Wyszukiwarka dotacji

Jak napisać zapytanie ofertowe?

Jak napisać zapytanie ofertowe?

Udzielanie zamówień w projektach współfinansowanych ze środków unijnych wiąże się z koniecznością przestrzegania reguł zdefiniowanych w dokumencie znanym jako Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Procedura wyboru dostawcy sprzętu czy wykonawcy usługi jest uzależniona od wartości zamówienia. W poniższym wpisie krótko przybliżamy istniejące sposoby udzielania zamówień (zasada konkurencyjności, rozeznanie rynku, wewnętrzne procedury obwiązujące w firmie) oraz podpowiadamy jak napisać zapytanie ofertowe, aby nie narażać się na problemy przy rozliczaniu wydatków czy kontroli projektu i jednocześnie zabezpieczyć swoje interesy (np. uchronić się przed nierzetelnym dostawcą).

Udzielanie zamówień – progi kwotowe

Nie każdy zakup sprzętu współfinansowany z dotacji wiąże się z koniecznością publikacji zapytania w Bazie Konkurencyjności. W jakich więc przypadkach zapytanie ofertowe jest konieczne? Decydująca jest wartość zamówienia. Jeśli wartość zamówienia jest poniżej progu 20 tys. zł netto to zlecający powinni zadbać wyłącznie o to, żeby wydatki były ponoszone w sposób racjonalny i efektywny i stosować wewnętrzne regulacje obowiązujące w firmie. Dla zamówień mieszczących się w przedziale 20-50 tys. zł netto należy przeprowadzić tzw. rozeznanie rynku przez co należy rozumieć pozyskanie ofert, cenników lub innych dokumentów potwierdzających rynkowość ceny. Dla zamówień o wartości powyżej 50 tys. netto należy stosować zasadę konkurencyjności. Tego rodzaju zamówienia muszą zostać opublikowane w Bazie konkurencyjności. W dalszej części artykułu piszemy jakie są obowiązkowe elementy zapytania zamieszczonego w Bazie oraz jak uniknąć błędów przy udzielaniu zamówień w tym trybie.

Zapytanie ofertowe – jak napisać

Przedsiębiorcy, którzy współfinansują podejmowane inwestycje ze środków publicznych nie mogą dowolnie wybierać dostawców/wykonawców. Podstawę wyboru stanowi zaproszenie do składania ofert, czyli zapytanie ofertowe. Wzór czy uniwersalny szablon takiego dokumentu nie istnieje. W zależności od specyfiki przedmiotu zamówienia zapytania ofertowe mogą się od siebie różnić, pewne elementy pozostają jednak niezmienne. Każda publikacja w Bazie Konkurencyjności musi zawierać:

  • dane zamawiającego,
  • specyfikację przedmiotu zamówienia,
  • warunki realizacji zamówienia,
  • informację o warunkach udziału w postępowaniu,
  • opis sposobu realizacji postępowania ofertowego,
  • kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty,
  • informacje o sposobie, terminie i miejscu składania ofert.

Najczęstsze błędy w zapytaniach ofertowych

  • błędy na etapie szacowania wartości zamówienia i sztuczne dzielenie zamówienia – należy precyzyjnie oszacować wartość zamówienia (w oparciu o oferty, cenniki), aby nie narazić się na zarzut zastosowania niewłaściwego trybu udzielenia zamówienia, dodatkowo należy pamiętać o uwzględnieniu warunku tożsamości podmiotowej, przedmiotowej i czasowej – jeśli dostawy lub usługi są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie lub w znanym przedziale czasowym (takim okresem może być np. okres realizacji projektu), zamówienia mogą być wykonane przez jednego wykonawcę (np. zamawiający chce kupić komputery i drukarki i znajdują się one w ofercie jednego sklepu z elektroniką) to takie zamówienia należy szacować oraz udzielać łącznie;
  • nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia – opis przedmiotu zamówienia powinien być precyzyjny, jednoznaczny i wyczerpujący, wymagane jest wskazanie minimalnych parametrów, które spełnić powinien oferent, należy pamiętać o stosowaniu nazw i kodów ze Wspólnego Słownika Zamówień (CPV);
  • niejednoznaczny opis kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty;
  • zastosowanie kryteriów oceny odnoszących się do właściwości wykonawcy – niedopuszczalne jest stosowanie kryteriów oceny takich jak „doświadczenie” czy „sytuacja ekonomiczna oferenta”, zapisy dotyczące minimalnego doświadczenia (np. potwierdzonej realizacji dostaw na określoną wartość w danym obszarze) można zawrzeć w warunkach udziału w postępowaniu, należy jednak pamiętać o zachowaniu proporcjonalności warunków udziału w postępowaniu do przedmiotu zamówienia (warunki udziału nie mogą być sztucznie zawyżone lub oderwane od przedmiotu zamówienia/niedostosowane do jego specyfiki);
  • odwoływanie się w opisie przedmiotu zamówienia do znaków towarowych, nazw własnych bez określenia zakresu równoważności;
  • niedotrzymanie minimalnego terminu na składanie ofert;
  • brak wydłużenia terminu składania ofert z uwagi na modyfikacje wprowadzone do zapytania;
  • rozbieżności w dokumentacji przetargowej;
  • dokonanie istotnej zmiany treści umowy w stosunku do warunków określonych w zapytaniu oraz w stosunku do złożonej oferty.

Konsekwencje błędów w zapytaniach ofertowych

Błędy w zapytaniach ofertowych mogą mieć poważne konsekwencje. Przykładowo błędy związane ze zbyt krótkim terminem składania ofert będą skutkować nałożeniem korekty w wysokości od 5 do 50% wartości zamówienia w zależności od wielkości uchybienia. Nieścisłości w opublikowanej dokumentacji, których nie można sprostować, mogą z kolei skutkować koniecznością umorzenia postępowania, co odsuwa termin realizacji zamówienia w czasie. Dyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia (opisanie przedmiotu zamówienia w sposób, który odnosi się do określonego przedmiotu, znaków towarowych itp.) skutkuje korektą rzędu 25% wartości zamówienia, wysokość stawki może zostać obniżona do 10 lub 5 %.

Tematyka zapytań ofertowych i przestrzegania zasady konkurencyjności jest bardzo szeroka. Powyżej odnieśliśmy się tylko do kluczowych kwestii. Jeśli organizujesz przetarg unijny i potrzebujesz kompleksowego wsparcia w skonstruowaniu zapytania ofertowego, przeprowadzeniu szacowania wartości zamówienia czy sporządzenia protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty to zachęcamy do kontaktu z naszymi konsultantami.

Zapytaj eksperta
Podobne wpisy
Skuteczne szkolenia w miejscu pracy: Jak inwestować w rozwijanie kompetencji managerów i pracowników?

Skuteczne szkolenia w miejscu pracy: Jak inwestować w rozwijanie kompetencji managerów i pracowników?

Artykuł podkreśla kluczową rolę skutecznego szkolenia pracowników w budowaniu zaufania i motywacji. Zwraca uwagę na rosnące znaczenie szkoleń dla pracowników młodszych pokoleń oraz wyzwania związane z budowaniem indywidualnych ścieżek rozwoju, zarówno dla pracowników stacjonarnych, jak i zdalnych. Wskazujemy także jak wygląda wsparcie firm w tym zakresie w ramach oferty Funduszy Europejskich.
Dowiedz się więcej
Analiza umowy o dofinansowanie w ramach Ścieżki SMART – osiąganie wskaźników, przestrzeganie zasad horyzontalnych i polityk unijnych

Analiza umowy o dofinansowanie w ramach Ścieżki SMART – osiąganie wskaźników, przestrzeganie zasad horyzontalnych i polityk unijnych

Dowiedz się jakie są główne obowiązki Beneficjenta w zakresie monitorowania realizacji projektu przez Instytucje Zarządzające w działaniu Ścieżka SMART (PARP, NCBR). W nowej perspektywie pojawiły się nowe zasady i usprawnienia. Beneficjenci nie muszą składać raportów okresowych do Instytucji, ale zamiast tego obowiązuje ich raportowanie wskaźników.
Dowiedz się więcej
Projekty inwestycyjne dla przedsiębiorstw. Poznaj możliwości jakie oferują Fundusze Europejskie.

Projekty inwestycyjne dla przedsiębiorstw. Poznaj możliwości jakie oferują Fundusze Europejskie.

Projekty inwestycyjne, które można realizować w ramach programów unijnych mogą przynieść wiele wymiernych korzyści. Środki na realizację takich projektów można pozyskać w ramach programów krajowych jak i programów regionalnych finansowanych ze środków europejskich. W artykule znajdziesz kilka możliwości, które pozwolą Ci rozwinąć swój biznes.
Dowiedz się więcej
Transformacja cyfrowa MŚP – już wkrótce rusza program grantów na cyfryzację!

Transformacja cyfrowa MŚP – już wkrótce rusza program grantów na cyfryzację!

Nowe wsparcie oferowane dzięki programowi Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG) czyli Dig.IT Transformacja Cyfrowa Polskich MŚP to szansa dla polskich mikro, małych i średnich przedsiębiorców na uzyskanie środków w zakresie doradztwa opracowania strategii cyfrowej, nowoczesnych technologii cyfrowych, środków trwałych, finansowania szkoleń dla pracowników, a także promowania idei transformacji cyfrowej. Zapoznaj się ze strukturą projektu i wartościami grantów. Kompleksowe wsparcie pojawi się w tym roku w ofercie programu FENG!
Dowiedz się więcej
Czym są Krajowe Inteligentne Specjalizacje?

Czym są Krajowe Inteligentne Specjalizacje?

Celem głównym Krajowych Inteligentnych Specjalizacji (KIS) jest skupienie inwestycji na działalność B+R+I tj. badawczo-rozwojowo-innowacyjną w obszarach cechujących się największym potencjałem innowacyjnym i konkurencyjnym. Z inteligentnymi specjalizacjami można spotkać się przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych. Listy inteligentnych specjalizacji są aktualizowane i przedstawiane w ramach odpowiednich dokumentów. W artykule wskazujemy i przybliżamy aktualne KIS.
Dowiedz się więcej
Nowe technologie w obszarze rolnictwa – analiza raportu Rolnictwo 4.0

Nowe technologie w obszarze rolnictwa – analiza raportu Rolnictwo 4.0

Analizujemy raport dotyczący trendów technologicznych w obszarze Rolnictwa 4.0 sporządzony przez NCiBR czyli Narodowe Centrum Badań i Rozwoju. W artykule przedstawiliśmy kluczowe wnioski wynikające z raportu i dane obrazujące rozwój Rolnictwa 4.0 oraz działalności badawczo-rozwojowe w tym obszarze. Sięgnij po dawkę informacji z zakresu rolnictwa inteligentnego i dowiedz się jaki potencjał posiadają polscy przedsiębiorcy prowadzący gospodarstwa rolne.
Dowiedz się więcej
Termomodernizacja – sprawdź możliwości dofinansowania dla Twojej firmy

Termomodernizacja – sprawdź możliwości dofinansowania dla Twojej firmy

Ogólnie rzecz biorąc pojęcie jakim jest termomodernizacja wiąże się z poprawą efektywności energetycznej i może dotyczyć budynków, procesów produkcyjnych czy usługowych. Cele na jakich się koncentruje proces przeprowadzenia termomodernizacji obejmują obniżenie strat energii i uzyskanie dzięki temu oszczędności oraz zmniejszenie emisji szkodliwych substancji do środowiska. W nowej perspektywie finansowej przedsiębiorcy mogą pozyskać dofinansowanie na przedsięwzięcia termomodernizacyjne.
Dowiedz się więcej
Zapisz się do naszego
newslettera dotacji