Spis treści

• Zaliczka w projektach unijnych
• Refundacja w projektach unijnych
• Kiedy można wnioskować o zaliczkę?
• Rozliczenie zaliczki ze środków unijnych
• Zasady na które należy zwrócić uwagę przy rozliczaniu zaliczki
• Rozliczanie dotacji. Jak rozliczać refundację w projektach unijnych?

Rozliczenie dotacji unijnej – zaliczka i refundacja

Istnieją dwie formy, w jakich można otrzymać dofinansowanie ze środków unijnych:

• w formie zaliczki

• w formie refundacji.

Konkursy z góry narzucają dostępne formy płatności. Może się zdarzyć tak, że w ramach danego konkursu możliwa jest wypłata środków tylko w formie refundacji, a w innych przypadkach możliwe będzie skorzystanie z płatności w formie zaliczki oraz refundacji.

Zaliczka w projektach unijnych

Zaliczka to środki otrzymane przez podmiot (z reguły jedynie część dotacji), przed poniesieniem wydatków lub kosztów uzyskania przychodów w trakcie realizowanego projektu.

Otrzymanie środków pieniężnych następuje po podpisaniu umowy o dofinansowanie i ustanowieniu zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, należy złożyć wniosek o przekazanie środków w formie zaliczki – wniosek o zaliczkę.

Środki z zaliczki należy wydatkować zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz regułami określonymi w wytycznych do danego konkursu. W niniejszych dokumentach określony jest m.in. maksymalny procent dofinansowania jaki może być przekazany w formie zaliczki czy termin obowiązujący na rozliczenie otrzymanej zaliczki.

Refundacja w projektach unijnych

Refundacja to zwrot środków wcześniej wydatkowanych w ramach projektu unijnego.

W odróżnieniu od płatności zaliczkowych, refundacja (części lub całości wydatków) następuje gdy wydatki poniesione są kwalifikowalne oraz uwzględnione w planie rzeczowo-finansowym projektu. Czyli najpierw ponoszone są wydatki w trakcie realizacji projektu ze środków własnych beneficjenta, a dopiero później, po wykazaniu poniesionych wydatków, są one zwracane, czyli refundowane ze środków europejskich w określonej wysokości i w oparciu o określone dokumenty.

Kiedy można wnioskować o zaliczkę?

Aby aplikować o udzielenie zaliczki należy:

1. Posiadać wyodrębniony rachunek bankowy, na który środki dotacji powinny trafić.
2. Złożyć harmonogram płatności na cały okres realizacji projektu, uwzględniając planowany do złożenia wniosek o zaliczkę.
3. Złożyć poprawnie wypełniony wniosek o zaliczkę, do wysokości części kwoty dotacji określonej w Harmonogramie płatności.

Rozliczenie zaliczki ze środków unijnych

Otrzymana dotacja unijna wymaga rozliczenia każdej płatności. Rozliczenie zaliczki z dotacji to złożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę, w którym wykazywane są rzeczywiście poniesione wydatki (jak np. zakup środka trwałego sfinansowanego dotacją) lub/i zwrot niewykorzystanych środków. Ważne jest więc żeby nie zapomnieć o prowadzeniu skrupulatnej ewidencji środków trwałych oraz środków finansowych w projekcie

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązany jest do ponoszenia wydatków z wyodrębnionego rachunku bankowego.

Niezwykle ważne jest terminowe rozliczanie zaliczki z unijnej dotacji. Nie ma ujednoliconych zasad takich rozliczeń, wynikają one z zapisów umowy o dofinansowanie. Bardzo ważne jest trzymanie się zapisów w niej zawartych.

Nieterminowe rozliczenia zaliczki skutkuje naliczeniem przez Instytucję Zarządzającą odsetek liczonych jak dla zaległości podatkowych.

Zasady na które należy zwrócić uwagę przy rozliczaniu zaliczki

Rozliczenie środków unijnych otrzymanych z przyznanej dotacji czy też środków publicznych może okazać się dosyć trudne. Dobrze jest więc mieć na uwadze poniższe zasady:

1. Otrzymana zaliczka powinna być przeznaczona na sfinansowanie zaplanowanych we wniosku wydatków kwalifikowanych. Wydatkowanie zaliczki na inny cel (np. bieżącą działalność, czy opłaty za prowadzenie rachunku bankowego) może skutkować zwrotem środków wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, od dnia przekazania środków na rachunek beneficjenta.
2. Zaliczkę należy rozliczyć w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie np. do 6 miesięcy od dnia jej otrzymania.
3. Zaliczka może być wypłacona w transzach, do wysokości określonej w Harmonogramie płatności, na podstawie złożonych przez Beneficjenta i zatwierdzonych wniosków o płatność.
4. Kolejna transza zaliczki może zostać wypłacona po rozliczeniu określonego w umowie o dofinansowanie procentu dotychczas przekazanej zaliczki.
5. Dokumenty wykazywane przy rozliczeniu zaliczki muszą być opłacone zgodnie z montażem finansowym wskazanym we wniosku o dofinansowanie, tzn. z zachowaniem udziału dofinansowania oraz wkładu własnego beneficjenta w wydatkach kwalifikowanych.
6. Do każdego wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę należy załączyć wyciąg z rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi płatności w formie zaliczki.
7. Niezłożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w określonym terminie i kwocie wiązać się będzie z koniecznością zwrotu dotacji otrzymanej ze środków publicznych wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek beneficjenta.

Rozliczanie dotacji. Jak rozliczać refundację w projektach unijnych?

W celu otrzymania refundacji części lub całości poniesionych wydatków, beneficjent ma obowiązek złożyć wniosek o refundację, do którego należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w ramach projektu, w tym m.in.

• kopie dokumentów księgowych (faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzających poniesienie wydatków oraz potwierdzających dokonanie zapłaty;
• kopii protokołów odbioru dokumentujących wykonanie robót;
• kopii innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji projektu z Umową.

Rodzaj wymaganych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki jest określony w umowie o dofinansowanie.

Dofinansowanie w formie refundacji przekazywane jest na wyodrębniony przez Beneficjenta rachunek bankowy, na podstawie złożonych i zatwierdzonych wniosków o płatność. Należy pamiętać, że środki zostaną zwrócone beneficjentowi tylko wtedy, gdy wydatki były poniesione zgodnie z umową o dofinansowane projektu oraz zgodnie z przepisami prawa.