Wyszukiwarka dotacji

Jak napisać zapytanie ofertowe?

Udzielanie zamówień w projektach współfinansowanych ze środków unijnych wiąże się z koniecznością przestrzegania reguł zdefiniowanych w dokumencie znanym jako Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Procedura wyboru dostawcy sprzętu czy wykonawcy usługi jest uzależniona od wartości zamówienia. W poniższym wpisie krótko przybliżamy istniejące sposoby udzielania zamówień (zasada konkurencyjności, rozeznanie rynku, wewnętrzne procedury obwiązujące w firmie) oraz podpowiadamy jak napisać zapytanie ofertowe, aby nie narażać się na problemy przy rozliczaniu wydatków czy kontroli projektu i jednocześnie zabezpieczyć swoje interesy (np. uchronić się przed nierzetelnym dostawcą).

Udzielanie zamówień – progi kwotowe

Nie każdy zakup sprzętu współfinansowany z dotacji wiąże się z koniecznością publikacji zapytania w Bazie Konkurencyjności. W jakich więc przypadkach zapytanie ofertowe jest konieczne? Decydująca jest wartość zamówienia. Jeśli wartość zamówienia jest poniżej progu 20 tys. zł netto to zlecający powinni zadbać wyłącznie o to, żeby wydatki były ponoszone w sposób racjonalny i efektywny i stosować wewnętrzne regulacje obowiązujące w firmie. Dla zamówień mieszczących się w przedziale 20-50 tys. zł netto należy przeprowadzić tzw. rozeznanie rynku przez co należy rozumieć pozyskanie ofert, cenników lub innych dokumentów potwierdzających rynkowość ceny. Dla zamówień o wartości powyżej 50 tys. netto należy stosować zasadę konkurencyjności. Tego rodzaju zamówienia muszą zostać opublikowane w Bazie konkurencyjności. W dalszej części artykułu piszemy jakie są obowiązkowe elementy zapytania zamieszczonego w Bazie oraz jak uniknąć błędów przy udzielaniu zamówień w tym trybie.

Zapytanie ofertowe – jak napisać

Przedsiębiorcy, którzy współfinansują podejmowane inwestycje ze środków publicznych nie mogą dowolnie wybierać dostawców/wykonawców. Podstawę wyboru stanowi zaproszenie do składania ofert, czyli zapytanie ofertowe. Wzór czy uniwersalny szablon takiego dokumentu nie istnieje. W zależności od specyfiki przedmiotu zamówienia zapytania ofertowe mogą się od siebie różnić, pewne elementy pozostają jednak niezmienne. Każda publikacja w Bazie Konkurencyjności musi zawierać:

  • dane zamawiającego,
  • specyfikację przedmiotu zamówienia,
  • warunki realizacji zamówienia,
  • informację o warunkach udziału w postępowaniu,
  • opis sposobu realizacji postępowania ofertowego,
  • kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty,
  • informacje o sposobie, terminie i miejscu składania ofert.

Najczęstsze błędy w zapytaniach ofertowych

  • błędy na etapie szacowania wartości zamówienia i sztuczne dzielenie zamówienia – należy precyzyjnie oszacować wartość zamówienia (w oparciu o oferty, cenniki), aby nie narazić się na zarzut zastosowania niewłaściwego trybu udzielenia zamówienia, dodatkowo należy pamiętać o uwzględnieniu warunku tożsamości podmiotowej, przedmiotowej i czasowej – jeśli dostawy lub usługi są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie lub w znanym przedziale czasowym (takim okresem może być np. okres realizacji projektu), zamówienia mogą być wykonane przez jednego wykonawcę (np. zamawiający chce kupić komputery i drukarki i znajdują się one w ofercie jednego sklepu z elektroniką) to takie zamówienia należy szacować oraz udzielać łącznie;
  • nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia – opis przedmiotu zamówienia powinien być precyzyjny, jednoznaczny i wyczerpujący, wymagane jest wskazanie minimalnych parametrów, które spełnić powinien oferent, należy pamiętać o stosowaniu nazw i kodów ze Wspólnego Słownika Zamówień (CPV);
  • niejednoznaczny opis kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty;
  • zastosowanie kryteriów oceny odnoszących się do właściwości wykonawcy – niedopuszczalne jest stosowanie kryteriów oceny takich jak „doświadczenie” czy „sytuacja ekonomiczna oferenta”, zapisy dotyczące minimalnego doświadczenia (np. potwierdzonej realizacji dostaw na określoną wartość w danym obszarze) można zawrzeć w warunkach udziału w postępowaniu, należy jednak pamiętać o zachowaniu proporcjonalności warunków udziału w postępowaniu do przedmiotu zamówienia (warunki udziału nie mogą być sztucznie zawyżone lub oderwane od przedmiotu zamówienia/niedostosowane do jego specyfiki);
  • odwoływanie się w opisie przedmiotu zamówienia do znaków towarowych, nazw własnych bez określenia zakresu równoważności;
  • niedotrzymanie minimalnego terminu na składanie ofert;
  • brak wydłużenia terminu składania ofert z uwagi na modyfikacje wprowadzone do zapytania;
  • rozbieżności w dokumentacji przetargowej;
  • dokonanie istotnej zmiany treści umowy w stosunku do warunków określonych w zapytaniu oraz w stosunku do złożonej oferty.

Konsekwencje błędów w zapytaniach ofertowych

Błędy w zapytaniach ofertowych mogą mieć poważne konsekwencje. Przykładowo błędy związane ze zbyt krótkim terminem składania ofert będą skutkować nałożeniem korekty w wysokości od 5 do 50% wartości zamówienia w zależności od wielkości uchybienia. Nieścisłości w opublikowanej dokumentacji, których nie można sprostować, mogą z kolei skutkować koniecznością umorzenia postępowania, co odsuwa termin realizacji zamówienia w czasie. Dyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia (opisanie przedmiotu zamówienia w sposób, który odnosi się do określonego przedmiotu, znaków towarowych itp.) skutkuje korektą rzędu 25% wartości zamówienia, wysokość stawki może zostać obniżona do 10 lub 5 %.

Tematyka zapytań ofertowych i przestrzegania zasady konkurencyjności jest bardzo szeroka. Powyżej odnieśliśmy się tylko do kluczowych kwestii. Jeśli organizujesz przetarg unijny i potrzebujesz kompleksowego wsparcia w skonstruowaniu zapytania ofertowego, przeprowadzeniu szacowania wartości zamówienia czy sporządzenia protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty to zachęcamy do kontaktu z naszymi konsultantami.

Zapytaj eksperta
Podobne wpisy
Najatrakcyjniejsze dotacje dla Polski Wschodniej

Najatrakcyjniejsze dotacje dla Polski Wschodniej

W ramach programów regionalnych i programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej przedsiębiorstwa z Warmii i Mazur, Mazowsza, Lubelszczyzny, Podlasia, Podkarpacia i województwa świętokrzyskiego mogą ubiegać się o dotacje z Unii Europejskiej. Sprawdź, jakie nabory zostaną przeprowadzone w 2024 roku i o dofinansowanie na jakie cele możesz się ubiegać.
Dowiedz się więcej
Czym są kompetencje przyszłości?

Czym są kompetencje przyszłości?

Rynek pracy ulega postępującym zmianom, podobnie jak i wyzwania stawiane przed przedsiębiorcami, pracodawcami i pracownikami. Jakie są kluczowe kompetencje przyszłości? Co zrobić, aby przygotować się do nowej rzeczywistości na rynku i jak mogą w tym pomóc dotacje z Unii Europejskiej?
Dowiedz się więcej
Dotacje dla HoReCa 2024 – wsparcie dla hotelarstwa, gastronomii, turystyki, sportu i kultury

Dotacje dla HoReCa 2024 – wsparcie dla hotelarstwa, gastronomii, turystyki, sportu i kultury

W ramach KPO przedsiębiorcy z sektora HoReCa mogą uzyskać bezzwrotną dotację w kwocie nawet 540 000 zł. Dofinansowanie firmy w tym programie można przeznaczyć na rozszerzenie lub dywersyfikację działalności, co otwiera mnóstwo możliwości wdrażania inwestycji. Sprawdź, jak możesz ubiegać się o dotację i co możesz sfinansować w ramach pozyskanych środków.
Dowiedz się więcej
Technologiczny lider – jak się nim stać?

Technologiczny lider – jak się nim stać?

Omawiamy kluczowe aspekty dotyczące pozycji lidera technologicznego oraz transformacji technologicznej w firmach. Cechy i funkcje liderów technologicznych to przede wszystkim zdolność do łączenia aspektów technicznych i biznesowych oraz koncentrację na innowacjach i wykorzystaniu metodologii zwinnych. Dowiedz się jakie znaczenie ma lider technologiczny w firmie oraz jak wspierać rozwój technologiczny w Twoim biznesie.
Dowiedz się więcej
Rozwiń swój biznes. Branża spożywcza jako jedna z najszybciej rosnących i najważniejszych gałęzi polskiej gospodarki.

Rozwiń swój biznes. Branża spożywcza jako jedna z najszybciej rosnących i najważniejszych gałęzi polskiej gospodarki.

Branża spożywcza i jej rozwój. W artykule piszemy o rosnącym znaczeniu branży spożywczej w polskiej gospodarce, zwracając uwagę na jej kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa żywnościowego i szybkiego rozwoju. Omawiamy również trendy i wyzwania branży spożywczej, wskazując na potrzebę innowacji i dostosowania się do oczekiwań konsumentów. Dowiedz się o możliwościach rozwoju biznesu w sektorze spożywczym, w tym jakie korzyści przynoszą z dotacje unijne wspierające badania, innowacje i modernizację przedsiębiorstw.
Dowiedz się więcej
Jak napisać wniosek o dotację?

Jak napisać wniosek o dotację?

Uzyskanie dotacji z Unii Europejskiej to bardzo długi i skomplikowany proces. Jak napisać wniosek, aby zwiększyć szanse na uzyskanie korzystnej decyzji o przyznaniu dofinansowania? Na jakie elementy zwrócić szczególną uwagę i dlaczego warto skorzystać z pomocy przy pisaniu wniosku o dotację?
Dowiedz się więcej
Wsparcie dla branży energochłonnej z budżetem równym 5,5 mld zł (aktualizacja)

Wsparcie dla branży energochłonnej z budżetem równym 5,5 mld zł (aktualizacja)

Pomoc dla przedsiębiorców z sektora wydobycia i przetwórstwa przemysłowego organizowana jest w ramach programu Pomoc dla przemysłu energochłonnego związana z cenami gazu ziemnego i energii elektrycznej w 2023 r. Skorzystać będzie mogło około 3000 firm, a pula środków jest nie mała bo wynosi 5,5 mld zł. Celem programu jest pomoc w utrzymaniu ciągłości działalności firm i zachowaniu miejsc pracy. Dowiedz się jakie wsparcie możesz otrzymać! Nabór trwa.
Dowiedz się więcej
Na czym polega opracowanie mapy drogowej transformacji w kierunku Przemysłu 4.0?

Na czym polega opracowanie mapy drogowej transformacji w kierunku Przemysłu 4.0?

Jak przygotować spersonalizowaną mapę drogową i jaki jest zakres opracowania mapy transformacji cyfrowej przedsiębiorstw? Przygotowanie mapy transformacji może być poważną trudnością w procesie ubiegania się o dotację unijną w perspektywie finansowej 2021-2027. Dzięki mapie drogowej w procesie transformacji przedsiębiorstwa mogą liczyć na wiele korzyści, włączając w to oczywiście pozytywne rozpatrzenie wniosku o dofinansowanie projektu.
Dowiedz się więcej
Zapisz się do naszego
newslettera dotacji