Jak zaplanować projekt badawczo-rozwojowy?

Spis treści

• Projekt B+R – co to jest?
• Od czego zacząć?
• Określenie charakteru prac B+R
• Prace w projekcie i kamienie milowe
• Zasoby w projekcie badawczym
• Sporządzenie budżetu
• Nadrzędny cel, czyli wdrożenie
• Wskaźniki

Projekt B+R – co to jest?

Działalność B+R określana jest jako działalność twórcza, która obejmuje badania naukowe i prace rozwojowe, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy przedsiębiorstwa oraz stworzenie nowych zastosowań dla posiadanej lub istniejącej już wiedzy. Badania naukowe co do zasady ukierunkowane są na pozyskanie nowej wiedzy i umiejętności, natomiast prace rozwojowe polegają na wykorzystaniu dostępnej już wiedzy i istniejących umiejętności. Działalność twórcza oznacza natomiast aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych lub ulepszonych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, które nie mają charakteru odtwórczego.   

Głównym celem prac B+R jest opracowanie nowego lub znacząco udoskonalonego produktu, usługi lub technologii oraz ich komercjalizacja. Prace B+R mają doprowadzić do potwierdzenia postawionych hipotez i weryfikacji możliwości wdrożenia innowacyjnego rozwiązania.

Od czego zacząć?

Na wstępie, podczas planowania projektu B+R, należy zastanowić się na jakim poziomie gotowości technologicznej obecnie znajduje się technologia lub rozwijany produkt będący przedmiotem projektu, a także jakie kolejne poziomy zamierza przedsiębiorstwo osiągać na poszczególnych etapach realizacji projektu.

Powszechnie przyjęło się, że do określania na jakim etapie badań znajduje się projekt stosuje się skalę TRL (ang. Technology Readiness Level), gdzie pierwszy poziom wskazuje na najniższy stopnień zaawansowania technologicznego, a ostatni pełną dojrzałość i gotowość do wdrożenia. Więcej szczegółów na temat analizy postępu realizacji projektów przy pomocy oceny poziomu gotowości technologicznej (TRL) opisaliśmy w naszych dwóch artykułach:

• Poziomy gotowości technologicznej (TRL) i poziomy gotowości biznesowej (BRL) – czym są oraz jak je określić?
• Poziomy gotowości technologicznej (TRL) w kontekście systemów IT oraz oprogramowania.

Określenie charakteru prac B+R

Następnie, w zależności od poziomu gotowości technologicznej zaplanowanych prac, należy przyporządkować je do jednej z trzech głównych kategorii:

• Badania podstawowe (TRL I) – są to prace eksperymentalne bądź teoretyczne wykonywane w celu zdobycia nowej wiedzy, bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne.
• Badania przemysłowe (TRL II – VI) – oznaczają badania mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, w celu opracowania nowych lub ulepszonych produktów, usług bądź procesów. Uwzględniają one tworzenie elementów składowych systemów, urządzeń i mogą obejmować budowę prototypów w środowisku laboratoryjnym czy też budowę linii pilotażowych. Innymi słowy badania przemysłowe stanowią początkowy etap prac badawczych, w których ryzyko wystąpienia niepowodzenia jest wysokie.
• Eksperymentalne prace rozwojowe (TRL VII – IX) – są to zaawansowane badania nad opracowywaniem nowych lub ulepszonych produktów, usług bądź procesów. Mogą obejmować m.in. opracowanie prototypów, pilotaże, testowanie czy też walidację w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania. Prace rozwojowe mają na celu zdobywanie, wykorzystywanie i łączenie aktualnej wiedzy i umiejętności, co oznacza że ryzyko wystąpienia niepowodzenia jest zdecydowanie mniejsze niż w przypadku badań przemysłowych. Eksperymentalne prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzanych do istniejących produktów i linii produkcyjnych, usług czy też procesów.

Prace w projekcie i kamienie milowe

Projekty B+R to wieloetapowe przedsięwzięcie, które prawidłowo przygotowane może zapewnić firmie znaczącą przewagę konkurencyjną. Należy jednak pamiętać, że proces ich realizacji jest bardzo złożony, pracochłonny i obarczony dużym ryzykiem. Z tego powodu prowadzenie prac badawczo-rozwojowych musi być starannie zaplanowane i odpowiednio zarządzane.

Projekt badawczy może trwać od kilku miesięcy do nawet kilku czy kilkunastu lat. Wszystko zależy od specyfiki branży, której dotyczy, zakresu projektu oraz od poziomu zaawansowania na jakim znajduje się projekt.

Aby właściwie zaplanować projekt B+R, po przypisaniu prac do jednej z kategorii, tj. badań podstawowych, badań przemysłowych lub prac rozwojowych, prace niezbędne do przeprowadzenia należy również podzielić na zadania i rozpisać je w czasie. Należy przy tym zachować logiczny układ zadań i kolejności prowadzonych prac.

Ważne jest też, aby przejście z jednej fazy do drugiej znajdowało uzasadnienie w osiągnięciu kolejnych kamieni milowych. Każde zadanie zaplanowane w projekcie powinno zakończyć się kamieniem milowym (np. sparametryzowaną funkcjonalnością, stworzeniem kluczowych komponentów technologii, zakończeniem testów, stworzeniem linii pilotażowej, opracowaniem prototypu przyszłego urządzenia, itp.), na podstawie którego będzie możliwe podjęcie decyzji o kontynuacji, przerwaniu bądź modyfikacji projektu.

Należy wybierać takie kamienie milowe, które są możliwe do skwantyfikowania, czyli takie które są mierzalne. Ponadto kamienie milowe powinny odpowiadać rozwiązywanym w danym zadaniu problemom badawczym. Zadania oraz związane z nimi kamienie milowe są podstawą do monitorowania postępów realizacji projektu.

Zasoby w projekcie badawczym

Projekty badawczo-rozwojowe wymagają zaangażowania wielu zasobów, w tym zasobów ludzkich, technicznych czy intelektualnych. Na etapie sporządzania wniosku o dofinansowanie przedsiębiorstwo będzie musiało wykazać zdolność do prawidłowej realizacji projektu. Dlatego też przedsiębiorstwo przystępując do opracowania założeń i prac w projekcie powinno zastanowić się na tym, czy jest w posiadaniu odpowiednich zasobów, a jeśli nie, to należy zaplanować ich pozyskanie czy też zakup, aby osiągnięcie założonych celów projektowych było możliwe.

W szczególności przedsiębiorstwo powinno wykazać, że dysponuje odpowiednimi zasobami kadrowymi, tzn. zespołem, który będzie zaangażowany w prace badawcze. Ważne jest, aby zespół posiadał odpowiednią wiedzę i doświadczenie niezbędne do realizacji projektu, a posiadane przez niego umiejętności odpowiadały obszarom podejmowanych w projekcie prac. Poza zasobami kadrowymi, nie należy zapominać o zasobach technicznych i intelektualnych (wartościach niematerialnych i prawnych), które będą wykorzystywane do realizacji projektu. Należy wykazać w posiadaniu jakich zasobów jest przedsiębiorstw, a które planuje zakupić w projekcie. Należy udowodnić, że planowane do zakupu zasoby są niezbędne do realizacji projektu, w tym wykazać związek między tymi zasobami, a zakresem zaplanowanych w projekcie prac B+R.

Sporządzenie budżetu

Bazując na dokonanym podziale prac na badania podstawowe, badania przemysłowe i prace rozwojowe można zbudować budżet.

Budżet projektu to jeden z ważniejszych elementów do przygotowania na etapie planowania projektu. Zawiera on informacje o kosztach jakie firma zamierza sfinansować. Koszta zaplanowane w budżecie należy dobrze przemyśleć, tak aby były spójne z harmonogramem i zakresem prowadzonych działań projektowych. Budżet powinien obejmować tylko te koszta, które są niezbędne i konieczne dla zrealizowania projektu i osiągnięcia zakładanych celów.

Sporządzającą budżet należy wykazać wydatki, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, jakie firma zamierza ponieść w trakcie realizacji projektu, a następnie przyporządkować je do odpowiedniej kategorii kosztów kwalifikowanych zdefiniowanych w ramach danego konkursu.

Nadrzędny cel, czyli wdrożenie

Należy także pamiętać, że projekt badawczo-rozwojowy powinien już od samego początku posiadać jasno wytyczony cel. Na etapie przygotowania projektu trzeba postarać się zdefiniować oczekiwany efekt końcowy do jakiego firma zmierza. Przystępując do projektu badawczego należy również zaplanować wdrożenie rezultatów projektu, a także określić prace przedwdrożeniowe oraz wykonać prognozy wpływu rezultatu projektu na otoczenie, m. in. należy wykonać ocenę opłacalności projektu.

Warto również zaplanować etap wdrożeniowy, aby zapoznać się z ewentualnymi ryzykami i barierami związanymi z wdrożeniem. W trakcie planowana wdrożenia może okazać się, że pojawią się problemy i przeszkody, z którymi firma będzie musiała się zmierzyć oraz które mogą nawet wpłynąć na decyzję o zakończeniu projektu. Wbrew pozorom taka sytuacja może okazać się korzystna, gdyż uchroni przedsiębiorstwo od ponoszenia nakładów na realizację projektu, którego wyniki nie mogłyby być skomercjalizowane.

Wskaźniki

Punktem kulminacyjnym przygotowywania wniosku aplikacyjnego w ramach projektu badawczo-rozwojowego powinno być ustalenie zestawu wskaźników, które dają możliwość zmierzenia, na ile cel projektu został zrealizowany. Planując wskaźniki należy odnieść się do wartości bazowej (stan na dzień rozpoczęcia realizacji projektu) i określić wartość docelową jaka zostanie osiągnięta po zakończeniu realizacji projektu. Należy również pamiętać o tym, aby wskaźniki były mierzalne i realne do osiągnięcia, ponieważ będą one stanowiły podstawę do rozliczania projektu.