reymonta 38; 05-820 Piastów; NIP: 7342823116
Głównymi podwykonawcami, którzy mogą być zaangażowani do współtworzenia i testowania usługi „Optymalizacja finansowa firmy (stworzeniem strategii finansowej firmy lub projekcji finansowych dla nowego pomysłu)”, będą: doradca podatkowy i biegły rewident. Będą oni świadczyli specjalistyczne usługi doradztwa, które zgodnie z przepisami prawa mogą być realizowane przez uprawnione do tego podmioty (posiadające licencję Ministra Finansów). Usługi te będą wybierane przez potencjalnych Klientów jako opcja i nie w każdym przypadku będą musiały być świadczone. Szacowane zaangażowanie podwykonawców w świadczenie pojedynczej usługi to 30 h. Planowane jest zrealizowanie usług dla przynajmniej 3 klientów.

Szczegółowy opis Usługi 3: Optymalizacja finansowa firmy (stworzenie strategii finansowej firmy lub projekcji finansowych dla nowego pomysłu)
Usługa polega na doradztwie finansowym oraz analityce wykonalności inwestycyjnej dla pomysłu. W wyniku usługi przedsiębiorca sektora MŚP otrzyma rekomendację dotyczącą sytuacji i możliwości finansowych firmy lub opłacalności i możliwości finansowania dla nowego pomysłu. W ramach rozszerzonego modułu usługi, może również otrzymać dedykowane narzędzie analityczne, do wykorzystania w przyszłości, do samodzielnej analizy finansowej firmy.
Celem usługi jest wsparcie przedsiębiorstw MŚP w samodzielnej wstępnej ocenie finansowej, poszerzonej następnie o kompleksową usługę z naszej strony. Usługa związana będzie bądź z optymalizacją przychodów i kosztów w firmie, stworzeniem strategii finansowej firmy bądź ze stworzeniem Projekcji finansowej dla nowego pomysłu. Może również obejmować swoim zakresem oba aspekty. Będzie to zależało od stadium rozwoju firmy oraz jej aktualnych potrzeb.
Celem zaplanowanych usług optymalizacji finansowej jest zapewnienie przedsiębiorstwom sektora MŚP kompetencji w obszarze finansów z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi analitycznych, w oparciu o nasz kalkulator oraz naszą pogłębioną usługę. Poprzez tę usługę, chcemy pokazać firmom, szczególnie z sektora MŚP, jak ważne jest planowanie finansowe, zarówno na etapie pomysłu jak również na późniejszym etapie rozwoju firmy. Chcemy dostarczyć informacji o bieżącej działalności oraz zaoferować pogłębioną analizę w aspekcie finansowym dla nowych innowacyjnych pomysłów.

Główne elementy usługi Optymalizacja finansowa firmy (stworzenie strategii finansowej firmy lub projekcji finansowych dla nowego pomysłu) to:
1. Wstępna ocena finansowa firmy (na podstawie danych historycznych) lub Wstępna ocena finansowa nowego pomysłu (na podstawie planowanych wydatków).
• Firma wprowadza swoje wybrane dane finansowe do kalkulatora, który zwraca krótką informację o sytuacji finansowej (usługa darmowa)
• Firma decyduje czy chce otrzymać pogłębioną analizę, jeżeli tak to wysyła formularz zgłoszeniowy zamieszczony na dedykowanej stronie kalkulatora.
2. Audyt rachunkowy firmy
• sprawdzenie czy wprowadzone w przedsiębiorstwie zasady rachunkowości m.in. plan kont dostosowane są do formy prawnej jednostki oraz do specyfiki prowadzonej działalności przedsiębiorstwa,
• sprawdzenie zgodności zasad z przepisami ustaw: o rachunkowości, o podatkach dochodowych oraz o VAT,
• rekomendacje w zakresie wprowadzenia zmian oraz dobór właściwych zasad rachunkowości mających na celu przedstawienie wiernej i jasnej sytuacji majątkowej oraz finansowej przedsiębiorstwa oraz jego wynik finansowy,
• weryfikacja stosowanego systemu do obsługi rachunkowości (ocena danych generowanych przez system oraz dopasowania systemu do polityki rachunkowości stosowanej w firmie).
3. Audyt podatkowy firmy:
• pomoc w wyborze najkorzystniejszej formy opodatkowania prowadzonej działalności.
4. Audyt finansowy firmy:
• przeprowadzenie pełnej analizy finansowej firmy, na podstawie danych historycznych dostarczonych przez klienta,
• pomoc w zastosowaniu podstawowych narzędzi zarządzania finansami poprzez planowanie przepływów pieniężnych i kosztów;
• pomoc w zarządzaniu kapitałem obrotowym poprzez wskazanie jak utrzymać bezpieczny poziom należności, zobowiązań, zapasów i gotówki;
• konsultacje w zakresie zasad i potencjalnych korzyści z pozyskiwania krótkoterminowych, średnio i długoterminowych źródeł finansowania;
5. Stworzenie strategii finansowej firmy
• projektowanie planów finansowych do nowo tworzonych strategii firmy
• weryfikacja finansowych możliwości realizacji nowych modeli biznesowych
• ustalenie mierników realizacji założeń finansowych strategii i analizy efektywności jej wdrożenia
6. Stworzenie projekcji finansowej dla nowego pomysłu
• konsultacje przy opracowaniu kosztorysu nowego przedsięwzięcia,
• analiza opłacalności dla nowego przedsięwzięcia.
• przygotowanie projekcji finansowych dla nowego przedsięwzięcia.

Przedmiotem zamówienia mogą być wybrane elementy są usługi w zakresie opisanym powyżej.

Planowany termin realizacji usług to listopad 2021 – lipiec 2022. Dopuszczamy możliwość przesunięcia terminu na żądanie Zamawiającego.

NAZWA I KOD WG WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ (CPV):
1. CPV 79212100-4 Usługi audytu finansowego
2. CPV 79221000-9 Usługi w zakresie doradztwa podatkowego

WARUNKI, JAKIE MUSI SPEŁNIAĆ OFERENT:

Typ
Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności
Opis
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w tym biegły rewident lub doradca podatkowy. Będą oni świadczyli specjalistyczne usługi doradztwa, które zgodnie z przepisami prawa mogą być realizowane przez uprawnione do tego podmioty, posiadające wpis na listę uprawnionych podmiotów prowadzoną przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów – biegły rewident oraz Krajową Izbę Doradców Podatkowych – doradca podatkowy.

Typ
Wiedza i doświadczenie
Opis
Posiadają stosowną wiedzę i doświadczenie do świadczenia usług w zakresie podobnym do opisanego w przedmiocie zamówienia

Typ
Potencjał techniczny
Opis
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci, którzy dysponują potencjałem technicznym oraz personelem niezbędnym do wykonania przedmiotu zamówienia.

Typ
Osoby zdolne do wykonania zamówienia
Opis
Nie dotyczy

Typ
Sytuacja ekonomiczna i finansowa
Opis
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci, którzy znajdują się w dobrej sytuacji ekonomicznej i finansowej.

Typ
Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń
Opis
Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postepowaniu wg formuły „spełnia – nie spełnia” na podstawie niżej wymienionych oświadczeń i dokumentów:
1. Wypełniony formularz oferty – Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
2. Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o treści Załącznika nr 2 do niniejszego zapytania.
3. Oświadczenie Oferenta o braku powiązań z Zamawiającym o treści Załącznika nr 3 do niniejszego zapytania.
4. Oświadczenie Oferenta o braku podstaw do wykluczeni, o treści Załącznika nr 4 do niniejszego zapytania.

Typ
Dodatkowe warunki udziału
Opis
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci, którzy:
1. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. nie są wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyn wymienionych art. 108 ustawy Prawo zamówień publicznych.

OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:
1. Oferent przedstawia ofertę zgodnie z wymogami określonymi w zapytaniu ofertowym.
2. Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych w zakresie audytu finansowego (biegły rewident) lub doradztwa podatkowego.
3. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
4. Ofertę należy przygotować według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
5. Termin ważności oferty: 3 miesiące od upływu ostatecznego terminu składania ofert.
6. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent.
7. Oferta powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji Oferenta.
8. Oferta powinna zawierać ceny jednostkowe za roboczogodzinę netto – zgodnie z zapisami zawartymi we wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

TERMIN SKŁADANIA OFERT:
Sporządzone na załączonym formularzu oferty wraz z załącznikami można złożyć:
1. osobiście, przesłać pocztą, kurierem na adres:
Sekwencja Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Al. Jerozolimskie 51 lok. 12
00-697 Warszawa
2. przesłać za pomocą poczty elektronicznej na adres: rhaber@sekwencja.eu w formie skanu podpisanej oferty wraz załącznikami.

Oferty należy składać do dnia 12.11.2021r.
Decyduje data wpływu oferty na podany adres e-mail lub adres biura.
Oferty dostarczone po określonym terminie nie będą rozpatrywane.

KONTAKT:
Osoba upoważniona do kontaktu w sprawie niniejszego postępowania ofertowego – Renata Haber rhaber@sekwencja.eu
Ewentualne pytania należy kierować na adres mailowy rhaber@sekwencja.eu.

NA PODSTAWIE PONIŻSZYCH KRYTERIÓW WYŁONIMY NAJLEPSZĄ OFERTĘ:
Cena netto za roboczogodzinę (kryterium cenowe) – oferta otrzyma 100 pkt, jeśli wartość oferty będzie najniższa spośród ofert, które wpłyną w odpowiedzi na ogłoszenie. Każda kolejna oferta o wartości większej będzie otrzymywała o 10 pkt. mniej niż poprzednia (do wartości min. 0 pkt.).

ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE:
Zamawiający może udzielić wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności zamówień na dodatkowe prace, polegających na zwiększeniu bieżących prac. Czas trwania umowy w sprawie zamówienia na prace dodatkowe nie może przekraczać 3 lat. Zamawiający może udzielić wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, przewidzianych w zapytaniu ofertowym zamówień na prace, polegających na powtórzeniu podobnych prac.

WARUNKI ZMIANY UMOWY:
1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku, gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku zaistnienia okoliczności spowodowanych czynnikami zewnętrznymi, nieprzewidywalnymi na etapie postępowania i niezależnymi od którejkolwiek ze stron.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany harmonogramu lub terminu realizacji umowy, które wynikać będą z postanowień umowy Zamawiającego z Instytucją Finansującą, jeśli umowa ta została zawarta lub zmieniona aneksem po udzieleniu zamówienia. Zamawiający dopuszcza także zmianę terminu realizacji umowy, która będzie wynikała z porozumienia zawartego pomiędzy wykonawcą a zamawiającym.

DODATKOWE INFORMACJE:
1. Planowany termin podpisania umowy: listopad 2021 r.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek z ofert lub jego unieważnienia bez podawania przyczyny.
3. W przypadku Oferenta, którego oferta zawierać będzie rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do jego wezwania do złożenia stosownych wyjaśnień i przedstawienia sposobu wyliczenia ceny netto zamówienia. Zamawiający wezwie Oferentów, którzy we wskazanym terminie złożyli oferty, do złożenia wyjaśnień wyznaczając w tym celu odpowiedni termin oraz wskazując zakres wymaganych wyjaśnień. Cenę uznaje się za rażąco niską, jeżeli jest niższa o co najmniej 30% od szacowanej wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Zamawiający odrzuci ofertę Oferenta, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
4. O wynikach postępowania oferenci zostaną poinformowani niezwłocznie po zakończeniu oceny.
5. Po wyborze najkorzystniejszej Oferty Zamawiający podpisze z wybranym Oferentem Umowę na wykonanie usług będących przedmiotem zamówienia.
6. Zamawiający może poprawić w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.
7. Zapytanie przeprowadzono zgodnie z zasadą konkurencyjności i umieszczono na stronie www.sekwencja.eu. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany niezwłocznie po upływie terminu na składanie ofert. O wynikach postępowania oferenci zostaną poinformowani na stronie www.sekwencja.eu niezwłocznie po zakończeniu oceny ofert.

KLAUZULA INFORMACYJNA Z ART. 13 RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sekwencja Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego z dnia 8 listopada 2019 r. prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
3. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
4. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
5. posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
6. nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

ZAŁĄCZNIKI:

Wybór wykonawcy:
Zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty, która uzyskała najwyższą ilość punktów w związku z ustalonym kryterium ceny netto. Wybrana oferta spełnia wszystkie wymogi stawiane w zapytaniu ofertowym i otrzymała 100%, w przeliczeniu na punkty 100 punktów.
Oferta firmy Kancelaria Biegłych Rewidentów Audyt Plus Sp. z o.o. (ul. Wrzesińska 4/2,
31-031 Kraków) została oceniona jako najkorzystniejsza i tym samym została wybrana do realizacji zamówienia.

Kryterium Cena netto za roboczogodzinę 200,00 zł.