Udzielanie zamówienia z wolnej ręki – na co uważać?

Czym charakteryzuje się zamówienie z wolnej ręki

Jak wiadomo, przedsiębiorcy korzystający ze środków unijnych muszą stosować się do zasad udzielania zamówień w projektach. Wybierając wykonawcę/dostawcę muszą uwzględniać zapisy Wytycznych kwalifikowalności wydatków 2021-2027. Wytyczne analizowaliśmy już wcześniej, jeżeli jeszcze nie zapoznałeś/aś się z nimi, zapraszamy do lektury zmian wprowadzonych wraz z nową perspektywą.

Dowiedz się więcej! Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027

Tryb zamówienia z wolnej ręki jest specjalnym trybem udzielania zamówienia. Dochodzi w nich do wyłączenia zastosowania zasady konkurencyjności. W przypadku podmiotów publicznych korzystających z instrumentów finansowania unijnego, udzielając zamówienia z wolnej ręki zamawiający zaprasza do złożenia oferty wyłącznie jednego wybranego wykonawcę i przeprowadza z nim negocjacje. Kwestie udzielania zamówień z wolnej ręki przed podmioty publiczne reguluje ustawa Prawo zamówień publicznych. W przypadku przedsiębiorstw, które z zasady nie podlegają pod tę ustawę, regulacje są nieco inne. W Wytycznych kwalifikowalności 2021-2027, do których stosowania zobligowani są przedsiębiorcy korzystający z unijnego wsparcia, sformułowanie „wolna ręka” w ogóle się nie pojawia, jest natomiast mowa o „pominięciu zasady konkurencyjności”. Pomijając zasadę konkurencyjności przedsiębiorcy mogą poszukiwać wykonawcy na własną rękę i zwrócić się z prośbą o ofertę do jednego lub więcej podmiotów (Wytyczne tego nie precyzują). Co absolutnie kluczowe pierwotne warunki zamówienia nie mogą zostać zmienione.

W tym artykule skupiamy się na kwestii zamówień z wolnej ręki w przypadku kiedy beneficjentem jest przedsiębiorca.

Kiedy można stosować tryb zamówienia z wolnej ręki?

Tryb zamówienia wolnej ręki można stosować jeżeli wystąpi sytuacja, w której nikt nie odpowie na zaproszenie ofertowe, błędnie aplikuje co będzie skutkować odrzuceniem lub wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu. W ustawie Prawo zamówień publicznych określa się te przesłanki dla podmiotów publicznych, a dla przedsiębiorców możliwość pominięcia zasady konkurencyjności określają, jak sygnalizowaliśmy już wyżej, Wytyczne kwalifikowalności wydatków 2021-2027 o poniższym brzmieniu:

Z praktycznego punktu widzenia sytuacje te można rozumieć przykładowo tak. Brak złożenia ofert jest zrozumiały – w odpowiedzi na ogłoszenie w Bazie Konkurencyjności nikt nie przesłał oferty i nie zgłosił chęci wykonania zamówienia. Odrzucenie dotyczy np. sytuacji kiedy wykonawca celem złożenia oferty nie skorzysta z zamieszczonego formularza, tylko wypełni dane na własnym dokumencie firmowym, wypełni formularz ofertowy niezgodnie z instrukcją lub nie załączy obowiązkowego załącznika. Kolejną kwestią jest wykluczenie, które związane jest, np. z sytuacją, gdy wykonawca podlega obligatoryjnemu wykluczeniu z przyczyn określonych w art. 108 Prawa zamówień publicznych.

Kiedy wyłonienie wykonawcy zamówienia poprzez postępowanie w trybie zasady konkurencyjności nie powiodło się z wyżej wymienionych okoliczności zamawiający ma prawo do zastosowania trybu zamówienia wolnej ręki. Szczególnie należy patrzeć na fakt, że wyłonienie wykonawcy jest możliwe wtedy przy niezmienionych warunkach zamówienia, przy uwzględnieniu warunków stawianych wykonawcy określonych w pierwotnym zapytaniu.

Zanim jednak zdecyduje się na zamówienie w trybie wolnej ręki zalecane jest, aby jeszcze raz przeanalizować zapytanie ofertowe. Może wyniknąć taka sytuacja, w której wymagania wobec wykonawców są zbyt restrykcyjne czy termin jest nieadekwatny. Po dokładnym przeanalizowaniu warunków, terminu oraz upewnieniu się, że jest kilka potencjalnych wykonawców na rynku, i stwierdzeniu, że opis przedmiotu zamówienia jest wystarczająco precyzyjny, a warunki stawiane potencjalnemu wykonawcy są adekwatne do charakteru i specyfiki warto spróbować opublikować zapytanie ofertowe w Bazie Konkurencyjności jeszcze raz. Instytucja Pośrednicząca również najpierw zaleca takie działanie. Jeżeli w dalszym ciągu nie zostanie wyłoniony wykonawca, można będzie go wówczas wyłonić w trybie z wolnej ręki.

Zamawiający, który po nieudanym opublikowaniu zamówienia w Bazie Konkurencyjności, przeanalizuje zapytanie ofertowe i zdecyduje się na zmianę zakresu przedmiotu zamówienia choćby w najmniejszym stopniu, będzie musiał ponownie zastosować tryb zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Uczulamy, że w przypadku gdy zamawiający celowo postawi wygórowane kryteria, a by móc potem zastosować tryb wolnej ręki i wyłonić wybranego przez siebie wykonawcę, będzie narażony na ryzyko korekty finansowej. Podczas kontroli takie podejrzenie może paść, jeżeli zauważy się nieprawidłowości względem warunków udziału w postępowaniu. Taki zabieg zamawiającego, ogranicza konkurencyjność względem tego może zostać nałożona na zamówienie korekta nawet w wysokości 100%. Więcej o korektach finansowych i tego jak ich uniknąć przeczytasz tutaj: Sprawne rozliczanie projektu unijnego bez korekt finansowych

Przygotowanie do udzielania zamówienia w trybie z wolnej ręki

Co jest ważne przy udzielaniu zamówienia wolnej ręki/z pominięciem zasady konkurencyjności?

Przede wszystkim najlepiej korzystać z komunikacji elektronicznej. Wszystko jest wtedy należycie udokumentowane i przejrzyste. Zamawiający ma jak udowodnić, że przesłał wszystkie niezbędne dokumenty jak zakres zamówienia, wymagania czy wzór umowy i wymagane załączniki w niezmienionej formie zgodnie z pierwotnym zakresem przedmiotowym zamówienia. Z drugiej strony musi on posiadać wszelkie wymagane dokumenty od wykonawcy, które określił w zapytaniu ofertowym, np. referencje czy zaświadczenia. Całość konwersacji jest wtedy udokumentowana i możliwa do weryfikacji w przypadku kontroli. Sytuacja, w której kwestie informacyjne i dokumenty są przekazywane na spotkaniu twarzą w twarz, wymagane jest sporządzenie oficjalnej notatki podpisanej przez każdą ze stron.

Jeżeli zamawiający zdecyduje się na przesłanie zapytania ofertowego do kilku wykonawców najlepiej w tym wypadku będzie dodatkowo stworzyć protokół z wyboru wykonawcy.

Napisanie zapytania ofertowego może stanowić niekiedy wyzwanie. Szczególnie ze względu na ryzyko nałożenia korekty finansowej w przypadku nieprawidłowości, która w najgorszym wypadku wynosi 100% wartości zamówienia. Dlatego też, musi ono być wystarczająco dokładne, starannie napisane, a wymagania muszą zostać postawione w sposób zrozumiały i realny do wykonania. Jeżeli potrzebujesz wskazówek odnośnie zapytania ofertowego, na naszym blogu podpowiadamy -> Jak napisać zapytanie ofertowe?

Naszą specjalizacją jest pozyskiwanie środków unijnych na realizację projektów rozwoju przedsiębiorstw. W ramach usługi pozyskania dotacji przygotowanie zapytania ofertowego zgodnie z Twoimi potrzebami możesz powierzyć naszym specjalistom! Zapraszamy do współpracy.