Ścieżka SMART – nowe zasady oceny projektów i źródła finansowania
W sierpniu 2025 r. wprowadzono istotne zmiany w dokumentacji naborów Ścieżki SMART w programie Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021–2027 (FENG). Kluczowa modyfikacja obejmuje obowiązek wcześniejszego wykazania źródeł dofinansowania już na etapie oceny wniosku. Zmiany dotyczą zarówno naborów PARP (projekty indywidualne MŚP), jak i NCBR (projekty konsorcyjne). Nowe przepisy obejmują projekty na etapie oceny oraz trwający nabór dla konsorcjów.
Zmiany wynikają z rekomendacji Komisji Europejskiej w sprawie wcześniejszej oceny zdolności finansowej wnioskodawców. Teraz wnioski o dofinansowanie muszą być uzupełnione o dokumenty potwierdzające źródła finansowania budżetu projektu już przy złożeniu wniosku lub na etapie oceny merytorycznej, a nie dopiero na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. Oznacza to, że przedsiębiorcy aplikujący w ramach Ścieżki SMART muszą udokumentować wsparcie finansowe znacznie wcześniej niż dotychczas. Poniżej wyjaśniamy, na czym polegają zmiany, jakie dokumenty należy przygotować dla różnych źródeł finansowania projektu, oraz co to oznacza dla wnioskodawców.
Spis treści
- Dlaczego wprowadzono zmiany w dokumentacji Ścieżki SMART?
- Na czym polegają nowe wymagania?
- Jakie dokumenty potwierdzające źródła finansowania projektu trzeba dostarczyć?
- Wpływ na wnioskodawców – praktyczne konsekwencje zmian
- Projekty indywidualne vs konsorcja – kogo dotyczą nowe zasady oceny projektów?
- Podsumowanie – dobre przygotowanie kluczem do sukcesu
Dlaczego wprowadzono zmiany w dokumentacji Ścieżki SMART?
Zmiany w dokumentacji konkursowej zostały wprowadzone, aby dostosować proces oceny projektów do zaleceń instytucji nadzorujących program FENG 2021–2027. Celem zmian w dokumentacji konkursowej jest zapewnienie rzetelnej oceny zdolności finansowej innowacyjnych projektów już na etapie oceny merytorycznej. Dzięki temu ograniczone zostanie ryzyko przyznania dofinansowania projektom, które nie mają zapewnionego wkładu własnego lub finansowania zewnętrznego na prace badawczo-rozwojowe lub wdrożenie innowacji.
Na czym polegają nowe wymagania?
Kluczowa zmiana polega na przesunięciu obowiązku przedłożenia dokumentów potwierdzających źródła finansowania budżetu projektu z końcowej fazy (przed podpisaniem umowy) na etap oceny merytorycznej (II etap).
- PARP (projekty indywidualne MŚP, nabór w ocenie): do wzoru wniosku dodano nowy Załącznik nr 3 – „Dokumenty potwierdzające zdolność wnioskodawcy do finansowej realizacji projektu” wraz z upoważnieniem do przekazania informacji objętych tajemnicą bankową (w przypadku finansowania kredytem/pożyczką). Wyłączono też możliwość podpisania „umowy warunkowej” – brak dokumentów finansowania oznacza brak umowy.
- NCBR (projekty konsorcyjne, w tym nabór w ocenie): dokumenty finansowe są wymagane po wezwaniu na II etapie. Każdy wnioskodawca ma 10 dni na ich dostarczenie (z możliwością wydłużenia do 45 dni na uzasadniony wniosek). Złożone dokumenty stają się częścią wniosku. W przypadku NCBR (projekty konsorcyjne) Regulamin przewiduje wydłużenie maksymalnego czasu trwania II etapu do 225 dni, właśnie z uwagi na dodatkową ocenę ekspertów.
Jakie dokumenty potwierdzające źródła finansowania projektu trzeba dostarczyć?
Wymagane dokumenty różnią się w zależności od źródła finansowania:
1. Kredyt bankowy: promesa kredytowa (na podstawie pozytywnej oceny zdolności kredytowej)lubumowa kredytowa (jeżeli została już zawarta).
2. Pożyczka:
- umowa pożyczki lub umowa warunkowa,
- dokumenty finansowe pożyczkodawcy (zaświadczenie z banku, sprawozdanie finansowe, PIT – w zależności od formy prawnej),
- potwierdzenie zapłaty podatku PCC (jeśli dotyczy).
3. Podniesienie kapitału / dopłaty do kapitału w spółce:
- uchwała wspólników/akcjonariuszy lub umowa inwestycyjna,
- dokumenty finansowe inwestora (np. zaświadczenie z banku, sprawozdanie finansowe, PIT).
4. Leasing finansowy: promesa leasingu, umowa warunkowa lub umowa leasingu.
5. Sprawozdania finansowe: kopie sprawozdań finansowych za 3 ostatnie lata obrotowe (jeśli nie są dostępne w rejestrach),lub PIT za 3 ostatnie lata – w przypadku przedsiębiorców nieprowadzących pełnej księgowości.
6. Sprawozdanie F-01: sprawozdanie F-01 za ostatni zamknięty kwartał,lub zaświadczenie z banku o stanie środków (na dzień wskazany w Regulaminie).
7. Inne dokumenty: każde inne dokumenty finansowe wskazane we wniosku o dofinansowanie lub modelu finansowym, potwierdzające źródła finansowania projektu (zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku).
Wpływ na wnioskodawców – praktyczne konsekwencje zmian
Dla przedsiębiorców ubiegających się o dofinansowanie w Ścieżce SMART zmiany te oznaczają konieczność wcześniejszego działania i większej staranności w planowaniu finansowania projektu. W projekcie SMART dla konsorcjów już na etapie przygotowania wniosku i wstępnej oceny warto zadbać o zabezpieczenie źródeł finansowania i zdobycie odpowiednich dokumentów. Oto kilka praktycznych konsekwencji i porad dla wnioskodawców:
Więcej formalności przed oceną końcową
Należy liczyć się z tym, że po przejściu I etapu oceny (oceny wstępnej) w II etapie na pewno zażąda dokumentów finansowych. W przeciwieństwie do poprzednich naborów, nie można odkładać rozmów z bankiem czy inwestorem na „po otrzymaniu decyzji o dotacji”. Już w trakcie trwania oceny musimy mieć np. promesę kredytu, czy promesę leasingu. Wnioskodawcy powinni więc wcześnie rozpocząć negocjacje z instytucjami finansowymi – np. uzyskać wstępną decyzję kredytową w banku jeszcze przed złożeniem wniosku albo zaraz po I etapie, aby zdążyć z dostarczeniem promesy w II etapie oceny.
Krótszy czas na skompletowanie dokumentów
PARP wyznaczy kilkanaście dni na dostarczenie wymaganych załączników, a NCBiR formalnie daje 10 dni (do 45 dni na wniosek). Trzeba być przygotowanym, że opóźnienia w pozyskaniu dokumentów mogą skutkować pominięciem ich przy ocenie. Jeśli np. bank potrzebuje dwóch tygodni na wydanie promesy, a my dostaniemy wezwanie z krótszym terminem – możemy znaleźć się w trudnej sytuacji. Dlatego warto zawczasu zgromadzić potrzebne zaświadczenia.
Weryfikacja zdolności finansowej
Eksperci będą teraz bardziej szczegółowo weryfikować zdolność finansową i wiarygodność planu finansowego projektu. Można spodziewać się pytań lub dodatkowych analiz, czy przedstawione źródła finansowania są realne. Wnioskodawcy powinni przygotować się do uzasadnienia realności swojego montażu finansowego. W efekcie projekty z niepewnym finansowaniem mogą nie uzyskać dofinansowania, co jest sygnałem dla firm, by zgłaszać tylko takie przedsięwzięcia, na które naprawdę ich stać przy założonym wsparciu z funduszy UE.
Potencjalnie dłuższy czas oczekiwania na wyniki
Dodanie dodatkowego kroku w procedurze oceny (zbieranie i ocena dokumentów finansowych) może wydłużyć cały proces konkursowy. PARP formalnie uwzględnił ten fakt, wydłużając maksymalny czas trwania oceny II etapu. Na przykład w konkursach konsorcjalnych termin oceny projektów został wydłużony nawet do 225 dni (ok. 7,5 miesiąca) właśnie z uwagi na czas potrzebny na dostarczenie i sprawdzenie dokumentów potwierdzających finansowanie. W przypadku naborów dla pojedynczych firm (MŚP) wydłużenie może nie być aż tak dramatyczne, ale wnioskodawcy powinni być przygotowani na dłuższe oczekiwanie na ostateczne wyniki. Innymi słowy, rozstrzygnięcia konkursu mogą przesunąć się o kilka dodatkowych tygodni w porównaniu z poprzednimi naborami, co trzeba uwzględnić w swoich planach (np. planując start projektu czy wydatków). W dokumentacji NCBR doprecyzowano również alokację środków (1,583 mld zł) i wprowadzono mechanizm list częściowych, co ma zapewnić płynność rozstrzygania naboru.
Projekty indywidualne vs konsorcja – kogo dotyczą nowe zasady oceny projektów?
- PARP: zmiany zatwierdzone 8.08.2025, obowiązują od 13.08.2025 (nabory FENG.01.01-IP.02-001/25 – dostępność i FENG.01.01-IP.02-002/25 – nabór ogólny),
- NCBR: zmiany obowiązują od 29.08.2025 (FENG.01.01-IP.01-003/24 – konsorcja),
- Zmiany uwzględniają obecnie trwający nabór w NCBR dla konsorcjów (FENG.01.01-IP.01-002/25).
Opisane zmiany obejmują wszystkie typy projektów w Ścieżce SMART – zarówno realizowane przez pojedynczych przedsiębiorców (MŚP lub duże firmy, zależnie od naboru), jak i przedsięwzięcia realizowane w formie konsorcjum.
Podsumowanie – dobre przygotowanie kluczem do sukcesu
Zmiany w dokumentacji Ścieżki SMART w zakresie weryfikacji źródeł finansowania projektu to istotna modyfikacja, która wpływa na sposób oceny przedsiębiorstw w konkursie. Zmiany mają na celu zwiększenie bezpieczeństwa realizacji projektów i upewnienie się, że dotacje trafią do podmiotów faktycznie zdolnych współfinansować swoje przedsięwzięcia. Aby odnieść sukces w obecnie trwającym naborze, warto zaplanować finansowanie projektu już teraz, zdobyć wymagane dokumenty na czas oraz być gotowym na weryfikację ze strony instytucji.
Dzięki takiemu podejściu przedsiębiorcy zwiększą swoje szanse na uzyskanie dofinansowania na innowacyjne rozwiązania lub wdrożenie wyników prac B+R w ramach Ścieżki SMART, a jednocześnie zminimalizują ryzyko opóźnień czy negatywnej oceny z powodu kwestii finansowych. Nowe wymagania mogą wydawać się wyzwaniem, ale ostatecznie służą temu, by projekty, które otrzymają wsparcie, były dobrze przygotowane i miały zagwarantowane finansowanie. To z kolei przekłada się na większą pewność realizacji przedsięwzięć, na czym zyskują zarówno przedsiębiorcy, jak i instytucje wdrażające fundusze unijne. Ścieżka SMART dla konsorcjów nadal pozostaje atrakcyjną szansą na zdobycie nawet 80% dofinansowania na innowacyjne projekty, pod warunkiem spełnienia nowych kryteriów formalnych.
Powodzenia w aplikowaniu!
