Wyszukiwarka dotacji

Jak napisać zapytanie ofertowe?

Jak napisać zapytanie ofertowe?

Udzielanie zamówień w projektach współfinansowanych ze środków unijnych wiąże się z koniecznością przestrzegania reguł zdefiniowanych w dokumencie znanym jako Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Procedura wyboru dostawcy sprzętu czy wykonawcy usługi jest uzależniona od wartości zamówienia. W poniższym wpisie krótko przybliżamy istniejące sposoby udzielania zamówień (zasada konkurencyjności, rozeznanie rynku, wewnętrzne procedury obwiązujące w firmie) oraz podpowiadamy jak napisać zapytanie ofertowe, aby nie narażać się na problemy przy rozliczaniu wydatków czy kontroli projektu i jednocześnie zabezpieczyć swoje interesy (np. uchronić się przed nierzetelnym dostawcą).

Udzielanie zamówień – progi kwotowe

Nie każdy zakup sprzętu współfinansowany z dotacji wiąże się z koniecznością publikacji zapytania w Bazie Konkurencyjności. W jakich więc przypadkach zapytanie ofertowe jest konieczne? Decydująca jest wartość zamówienia. Jeśli wartość zamówienia jest poniżej progu 20 tys. zł netto to zlecający powinni zadbać wyłącznie o to, żeby wydatki były ponoszone w sposób racjonalny i efektywny i stosować wewnętrzne regulacje obowiązujące w firmie. Dla zamówień mieszczących się w przedziale 20-50 tys. zł netto należy przeprowadzić tzw. rozeznanie rynku przez co należy rozumieć pozyskanie ofert, cenników lub innych dokumentów potwierdzających rynkowość ceny. Dla zamówień o wartości powyżej 50 tys. netto należy stosować zasadę konkurencyjności. Tego rodzaju zamówienia muszą zostać opublikowane w Bazie konkurencyjności. W dalszej części artykułu piszemy jakie są obowiązkowe elementy zapytania zamieszczonego w Bazie oraz jak uniknąć błędów przy udzielaniu zamówień w tym trybie.

Zapytanie ofertowe – jak napisać

Przedsiębiorcy, którzy współfinansują podejmowane inwestycje ze środków publicznych nie mogą dowolnie wybierać dostawców/wykonawców. Podstawę wyboru stanowi zaproszenie do składania ofert, czyli zapytanie ofertowe. Wzór czy uniwersalny szablon takiego dokumentu nie istnieje. W zależności od specyfiki przedmiotu zamówienia zapytania ofertowe mogą się od siebie różnić, pewne elementy pozostają jednak niezmienne. Każda publikacja w Bazie Konkurencyjności musi zawierać:

  • dane zamawiającego,
  • specyfikację przedmiotu zamówienia,
  • warunki realizacji zamówienia,
  • informację o warunkach udziału w postępowaniu,
  • opis sposobu realizacji postępowania ofertowego,
  • kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty,
  • informacje o sposobie, terminie i miejscu składania ofert.

Najczęstsze błędy w zapytaniach ofertowych

  • błędy na etapie szacowania wartości zamówienia i sztuczne dzielenie zamówienia – należy precyzyjnie oszacować wartość zamówienia (w oparciu o oferty, cenniki), aby nie narazić się na zarzut zastosowania niewłaściwego trybu udzielenia zamówienia, dodatkowo należy pamiętać o uwzględnieniu warunku tożsamości podmiotowej, przedmiotowej i czasowej – jeśli dostawy lub usługi są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie lub w znanym przedziale czasowym (takim okresem może być np. okres realizacji projektu), zamówienia mogą być wykonane przez jednego wykonawcę (np. zamawiający chce kupić komputery i drukarki i znajdują się one w ofercie jednego sklepu z elektroniką) to takie zamówienia należy szacować oraz udzielać łącznie;
  • nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia – opis przedmiotu zamówienia powinien być precyzyjny, jednoznaczny i wyczerpujący, wymagane jest wskazanie minimalnych parametrów, które spełnić powinien oferent, należy pamiętać o stosowaniu nazw i kodów ze Wspólnego Słownika Zamówień (CPV);
  • niejednoznaczny opis kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty;
  • zastosowanie kryteriów oceny odnoszących się do właściwości wykonawcy – niedopuszczalne jest stosowanie kryteriów oceny takich jak „doświadczenie” czy „sytuacja ekonomiczna oferenta”, zapisy dotyczące minimalnego doświadczenia (np. potwierdzonej realizacji dostaw na określoną wartość w danym obszarze) można zawrzeć w warunkach udziału w postępowaniu, należy jednak pamiętać o zachowaniu proporcjonalności warunków udziału w postępowaniu do przedmiotu zamówienia (warunki udziału nie mogą być sztucznie zawyżone lub oderwane od przedmiotu zamówienia/niedostosowane do jego specyfiki);
  • odwoływanie się w opisie przedmiotu zamówienia do znaków towarowych, nazw własnych bez określenia zakresu równoważności;
  • niedotrzymanie minimalnego terminu na składanie ofert;
  • brak wydłużenia terminu składania ofert z uwagi na modyfikacje wprowadzone do zapytania;
  • rozbieżności w dokumentacji przetargowej;
  • dokonanie istotnej zmiany treści umowy w stosunku do warunków określonych w zapytaniu oraz w stosunku do złożonej oferty.

Konsekwencje błędów w zapytaniach ofertowych

Błędy w zapytaniach ofertowych mogą mieć poważne konsekwencje. Przykładowo błędy związane ze zbyt krótkim terminem składania ofert będą skutkować nałożeniem korekty w wysokości od 5 do 50% wartości zamówienia w zależności od wielkości uchybienia. Nieścisłości w opublikowanej dokumentacji, których nie można sprostować, mogą z kolei skutkować koniecznością umorzenia postępowania, co odsuwa termin realizacji zamówienia w czasie. Dyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia (opisanie przedmiotu zamówienia w sposób, który odnosi się do określonego przedmiotu, znaków towarowych itp.) skutkuje korektą rzędu 25% wartości zamówienia, wysokość stawki może zostać obniżona do 10 lub 5 %.

Tematyka zapytań ofertowych i przestrzegania zasady konkurencyjności jest bardzo szeroka. Powyżej odnieśliśmy się tylko do kluczowych kwestii. Jeśli organizujesz przetarg unijny i potrzebujesz kompleksowego wsparcia w skonstruowaniu zapytania ofertowego, przeprowadzeniu szacowania wartości zamówienia czy sporządzenia protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty to zachęcamy do kontaktu z naszymi konsultantami.

Zapytaj eksperta
Podobne wpisy
Nabór do Ścieżki SMART już w lutym

Nabór do Ścieżki SMART już w lutym

Po wielu miesiącach zapowiedzi w końcu jest – harmonogram naborów realizowanych w Programie Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki. W FENG-u przewidziano kontynuację działań znanych z poprzedniej perspektywy i realizowanych w ramach POIR, jak i organizację nowych konkursów stanowiących odpowiedź na potrzeby zgłaszane przez przedsiębiorców.
Dowiedz się więcej
Jak będzie wyglądać finansowanie wdrożenia w perspektywie 2021-2027? – przybliżamy instrument dotacji warunkowej

Jak będzie wyglądać finansowanie wdrożenia w perspektywie 2021-2027? – przybliżamy instrument dotacji warunkowej

Dotychczas przedsiębiorstwa mogły korzystać z bezzwrotnych (dotacje) oraz zwrotnych form dofinansowania (preferencyjnie oprocentowane pożyczki). Teraz dostępna będzie jeszcze trzecia opcja tj. dotacja warunkowa. W jakich wypadkach będzie można skorzystać z tej formy dofinansowania i czy jest ona korzystna dla przedsiębiorców?
Dowiedz się więcej
Jak zdobyć środki na zielone projekty?

Jak zdobyć środki na zielone projekty?

Działania związane ze zrównoważoną działalnością przedsiębiorstwa zyskują na znaczeniu. Przedsiębiorcy mogą liczyć na wiele programów wsparcia w nowej perspektywie. Z artykułu dowiesz się więcej także o takich zagadnieniach jak model GOZ, odnawialne źródła energii (projekty OZE), założenia Europejskiego Zielonego Ładu czy cele polityki spójności na lata 2021-2027.
Dowiedz się więcej
Do Polski wpłynęły pierwsze pieniądze z nowej perspektywy finansowej UE

Do Polski wpłynęły pierwsze pieniądze z nowej perspektywy finansowej UE

Z końcem roku 2022 r. Komisja Europejska przekazała do Polski pierwsze środki z nowej perspektywy finansowej UE na lata 2021-2027 o kwocie równej ok. 5 mld zł. Jest to niewielka część z całej puli pieniędzy, która pozwoli na uruchomienie pierwszych programów i konkursów. Środki te zostaną przeznaczone m.in. na program FENG, a w tym kredyt technologiczny i ekologiczny, a także program FEnIKS oraz FEPW.
Dowiedz się więcej
Inwestycje w rozwiązania cyfryzacyjne odpowiedzią na zapobieganie kryzysowi – analiza wyników raportu SAP

Inwestycje w rozwiązania cyfryzacyjne odpowiedzią na zapobieganie kryzysowi – analiza wyników raportu SAP

Cyfryzacja przedsiębiorstw w Polsce jest na stosunkowo niskim poziomie i wymaga przyspieszenia. Badania zlecone w 2021 r. przez SAP dotyczące polskich przedsiębiorstw jasno pokazują, że czasy kryzysu oraz zwiększonej niepewności są lepiej tolerowane oraz znoszone przez przedsiębiorstwa, które wcześniej zainwestowały w rozwiązania cyfryzacyjne i automatyzujące procesy biznesowe.
Dowiedz się więcej
Technologia blockchain w biznesie – jej zastosowania, korzyści, możliwości dofinansowania

Technologia blockchain w biznesie – jej zastosowania, korzyści, możliwości dofinansowania

Blockchain w bezpośrednim tłumaczeniu z języka angielskiego to łańcuch bloków. Nazwa ta odnosi się do łańcucha następujących po sobie bloków transakcyjnych, które przesyłają i przechowują informacje. Każdy z bloków zawiera ograniczoną ilość informacji, a po jego zapełnieniu tworzy się kolejny blok. Technologię blockchain najczęściej łączy się z kryptowalutami.
Dowiedz się więcej
Masz pytania?
Zadzwoń lub napisz do nas wiadomość
Zadzwoń do nas
Napisz do nas