Sprawne rozliczanie projektu unijnego bez korekt finansowych

Spis treści

• Czym jest korekta finansowa?
• Definicja nieprawidłowości skutkującej nałożeniem korekty finansowej
• Jakie wartości korekt finansowych obowiązują?
• Podsumowanie. Najczęstsze błędy związane z udzielaniem zamówień publicznych.
• Kiedy Instytucja Pośrednicząca nakłada korektę finansową?

Czym jest korekta finansowa?

Korekta finansowa to kwota, o jaką pomniejsza się współfinansowanie UE dla projektu lub programu operacyjnego w związku z nieprawidłowością indywidualną lub systemową. Samo nałożenie korekty nie wynika wyłącznie z kwestii prawnej, ale z okoliczności spowodowania szkody w budżecie UE względem finansowania nieuzasadnionego wydatku.

Dotyczy ona przypadków zamówień publicznych wynikających z realizacji projektów unijnych. W sposobie udzielania zamówienia publicznego, gdy wartość zamówienia przekracza 50 tys. zł należy uwzględnić zasadę konkurencyjności.

W celu rozjaśnienia sytuacji podamy kilka przydatnych definicji związanych z udzielaniem zamówień publicznych.

Zasada konkurencyjności odnosi się do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, a także działanie w sposób przejrzysty i proporcjonalny. Zasada konkurencyjności nie ma zastosowania do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 50.000 zł netto.

Zapytanie ofertowe stanowi podstawę wyboru dostawców/wykonawców w projekcie. Celem jest wyłonienie najlepszego dostawcy towaru lub wykonawcy usługi.

Baza konkurencyjności służy do publikowania zapytań ofertowych niezbędnych do realizacji projektów. Zapytania w Bazie służą wyłonieniu wykonawców wybieranych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Rozeznanie rynku to potwierdzenie służące temu czy dana usługa czy dostawa została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Realizując projekt unijny we wniosku zawsze znajduje się budżet projektu. W sytuacji gdy dana pozycja budżetowa ma przypisaną wartość 20-50 tys. netto Beneficjent dotychczas tj. w perspektywie 2014-2020 – miał obowiązek dokonać rozeznania rynku. Co warte zaznaczenia nowa perspektywa finansowa 2021-2027 przyniosła zmiany w tym zakresie. Nie istnieje już obowiązek przeprowadzania rozeznania rynku dla wydatków o wartości 20-50 tys. zł netto. Niemniej jednak Beneficjenci wciąż muszą ponosić wydatki w sposób racjonalny i efektywny. Wytyczne kwalifikowalności nie precyzują jedynie warunków wywiązania się z tego wymogu.

Przy nakreślonej sytuacji, czym są zamówienia publiczne w projekcie unijnym w dalszej części opisujemy jakie nieprawidłowości są obarczone korektą finansową i jak ich uniknąć.

Definicja nieprawidłowości skutkującej nałożeniem korekty finansowej

Jak wcześniej wspomnieliśmy nałożenie korekty finansowej wynika przede wszystkim z kwestii prawnych i naruszających budżet unijny tym samym określa się to jako nieprawidłowość. Biorąc pod uwagę wszystkie przesłanki stanowi ona wówczas naruszenie prawa, wynika z działania lub zaniechania podmiotu, może spowodować szkodę w budżecie unijnym co w konsekwencji doprowadziłoby do finansowania nieuzasadnionego wydatku.

Nieprawidłowości mogą występować w odniesieniu do trzech głównych kategorii takich jak:

• Ogłoszenie o zamówieniu i specyfikacje istotnych warunków zamówienia
• Kwalifikacja oferentów i ocena ofert
• Realizacja zamówienia

Jakie wartości korekt finansowych obowiązują?

Wartość korekt finansowych przedstawiona została w dokumencie: Rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień. Inaczej zwany taryfikator korekt finansowych.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości indywidualnej w zakresie zamówień publicznych realizowanych w projektach współfinansowanych ze środków unijnych obowiązują warunki pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowalnych podane we wskazanym rozporządzeniu. Poniżej wskazujemy wartości korekt finansowych występujące w przypadku spełnienia konkretnej nieprawidłowości indywidualnej.

Wskazana stawka procentowa w ramach nieprawidłowości liczona jest od wartości danego zamówienia, w ramach którego stwierdzono wystąpienie nieprawidłowości.

KATEGORIA OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU I SPECYFIKACJE ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Ogłoszenie o zamówieniu

Dotyczy sytuacji, w której przedsiębiorca nie opublikował ogłoszenia o zamówieniu zgodnie z odpowiednimi przepisami lub bezpośrednio udzielił zamówienia (tj. przeprowadził procedurę negocjacyjną bez uprzedniego opublikowania ogłoszenia o zamówieniu).

Beneficjent w takim wypadku jest zobowiązany do zwrócenia 100% uzyskanego dofinansowania.

Sztuczny podział zamówień na roboty budowlane / usługi / dostawy

Jeżeli w projekcie realizowane mają być roboty budowlane czy zaplanowany jest zakup pewnej ilości dostaw lub usług należy tożsame kategorie kosztów łączyć ze sobą i zgodnie z progiem udzielania zamówień publikować je we właściwym publikatorze. W przypadku gdy beneficjent postanowi sztucznie podzielić koszty robót budowalnych lub dostaw czy usług na kilka zamówień w celu uniknięcia publikacji ogłoszenia i stosowania zasady konkurencyjności skutkować to może nałożeniem korekty finansowej o wartości 100% zwrotu dofinansowania.

Sztuczny podział zamówienia bada się i interpretuje w odniesieniu do kryterium: tożsamości przedmiotowej, podmiotowej i czasowej.

Tożsamość przedmiotową stwierdza się w przypadku zamówień dotyczących tych samych przedmiotów (takie samo przeznaczenie przedmiotów), tj. kiedy zachodzi zbieżność techniczna i związek funkcjonalny.

Tożsamość podmiotowa jak sama nazwa wskazuje dotyczy podmiotu czyli wykonawcy/dostawcy, który może dostarczyć wszystkie zlecone zamówienia. W takim wypadku podział zamówienia jest nieuzasadniony.

Tożsamość czasowa dotyczy sytuacji, w której powiązane ze sobą wydatki da się przewidzieć w określonej perspektywie czasowej i połączyć w ramach jednego zamówienia.

Brak uzasadnienia powodu, dla którego zamówienia nie podzielono na części

Kiedy beneficjent nie wskazał głównych powodów, dla których postanowił nie dzielić zamówienia na części lub nie umożliwiać składania ofert częściowych, co w rezultacie może ograniczać konkurencję.

W tym wypadku chodzi o dzielenie jednego zamówienia na części (klika wydatków). Przykładowo planowany jest zakup 4 urządzeń i zamawiający oczekuje jednego generalnego wykonawcy/dostawcy co ogranicza możliwości zgłaszania się wykonawców/dostawców i jednocześnie zamawiający nie posiada właściwego uzasadnienia dla takiego postępowania. Taka nieprawidłowość grozi zwrotem 5% dofinansowania.

Nie przestrzeganie terminu składania ofert lub brak przedłużania terminów składania ofert w przypadku wprowadzania istotnych zmian w dokumentach zamówienia

W ramach składania ofert określa się konkretne terminy (minimalny termin składania ofert) kiedy oferta musi być widoczna dla wykonawców/dostawców.

Jeżeli zamawiający skróci wskazany we właściwych przepisach termin o co najmniej 85% lub jeżeli termin jest nie dłuższy niż 5 dni, stawka procentowa zwrotu dofinansowania wynosi 100%.

Jeżeli zamawiający skróci wskazany we właściwych przepisach termin o co najmniej 50%, ale o mniej niż 85%, stawka procentowa zwrotu dofinansowania wynosi 25%.

Jeżeli zamawiający skróci wskazany we właściwych przepisach termin o co najmniej 30%, ale o mniej niż 50% lub w przypadku wprowadzenia istotnej zmiany w dokumentach zamówienia nie przedłuży terminu składania ofert , stawka procentowa zwrotu dofinansowania wynosi 10%.

Jeżeli zamawiający skróci wskazany we właściwych przepisach termin o mniej niż 30%, stawka procentowa zwrotu dofinansowania wynosi 5%.

Niezapewnienie potencjalnym oferentom/kandydatom wystarczającego czasu na uzyskanie dokumentacji zamówienia lub ograniczenia w uzyskiwaniu dokumentacji zamówienia

Czas umożliwiający wykonawcom (tj. potencjalnym oferentom/kandydatom) uzyskanie dokumentacji zamówienia jest zbyt krótki (tj. krótszy niż 50% terminu składania ofert określonego w dokumentacji przetargowej, zgodnie ze stosownymi przepisami, lub równy 50% tego terminu), co stwarza nieuzasadnioną przeszkodę w otwarciu zamówień publicznych na konkurencję. Stawka procentowa zwrotu dofinansowania to 10%.

Czas umożliwiający wykonawcom (tj. potencjalnym oferentom/kandydatom) uzyskanie dokumentacji zamówienia został skrócony, ale o mniej niż 80% terminu składania ofert, zgodnie ze stosownymi przepisami. Stawka procentowa zwrotu dofinansowania to 5%.

Czas umożliwiający wykonawcom (tj. potencjalnym oferentom/kandydatom) uzyskanie dokumentacji zamówienia wynosi 5 dni lub mniej lub jeżeli zamawiający w żaden sposób nie zapewnił za pośrednictwem środków elektronicznych pełnego, bezpośredniego i darmowego dostępu do dokumentów zamówienia. Stawka procentowa zwrotu dofinansowania to 25%.

Kryteria kwalifikacji, kryteria udzielenia zamówienia

A. Nieopublikowanie w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentacji zamówienia kryteriów kwalifikacji lub kryteriów udzielenia zamówienia (i ich wagi). Beneficjent zwraca 25% dofinansowania.

B. Nieopublikowanie w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentacji zamówienia warunków realizacji zamówień lub specyfikacji technicznej. Beneficjent zwraca 10% dofinansowania.

C. Ani w ogłoszeniu o zamówieniu, ani w specyfikacji zamówienia nie opisano wystarczająco dokładnie kryteriów udzielania zamówienia ani ich wagi, co skutkuje bezzasadnym ograniczeniem konkurencji (tj. brak wystarczających szczegółów mógł mieć dla potencjalnych oferentów skutek odstraszający). Beneficjent zwraca 10% dofinansowania.

Wyjątek ma sytuacja, gdy przed upływem terminu składania ofert zamawiający na żądanie oferentów wystarczająco dokładnie wyjaśnił kryteria udzielenia zamówienia oraz ich wagę.

D. Nie przekazano wszystkim oferentom ani nie opublikowano wyjaśnień lub dodatkowych informacji (związanych z kryteriami kwalifikacji lub kryteriami udzielenia zamówienia) dostarczonych przez zamawiającego. Beneficjent zwraca 10% dofinansowania.

Zastosowanie przesłanek dyskryminujących ze względu na nieuzasadnione preferencje krajowe lub lokalne

Przypadki, w których wykonawcy mogli zostać zniechęceni do złożenia oferty ze względu na kryteria wykluczenia, kwalifikacji lub udzielenia zamówienia lub warunki realizacji zamówień obejmujące nieuzasadnione preferencje krajowe, regionalne lub lokalne. Zamawiający w momencie składania oferty wymaga od dostawców/wykonawców posiadania zakładu, doświadczenia lub kwalifikacji czy sprzętu w danym kraju lub regionie. W tym wypadku nakłada się korektę finansową w wysokości 25% dofinansowania.

Jeżeli stosuje się wskazane wyżej przesłanki, ale zapewniono minimalny poziom konkurencji, tj. otrzymano i przyjęto od pewnej liczby wykonawców oferty spełniające kryteria kwalifikacji, stawka procentowa wynosi wówczas 10% dofinansowania.

Niewystarczająca lub nieprecyzyjna definicja przedmiotu zamówienia

Opis w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia jest niewystarczający lub niedokładny i może uniemożliwiać potencjalnym oferentom/kandydatom pełne określenie przedmiotu zamówienia, co może mieć skutek odstraszający czy potencjalnie ograniczający konkurencję. W takim wypadku nakłada się wysokość zwrotu równą 10% dofinansowania.

Liczba zapytań składanych przez potencjalnych oferentów nie jest jednak wskaźnikiem istnienia nieprawidłowości, jeżeli zamawiający udziela stosownych odpowiedzi na zapytania oferentów.

KATEGORIA KWALIFIKACJI OFERENTÓW I OCENA OFERT

Wprowadzono zmiany w kryteriach kwalifikacji (lub specyfikacji technicznej) po otwarciu ofert lub kryteria te (lub specyfikacja) zostały zastosowane nieprawidłowo

Sytuacja, w której zamawiający zmienił kryteria kwalifikacji (lub specyfikację techniczną) lub niepoprawnie je zastosował na etapie kwalifikacji, czego skutkiem było przyjęcie ofert zwycięskich, których nie należało przyjąć (lub odrzucenie ofert, które należało przyjąć), gdyby postępowano zgodnie z opublikowanymi kryteriami kwalifikacji. W tym wypadku nałożona korekta będzie wynosić 25% dofinansowania.

Jeżeli zmawiający jasno wykaże, że odrzucona oferta w żadnym wypadku nie wygrałaby, nieprawidłowość nie będzie miała żadnych skutków finansowych.

Nieprawidłowa ocena ofert na podstawie kryteriów, specyfikacji, dodatkowych, nieopublikowanych kryteriów

Jeżeli kryteriów udzielenia zamówienia (lub odpowiednich podkryteriów lub wag) określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie przestrzegano podczas oceny ofert lub wykorzystano w ocenie nieopublikowane, dodatkowe kryteria udzielania zamówienia, Beneficjent będzie musiał zwrócić 10% dofinansowania. W przypadku gdy wyżej wymienione przesłanki będą skutkować dyskryminacją ((na podstawie nieuzasadnionych preferencji krajowych, regionalnych i lokalnych) nałożona korekta finansowa będzie wynosić 25% dofinansowania.

Niewystarczająca ścieżka audytu na potrzeby udzielenia zamówienia

Przez niewystarczającą ścieżkę audytu można rozumieć wiele sytuacji. Dotyczy przypadku kiedy przedmiotowa dokumentacja jest niewystarczająca, aby uzasadnić udzielenie zamówienia, czego skutkiem jest brak przejrzystości. Grozi to nałożeniem korekty finansowej w wysokości 25% dofinansowania.

Beneficjent musi w drodze zamówienia posiadać odpowiednie dokumenty przedstawiające przebieg całego postępowania (np. potwierdzające udzielenie odpowiedzi na zadane pytania czy publikację rozstrzygnięcia w Bazie Konkurencyjności) oraz potwierdzające wybór oferenta.

Odmowa dostępu do takiej dokumentacji będzie skutkować zwrotem 100% dofinansowania.

Nieuzasadnione odrzucenie rażąco niskich ofert

Dotyczy sytuacji, w której dana oferta była rażąco niska w określonym zakresie procentowym w porównaniu do innych ofert i wobec tego zamawiający odrzucił te ofertę bez uprzedniego zwrócenia się z pisemnym zapytaniem do zainteresowanego oferenta żądając przedstawienia szczegółowych informacji. Drugą przesłanką jest także sytuacja, w której takie zapytanie istnieje, ale zamawiający nie jest w stanie dowieść, że dokonał oceny odpowiedzi udzielonych przez zainteresowanych oferentów. Grozi to nałożeniem korekty finansowej równej 25% dofinansowania.

Konflikt interesów wpływający na wyniki postępowania o udzielenie zamówienia

Nieprawidłowość obejmuje każdy przypadek, w którym stwierdzono nieujawniony lub niewystarczająco ograniczony konflikt interesów między zamawiającym a oferentem, któremu udzielono danego zamówienia lub danych zamówień. Beneficjent wobec tego musiałby zwrócić 100% dofinansowania.

KATEGORIA REALIZACJA ZAMÓWIENIA

Modyfikacje elementów zamówienia określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia niezgodne z przepisami

Jeżeli wprowadzono istotną modyfikację elementów zamówienia (m.in. ceny, charakteru robót budowlanych, czasu realizacji, warunków płatności, stosowanych materiałów) oraz jeżeli modyfikacja ta powoduje, że realizowane zamówienie różni się zasadniczo charakterem od pierwotnie udzielonego zamówienia skutkuje to nałożeniem korekty finansowej 25% wartości pierwotnego zamówienia oraz nowych prac budowlanych / dostaw / usług (jeżeli takie istnieją) wynikających z modyfikacji.

Powyżej wskazaliśmy wybrane, najczęstsze sytuacje, w których nakłada się korekty finansowe. Dodatkowo należy wspomnieć, że kiedy korekta dotyczy środków przekazanych już beneficjentowi (np. gdy środki zostały przekazane z góry w formie zaliczki), do wartości bazowej korekty dolicza się odsetki naliczane od dnia przekazania środków do momentu ich zwrotu, kalkulowane jak od zaległości podatkowych.

Podsumowanie. Najczęstsze błędy związane z udzielaniem zamówień publicznych.

Do najczęściej popełnianych błędów należy więc:

• sztuczny podział zamówienia,
• skrócenie terminów składania ofert,
• stosowanie kryteriów oceny ofert niewłaściwie,
• nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia,
• stosowanie przesłanek dyskryminacyjnych i ograniczających konkurencję,
• wprowadzanie nieuprawnionych modyfikacji,
• błędne publikowanie zamówień lub brak publikacji zamówienia.

Kiedy Instytucja Pośrednicząca nakłada korektę finansową?

Korektę finansową i wydanie decyzji o zwrocie środków nakłada Instytucja Pośrednicząca. Musi ona wykazać związek przyczynowy pomiędzy stwierdzonym naruszeniem prawa, a potencjalną czy rzeczywistą szkodą w budżecie unijnym. Obligatoryjnym jest więc, przeprowadzenie takiego toku operacyjno-myślowego, który pozwoli przedstawić logiczne następstwo zdarzeń, początkowo świadczących o naruszeniu prawa, a kończących się możliwością finansowania lub finansowaniem nieuzasadnionego wydatku z unijnego budżetu.

Nieprawidłowości mogą zostać stwierdzone zarówno w trakcie bieżącej weryfikacji składanych wniosków o płatność, jak i w drodze przeprowadzonej kontroli, w tym również kontroli po zakończeniu projektu.