Wyszukiwarka dotacji

Jak napisać zapytanie ofertowe?

Jak napisać zapytanie ofertowe?

Udzielanie zamówień w projektach współfinansowanych ze środków unijnych wiąże się z koniecznością przestrzegania reguł zdefiniowanych w dokumencie znanym jako Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Procedura wyboru dostawcy sprzętu czy wykonawcy usługi jest uzależniona od wartości zamówienia. W poniższym wpisie krótko przybliżamy istniejące sposoby udzielania zamówień (zasada konkurencyjności, rozeznanie rynku, wewnętrzne procedury obwiązujące w firmie) oraz podpowiadamy jak napisać zapytanie ofertowe, aby nie narażać się na problemy przy rozliczaniu wydatków czy kontroli projektu i jednocześnie zabezpieczyć swoje interesy (np. uchronić się przed nierzetelnym dostawcą).

Udzielanie zamówień – progi kwotowe

Nie każdy zakup sprzętu współfinansowany z dotacji wiąże się z koniecznością publikacji zapytania w Bazie Konkurencyjności. W jakich więc przypadkach zapytanie ofertowe jest konieczne? Decydująca jest wartość zamówienia. Jeśli wartość zamówienia jest poniżej progu 20 tys. zł netto to zlecający powinni zadbać wyłącznie o to, żeby wydatki były ponoszone w sposób racjonalny i efektywny i stosować wewnętrzne regulacje obowiązujące w firmie. Dla zamówień mieszczących się w przedziale 20-50 tys. zł netto należy przeprowadzić tzw. rozeznanie rynku przez co należy rozumieć pozyskanie ofert, cenników lub innych dokumentów potwierdzających rynkowość ceny. Dla zamówień o wartości powyżej 50 tys. netto należy stosować zasadę konkurencyjności. Tego rodzaju zamówienia muszą zostać opublikowane w Bazie konkurencyjności. W dalszej części artykułu piszemy jakie są obowiązkowe elementy zapytania zamieszczonego w Bazie oraz jak uniknąć błędów przy udzielaniu zamówień w tym trybie.

Zapytanie ofertowe – jak napisać

Przedsiębiorcy, którzy współfinansują podejmowane inwestycje ze środków publicznych nie mogą dowolnie wybierać dostawców/wykonawców. Podstawę wyboru stanowi zaproszenie do składania ofert, czyli zapytanie ofertowe. Wzór czy uniwersalny szablon takiego dokumentu nie istnieje. W zależności od specyfiki przedmiotu zamówienia zapytania ofertowe mogą się od siebie różnić, pewne elementy pozostają jednak niezmienne. Każda publikacja w Bazie Konkurencyjności musi zawierać:

  • dane zamawiającego,
  • specyfikację przedmiotu zamówienia,
  • warunki realizacji zamówienia,
  • informację o warunkach udziału w postępowaniu,
  • opis sposobu realizacji postępowania ofertowego,
  • kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty,
  • informacje o sposobie, terminie i miejscu składania ofert.

Najczęstsze błędy w zapytaniach ofertowych

  • błędy na etapie szacowania wartości zamówienia i sztuczne dzielenie zamówienia – należy precyzyjnie oszacować wartość zamówienia (w oparciu o oferty, cenniki), aby nie narazić się na zarzut zastosowania niewłaściwego trybu udzielenia zamówienia, dodatkowo należy pamiętać o uwzględnieniu warunku tożsamości podmiotowej, przedmiotowej i czasowej – jeśli dostawy lub usługi są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie lub w znanym przedziale czasowym (takim okresem może być np. okres realizacji projektu), zamówienia mogą być wykonane przez jednego wykonawcę (np. zamawiający chce kupić komputery i drukarki i znajdują się one w ofercie jednego sklepu z elektroniką) to takie zamówienia należy szacować oraz udzielać łącznie;
  • nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia – opis przedmiotu zamówienia powinien być precyzyjny, jednoznaczny i wyczerpujący, wymagane jest wskazanie minimalnych parametrów, które spełnić powinien oferent, należy pamiętać o stosowaniu nazw i kodów ze Wspólnego Słownika Zamówień (CPV);
  • niejednoznaczny opis kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty;
  • zastosowanie kryteriów oceny odnoszących się do właściwości wykonawcy – niedopuszczalne jest stosowanie kryteriów oceny takich jak „doświadczenie” czy „sytuacja ekonomiczna oferenta”, zapisy dotyczące minimalnego doświadczenia (np. potwierdzonej realizacji dostaw na określoną wartość w danym obszarze) można zawrzeć w warunkach udziału w postępowaniu, należy jednak pamiętać o zachowaniu proporcjonalności warunków udziału w postępowaniu do przedmiotu zamówienia (warunki udziału nie mogą być sztucznie zawyżone lub oderwane od przedmiotu zamówienia/niedostosowane do jego specyfiki);
  • odwoływanie się w opisie przedmiotu zamówienia do znaków towarowych, nazw własnych bez określenia zakresu równoważności;
  • niedotrzymanie minimalnego terminu na składanie ofert;
  • brak wydłużenia terminu składania ofert z uwagi na modyfikacje wprowadzone do zapytania;
  • rozbieżności w dokumentacji przetargowej;
  • dokonanie istotnej zmiany treści umowy w stosunku do warunków określonych w zapytaniu oraz w stosunku do złożonej oferty.

Konsekwencje błędów w zapytaniach ofertowych

Błędy w zapytaniach ofertowych mogą mieć poważne konsekwencje. Przykładowo błędy związane ze zbyt krótkim terminem składania ofert będą skutkować nałożeniem korekty w wysokości od 5 do 50% wartości zamówienia w zależności od wielkości uchybienia. Nieścisłości w opublikowanej dokumentacji, których nie można sprostować, mogą z kolei skutkować koniecznością umorzenia postępowania, co odsuwa termin realizacji zamówienia w czasie. Dyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia (opisanie przedmiotu zamówienia w sposób, który odnosi się do określonego przedmiotu, znaków towarowych itp.) skutkuje korektą rzędu 25% wartości zamówienia, wysokość stawki może zostać obniżona do 10 lub 5 %.

Tematyka zapytań ofertowych i przestrzegania zasady konkurencyjności jest bardzo szeroka. Powyżej odnieśliśmy się tylko do kluczowych kwestii. Jeśli organizujesz przetarg unijny i potrzebujesz kompleksowego wsparcia w skonstruowaniu zapytania ofertowego, przeprowadzeniu szacowania wartości zamówienia czy sporządzenia protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty to zachęcamy do kontaktu z naszymi konsultantami.

Zapytaj eksperta
Podobne wpisy
Wsparcie na starcie. Przegląd możliwości i sposobów dofinansowania na start firmy.

Wsparcie na starcie. Przegląd możliwości i sposobów dofinansowania na start firmy.

Dofinansowanie na startup można pozyskać w różnych formach, poprzez dotacje unijne, pożyczki, programy akceleracyjne czy poprzez inwestorów. Jakie możliwości już czekają lub dopiero będą czekać na przedsiębiorstwa na wczesnym etapie rozwoju? Sprawdź ofertę programu FENG, programu dla Polski Wschodniej oraz inne możliwości jakie oferuje na przykład Fundusz Inwestycyjny.
Dowiedz się więcej
Nowe zasady promocji projektów unijnych – jak uniknąć błędów?

Nowe zasady promocji projektów unijnych – jak uniknąć błędów?

Każdy z projektów współfinansowanych z funduszy europejskich ma obowiązek realizacji działań informacyjnych na rzecz widoczności FE. W celu określenia działań w zakresie informacji i promocji powstały Wytyczne dotyczące informacji i promocji Funduszy Europejskich dla danej perspektywy, obecnie na lata 2021-2027. W artykule przyglądamy się bliżej tym wytycznym i obowiązkom z jakich muszą wywiązać się Beneficjenci.
Dowiedz się więcej
Obszar transformacji w województwie łódzkim

Obszar transformacji w województwie łódzkim

Obszar transformacji to obszar szczególnie dotknięty skutkami transformacji w kierunku gospodarki neutralnej dla klimatu. Z niniejszego artykułu dowiesz się jaki zasięg i jakie gminy obejmuje obszar transformacji w województwie łódzkim, co było podstawą jego ustalenia oraz na co można przeznaczyć środki z Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji.
Dowiedz się więcej
Kondycja finansowa przedsiębiorstwa w procesie pozyskiwania dotacji unijnych

Kondycja finansowa przedsiębiorstwa w procesie pozyskiwania dotacji unijnych

Pozyskiwanie wsparcia finansowego z Funduszy Unijnych na projekty inwestycyjne lub badawczo-rozwojowe wymaga od przedsiębiorcy spełnienia określonych wymogów. Aby dostać wsparcie ze środków unijnych, firma musi znajdować się w korzystnej sytuacji finansowej. Jednak co dzieje się w przypadku kiedy przedsiębiorstwo znajduje się w trudnej sytuacji, co to oznacza?
Dowiedz się więcej
Przyspieszenie transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa

Przyspieszenie transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa

W klimacie biznesowym transformację cyfrową firmy stanowi znalezienie nowych sposobów dostarczania wartości, zwiększania efektywności czy generowania przychodów. Dla transformacji biznesowej przy wykorzystaniu innowacji cyfrowych ważne są obszary takie jak zasoby ludzie, strategia biznesowa oraz inteligentne technologie. Dlaczego firmy powinny przeprowadzać cyfrową transformację? Odpowiedzi znajdziesz w artykule.
Dowiedz się więcej
Mazowieckie z możliwością pozyskania dotacji w programie Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej

Mazowieckie z możliwością pozyskania dotacji w programie Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej

Ponownie w nowej perspektywie 2021-2027 przedsiębiorcy będą mogli liczyć na kontynuację wsparcia dla wschodnich województw w celu przyspieszenia ich rozwoju. W nowej odsłonie programu woj. mazowieckie również ma szansę na pozyskanie dofinansowania. Ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej, aż 500 mln euro zostanie przeznaczonych na wsparcie dla przedsiębiorców. Poznaj program FEPW i dowiedz się, które regiony woj. mazowieckiego mogą skorzystać ze wsparcia unijnego.
Dowiedz się więcej
Zapisz się do naszego
newslettera dotacji