Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027

Spis treści

• Czym są Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków?
• Okres kwalifikowalności wydatków
• Zasada konkurencyjności
• Zamówienia o wartości poniżej 20 tys. zł netto
• Dodatkowe zmiany w Wytycznych

Czym są Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków?

Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 określają warunki i procedury dotyczące kwalifikowalności wydatków w perspektywie finansowej 2021-2027 dla:

• EFRR – Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
• EFS+ – Europejskiego Funduszu Społecznego Plus
• FS – Funduszu Spójności
• FST – Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji.

Wytyczne określają ujednolicone warunki i procedury dotyczące kwalifikowalności wydatków. Wskazują jakie wydatki poniesione w związku z realizacją projektu spełniają kryteria dofinansowania. Wytyczne mają zastosowanie do wydatków ponoszonych w ramach współfinansowania krajowego z budżetu państwa, finansowania UE oraz wkładu własnego. W ramach nowej perspektywy, przedsiębiorcy powinni kierować się aktualną wersją wytycznych z dnia 18 listopada 2022 r., zatwierdzonych przez Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej.

Okres kwalifikowalności wydatków

W Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 zaktualizowany został czas kwalifikowalności wydatków. Początkiem okresu kwalifikowalności wydatków jest 1 stycznia 2021 r., natomiast okres kwalifikowalności kończy się 31 grudnia 2029 r.

Zasada konkurencyjności

Do najważniejszych zasad wydatkowania środków publicznych należą:

1. zasada uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców – zasada ma na celu zapobiegać eliminacji z udziału w postępowaniu określonej grupy wykonawców oraz nie stwarzać określonej grupie wykonawców uprzywilejowanych pozycji. Zasada ma zastosowanie na etapie przygotowania, jak i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia
2. zasada przejrzystości i proporcjonalności – zasada ma na celu zagwarantować, to że postępowanie o udzielenie zamówienia zawiera jasne reguły i istnieją środki do weryfikacji prawidłowości ich stosowania, oraz że zamawiający podejmuje decyzje na podstawie ustalonych kryteriów, które zapewniają zachowanie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Dla wydatków, których koszt przekracza 50 tys. złotych obowiązuje zasada konkurencyjności. Jest to tryb wyboru wykonawcy, który wymaga sporządzenie zapytania ofertowego i opublikowania go w Bazie Konkurencyjności.

Co ważne, cała komunikacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia, w tym publikacja zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji między wykonawcom a zamawiającym, a także przekazywanie dokumentów, w tym oświadczeń odbywać się będzie pisemnie, tylko i wyłącznie za pomocą Bazy Konkurencyjności. Nie będzie możliwości składania ofert drogą mailową. Jest to kolejna znacząca różnica, w stosunku do poprzedniej wersji wytycznych. 

Minimalny termin składania ofert wynosi:

• 7 dni – w przypadku dostaw i usług;
• 14 dni – w przypadku robót budowlanych.

Bardzo ważne jest to, aby wyznaczony termin uwzględniał złożoność zamówienia oraz czas niezbędny na sporządzenie oferty.

Należy również pamiętać, że wskazany termin powinien być dłuższy i wynosić aż 30 dni, w przypadku, gdy szacunkowa wartość zamówienia jest równa lub przekracza 750 000 euro – w przypadku dostaw i usług, a w przypadku robót budowlanych – 5 382 000 euro.

Zamówienia o wartości poniżej 20 tys. zł netto

Zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 50 000 zł netto.

Dużą nowością i uproszczeniem w ramach nowych wytycznych jest brak konieczności przeprowadzenia rozeznania rynku dla wydatków poniżej 50 tys. złotych. Dla tych wydatków nie ma konieczności potwierdzania, że dana usługa, dostawa czy robota budowlana została wykonana po cenie rynkowej. Nie ma też obowiązku podpisywania umowy z wykonawcą. Beneficjent samodzielnie ustala sposób dokonania wydatków, mając jednak na uwadze to, że wydatki muszą być ponoszone w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wcześniejsze wytyczne obligowały beneficjenta do przeprowadzenia procedury rozeznania rynku dla wydatków mieszczących się w kwocie od 20 do 50 tys. złotych.

Należy jednak pamiętać, że obliczając szacunkową wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek:

• tożsamości przedmiotowej – usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, przy czym tożsamość rodzajowa dostaw obejmuje dostawy podobne
• tożsamości czasowej – możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie
• tożsamości podmiotowej – możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

Dodatkowe zmiany w Wytycznych

Zmianie uległy również następujące kwestie:

• W ramach cross-financingu podniesiona została wartość wydatków z 10% na 15%.
• Zwiększony został limit dotyczący możliwości rozliczania projektu za pomocą kwot ryczałtowych. Obecnie limit ten wynosi równowartość 200 tys. euro.
• W protokole z postępowania o udzielenie zamówienia dodatkowo, poza dotychczas obowiązującymi wymaganiami, musi znaleźć się:
  • uzasadnienie braku możliwości składania ofert częściowych, w przypadku rezygnacji z takiej możliwości
  • wskazanie powodów odrzucenia ofert, których ceny uznano za rażąco niskie
  • wskazanie imion i nazwisk osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu ofertowym.
• Zamawiający w zapytaniu ofertowym może wprowadzić wymóg, aby wykonawcy posiadali określony minimalny roczny przychód, w tym minimalny roczny przychód w zakresie przedmiotu zamówienia, w odniesieniu do sytuacji ekonomicznej lub finansowej wykonawców.