Jak napisać zapytanie ofertowe?

Udzielanie zamówień w projektach współfinansowanych ze środków unijnych wiąże się z koniecznością przestrzegania reguł zdefiniowanych w dokumencie znanym jako Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Procedura wyboru dostawcy sprzętu czy wykonawcy usługi jest uzależniona od wartości zamówienia. W poniższym wpisie krótko przybliżamy istniejące sposoby udzielania zamówień (zasada konkurencyjności, rozeznanie rynku, wewnętrzne procedury obwiązujące w firmie) oraz podpowiadamy jak napisać zapytanie ofertowe, aby nie narażać się na problemy przy rozliczaniu wydatków czy kontroli projektu i jednocześnie zabezpieczyć swoje interesy (np. uchronić się przed nierzetelnym dostawcą).

Udzielanie zamówień – progi kwotowe

Nie każdy zakup sprzętu współfinansowany z dotacji wiąże się z koniecznością publikacji zapytania w Bazie Konkurencyjności. W jakich więc przypadkach zapytanie ofertowe jest konieczne? Decydująca jest wartość zamówienia. Jeśli wartość zamówienia jest poniżej progu 20 tys. zł netto to zlecający powinni zadbać wyłącznie o to, żeby wydatki były ponoszone w sposób racjonalny i efektywny i stosować wewnętrzne regulacje obowiązujące w firmie. Dla zamówień mieszczących się w przedziale 20-50 tys. zł netto należy przeprowadzić tzw. rozeznanie rynku przez co należy rozumieć pozyskanie ofert, cenników lub innych dokumentów potwierdzających rynkowość ceny. Dla zamówień o wartości powyżej 50 tys. netto należy stosować zasadę konkurencyjności. Tego rodzaju zamówienia muszą zostać opublikowane w Bazie konkurencyjności. W dalszej części artykułu piszemy jakie są obowiązkowe elementy zapytania zamieszczonego w Bazie oraz jak uniknąć błędów przy udzielaniu zamówień w tym trybie.

Zapytanie ofertowe – jak napisać

Przedsiębiorcy, którzy współfinansują podejmowane inwestycje ze środków publicznych nie mogą dowolnie wybierać dostawców/wykonawców. Podstawę wyboru stanowi zaproszenie do składania ofert, czyli zapytanie ofertowe. Wzór czy uniwersalny szablon takiego dokumentu nie istnieje. W zależności od specyfiki przedmiotu zamówienia zapytania ofertowe mogą się od siebie różnić, pewne elementy pozostają jednak niezmienne. Każda publikacja w Bazie Konkurencyjności musi zawierać:

• dane zamawiającego,
• specyfikację przedmiotu zamówienia,
• warunki realizacji zamówienia,
• informację o warunkach udziału w postępowaniu,
• opis sposobu realizacji postępowania ofertowego,
• kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty,
• informacje o sposobie, terminie i miejscu składania ofert.

Najczęstsze błędy w zapytaniach ofertowych

• błędy na etapie szacowania wartości zamówienia i sztuczne dzielenie zamówienia – należy precyzyjnie oszacować wartość zamówienia (w oparciu o oferty, cenniki), aby nie narazić się na zarzut zastosowania niewłaściwego trybu udzielenia zamówienia, dodatkowo należy pamiętać o uwzględnieniu warunku tożsamości podmiotowej, przedmiotowej i czasowej – jeśli dostawy lub usługi są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie lub w znanym przedziale czasowym (takim okresem może być np. okres realizacji projektu), zamówienia mogą być wykonane przez jednego wykonawcę (np. zamawiający chce kupić komputery i drukarki i znajdują się one w ofercie jednego sklepu z elektroniką) to takie zamówienia należy szacować oraz udzielać łącznie;
• nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia – opis przedmiotu zamówienia powinien być precyzyjny, jednoznaczny i wyczerpujący, wymagane jest wskazanie minimalnych parametrów, które spełnić powinien oferent, należy pamiętać o stosowaniu nazw i kodów ze Wspólnego Słownika Zamówień (CPV);
• niejednoznaczny opis kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty;
• zastosowanie kryteriów oceny odnoszących się do właściwości wykonawcy – niedopuszczalne jest stosowanie kryteriów oceny takich jak „doświadczenie” czy „sytuacja ekonomiczna oferenta”, zapisy dotyczące minimalnego doświadczenia (np. potwierdzonej realizacji dostaw na określoną wartość w danym obszarze) można zawrzeć w warunkach udziału w postępowaniu, należy jednak pamiętać o zachowaniu proporcjonalności warunków udziału w postępowaniu do przedmiotu zamówienia (warunki udziału nie mogą być sztucznie zawyżone lub oderwane od przedmiotu zamówienia/niedostosowane do jego specyfiki);
• odwoływanie się w opisie przedmiotu zamówienia do znaków towarowych, nazw własnych bez określenia zakresu równoważności;
• niedotrzymanie minimalnego terminu na składanie ofert;
• brak wydłużenia terminu składania ofert z uwagi na modyfikacje wprowadzone do zapytania;
• rozbieżności w dokumentacji przetargowej;
• dokonanie istotnej zmiany treści umowy w stosunku do warunków określonych w zapytaniu oraz w stosunku do złożonej oferty.

Konsekwencje błędów w zapytaniach ofertowych

Błędy w zapytaniach ofertowych mogą mieć poważne konsekwencje. Przykładowo błędy związane ze zbyt krótkim terminem składania ofert będą skutkować nałożeniem korekty w wysokości od 5 do 50% wartości zamówienia w zależności od wielkości uchybienia. Nieścisłości w opublikowanej dokumentacji, których nie można sprostować, mogą z kolei skutkować koniecznością umorzenia postępowania, co odsuwa termin realizacji zamówienia w czasie. Dyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia (opisanie przedmiotu zamówienia w sposób, który odnosi się do określonego przedmiotu, znaków towarowych itp.) skutkuje korektą rzędu 25% wartości zamówienia, wysokość stawki może zostać obniżona do 10 lub 5 %.

Tematyka zapytań ofertowych i przestrzegania zasady konkurencyjności jest bardzo szeroka. Powyżej odnieśliśmy się tylko do kluczowych kwestii. Jeśli organizujesz przetarg unijny i potrzebujesz kompleksowego wsparcia w skonstruowaniu zapytania ofertowego, przeprowadzeniu szacowania wartości zamówienia czy sporządzenia protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty to zachęcamy do kontaktu z naszymi konsultantami.