Rozliczanie projektów unijnych – z jakimi obowiązkami się wiąże oraz jak uniknąć błędów?

Spis treści

• System SL – jak z niego korzystać?
• Wnioski o płatność i dokumentowanie poniesionych wydatków
• Zmiany w projekcie – czyli jak przygotować aneks
• Obowiązki w okresie trwałości projektu
• FENG a rozliczanie projektów

Przedsiębiorcy, którzy pozyskali dofinansowanie unijne muszą pamiętać, że pozytywna ocena wniosku i podpisanie umowy o dofinansowanie to tak naprawdę dopiero pierwszy krok. Żeby w pełni wykorzystać dotacje z Unii należy właściwie rozliczyć projekt, co obejmuje w szczególności sporządzanie wniosków o płatność, kompletowanie dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków, aktualizowanie harmonogramów płatności czy bieżące reagowanie na pojawiające się problemy i, jeśli zachodzi taka konieczność, wnioskowanie o wprowadzenie zmian w projekcie. Procedury mogą się nieznacznie różnić w zależności od konkursu oraz Instytucji Pośredniczącej (IP), która odpowiada za ich wdrażanie (jak NCBR, PARP czy regionalne instytucje pośredniczące), jednak ogólne zasady pozostają wspólne dla większości działań. Rozliczanie projektów unijnych odbywa się co do zasady przy wykorzystaniu systemu SL 2014. Niektóre regionalne programy operacyjne posiadają własne systemy informatyczne (np. LSI 2014 dla województwa śląskiego), niemniej jednak w większości przypadków standardem jest, że dotacje z unii Beneficjenci rozliczają w systemie SL.

System SL – jak z niego korzystać?

SL jest dość przyjaznym dla użytkownika systemem. Dostępna jest szczegółowa instrukcja korzystania z sytemu SL (Podręcznik Beneficjenta). Należy jednak zaznaczyć, że w trakcie realizacji projektów zwykle pojawiają się bardzo indywidualne zagadnienia, które nie zostały uregulowane w podręczniku. Takie kwestie najlepiej konsultować z opiekunem projektu. Do korzystania z systemu konieczne jest posiadanie profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Do najważniejszych modułów systemu SL należą:

• Wnioski o płatność – pozwala na przygotowywanie wniosków o płatność stanowiących podstawę wypłaty dofinansowania. Częstotliwość składania wniosków o płatność precyzuje umowa o dofinansowanie.

• Korespondencja – umożliwia prowadzenie bieżącej korespondencji z opiekunem projektu oddelegowanym do obsługi projektu po stronie IP.

• Harmonogram płatności – pozwala na przygotowywanie harmonogramów płatności stanowiących plan realizacji finansowej części projektu w czasie. W harmonogramie płatności w podziale na kwartały lub miesiące Beneficjent wskazuje kwotę dofinansowania, formę wypłaty (zaliczka vs. refundacja), wartość wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem oraz wartość wydatków ogółem. Harmonogram płatności powinien być okresowo aktualizowany zgodnie z rzeczywistym przebiegiem realizacji projektu.

• Baza personelu – w obrębie tego modułu należy wprowadzić informację o personelu zaangażowanym w realizację projektu. Wymagane jest wprowadzenie takich danych jak: nazwa stanowiska, okres zaangażowania, forma zaangażowania, data zaangażowania oraz wymiar czasu pracy (w wymiarze etatu lub w formie godzinowej). Powyższe informacje wprowadzone są jednorazowo, systematycznie należy z kolei uzupełniać szczegółowe dane o czasie pracy pracowników w poszczególnych miesiącach okresu zaangażowania. W projektach, w których nie przewidziano rozliczania kosztów wynagrodzeń zakładka ta nie jest uzupełniana.

• Dokumentacja – w tym module dostępne są wszystkie pliki przekazane do IP za pośrednictwem systemu SL. Moduł dokumentacja pozwala także na tworzenie powiązań – możliwe jest powiązanie wgranego do systemu pliku z innym dokumentem z modułów: wniosek o płatność, harmonogram płatności, zamówienia czy kontrakty. Funkcja ta jest bardzo przydatna, dzięki niej można powiązać wybrany plik wrzucony w przeszłości z dowolnym nowym dokumentem, zamiast załączać go na nowo. Sprawdza się zwłaszcza przy kompletowaniu próby dokumentów do wniosku o płatność. Część niezbędnej do rozliczenia wydatku dokumentacji jest bowiem niezmienna (przykładowo dla rozliczenia wynagrodzeń konieczne jest każdorazowo przedstawienie podstawy zatrudnienia tj. umowy o pracę, umowy zlecenia itp.) i nie ma potrzeby jej ponownego załączania. Jeden plik może być powiązany z wieloma dokumentami np. z kilkoma wnioskami o płatność. Należy tylko pamiętać, że dokumentów, dla których istnieją powiązania nie można usunąć z systemu.

Wnioski o płatność i dokumentowanie poniesionych wydatków

We wniosku o płatność można wyróżnić część opisową (opis postępu rzeczowego, czyli przebiegu realizacji projektu, opis napotkanych problemów, jeśli wystąpiły, opis planowanego przebiegu w kolejnych miesiącach) oraz finansową. Rodzaj wniosku decyduje o tym, które części wymagają uzupełnienia. Istnieje kilka typów wniosków o płatność – do najprostszych należą wnioski o zaliczkę oraz wnioski sprawozdawcze (uzupełnienia wymaga wyłącznie część opisowa), znacznie bardziej wymagające są wnioski o refundację oraz wnioski rozliczające pobraną zaliczkę. W konkursach organizowanych przez NCBR weryfikacja poniesionych wydatków odbywa się na tzw. próbie dokumentów – Beneficjent nie musi przedstawiać całości dokumentacji, a jedynie wybrane losowo pozycje. Wybrane dokumenty należy przekazać w systemie SL (moduł dokumentacja). Nie zwalania to jednak Beneficjenta z obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów i przedstawienia pełnej dokumentacji w przypadku kontroli. W części działań możliwe jest rozliczanie projektów unijnych w oparciu o kwoty ryczałtowe (taką możliwość dawały np. Go to Brand czy Bony na cyfryzację organizowane w ramach POIR) co znacznie upraszcza procedurę składania wniosków o płatność oraz prowadzenia dokumentacji projektowej. Dla każdego działania publikowana jest lista dokumentów niezbędnych do rozliczenia poniesionych wydatków, warto się z nią zapoznać przed zaciągnięciem pierwszego zobowiązania.

Zmiany w projekcie – czyli jak przygotować aneks

Rozliczanie projektów unijnych nie zawsze przebiega zgodnie z pierwotnie założonym planem zapisanym we wniosku o dofinansowanie. Często konieczne jest wprowadzanie różnego typu zmian (np. zmiany terminu realizacji projektu, zmian w budżecie). Ścieżka wprowadzania zmian jest uzależniona od powagi zmiany – drobniejsze zmiany wymagają zwykle wyłącznie poinformowania Instytucji Pośredniczącej, poważniejsze wymagać już będą zgody IP i podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie. W projektach zarządzanych przez NCBR w pierwszej kolejności należy przygotować wniosek o wprowadzenie zmian w projekcie (wzór takiego wniosku jest dostępny na stronie www NCBR), następnie – o ile jest to konieczne – sporządza się aneks. Jeśli Beneficjent posiada podpis kwalifikowany cała procedura może zostać przeprowadzana w systemie SL.

Obowiązki w okresie trwałości projektu

Zakończenie realizacji projektu i złożenie wniosku o płatność końcową nie kończy automatycznie procesu rozliczania. Na Beneficjencie ciąży bowiem obowiązek utrzymania trwałości projektu. Oznacza to, że Beneficjent nie może wprowadzić istotnych zmian w projekcie (np. sprzedać dofinansowanych z dotacji środków trwałych) ani zaprzestać działalności i jest zobowiązany do utrzymania zadeklarowanych celów i wskaźników projektu. Okres trwałości projektu jest liczony od daty wpływu płatności końcowej na rachunek bankowy Beneficjenta i wynosi 3 lata dla firm należących do sektora MŚP, 5 lat dla pozostałych podmiotów. W tym okresie Beneficjent jest zobowiązany do składania w każdym roku oświadczenia o zachowaniu trwałości projektu. Niektóre Instytucje Pośredniczące wymagają przedłożenia jeszcze dodatkowych dokumentów (np. NCBR wymaga złożenia kopii sprawozdania PNT-01). Zakres wymaganej dokumentacji może się różnić w zależności od konkursu i jest każdorazowo wskazany w umowie o dofinansowanie. W okresie trwałości mogą też zostać przeprowadzone kontrole projektu co wiąże się z koniecznością przechowywania pełnej dokumentacji projektowej. Kontrolujący mają bowiem prawo do weryfikacji całego zakresu projektu, w tym poprawności poniesienia wydatków zaakceptowanych w zatwierdzonych wnioskach o płatność.

FENG a rozliczanie projektów

Mimo że istnieją ogólne wytyczne, rozliczanie projektów unijnych może się nieco różnić w zależności od tego jaka Instytucja Pośrednicząca odpowiadała za organizację konkursu i tak np. PARP ma nieco inne wymagania wobec Beneficjentów niż NCBR. Dotychczas NCBR specjalizował się w projektach badawczych, konkursy inwestycyjne były z kolei domeną PARP-u. Beneficjenci chcący pozyskać dofinansowanie na cały proces byli zmuszeni do współpracy z dwoma Instytucjami Pośredniczącymi (co wiązało się z koniecznością obsługi dwóch generatorów, różnymi wymaganiami opiekunów projektów itp.). W nowej perspektywie (2021-2027) problem ten został rozwiązany. Program FENG przewiduje kompleksowe wsparcie tj. od prac B+R po wdrożenie oraz, że MŚP i konsorcja MŚP będą obsługiwane wyłącznie przez PARP, dla pozostałych podmiotów właściwą instytucją będzie NCBR.