Wyszukiwarka dotacji

Sposoby rozliczania projektu unijnego – zaliczka i refundacja

Sposoby rozliczania projektu unijnego – zaliczka i refundacja

Spis treści

Rozliczenie dotacji unijnej – zaliczka i refundacja

Istnieją dwie formy, w jakich można otrzymać dofinansowanie ze środków unijnych:

  • w formie zaliczki
  • w formie refundacji.

Konkursy z góry narzucają dostępne formy płatności. Może się zdarzyć tak, że w ramach danego konkursu możliwa jest wypłata środków tylko w formie refundacji, a w innych przypadkach możliwe będzie skorzystanie z płatności w formie zaliczki oraz refundacji.

Zaliczka w projektach unijnych

Zaliczka to środki otrzymane przez podmiot (z reguły jedynie część dotacji), przed poniesieniem wydatków lub kosztów uzyskania przychodów w trakcie realizowanego projektu.

Otrzymanie środków pieniężnych następuje po podpisaniu umowy o dofinansowanie i ustanowieniu zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, należy złożyć wniosek o przekazanie środków w formie zaliczki – wniosek o zaliczkę.

Środki z zaliczki należy wydatkować zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz regułami określonymi w wytycznych do danego konkursu. W niniejszych dokumentach określony jest m.in. maksymalny procent dofinansowania jaki może być przekazany w formie zaliczki czy termin obowiązujący na rozliczenie otrzymanej zaliczki.

Refundacja w projektach unijnych

Refundacja to zwrot środków wcześniej wydatkowanych w ramach projektu unijnego.

W odróżnieniu od płatności zaliczkowych, refundacja (części lub całości wydatków) następuje gdy wydatki poniesione są kwalifikowalne oraz uwzględnione w planie rzeczowo-finansowym projektu. Czyli najpierw ponoszone są wydatki w trakcie realizacji projektu ze środków własnych beneficjenta, a dopiero później, po wykazaniu poniesionych wydatków, są one zwracane, czyli refundowane ze środków europejskich w określonej wysokości i w oparciu o określone dokumenty.

Kiedy można wnioskować o zaliczkę?

Aby aplikować o udzielenie zaliczki należy:

  1. Posiadać wyodrębniony rachunek bankowy, na który środki dotacji powinny trafić.
  2. Złożyć harmonogram płatności na cały okres realizacji projektu, uwzględniając planowany do złożenia wniosek o zaliczkę.
  3. Złożyć poprawnie wypełniony wniosek o zaliczkę, do wysokości części kwoty dotacji określonej w Harmonogramie płatności.

Rozliczenie zaliczki ze środków unijnych

Otrzymana dotacja unijna wymaga rozliczenia każdej płatności. Rozliczenie zaliczki z dotacji to złożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę, w którym wykazywane są rzeczywiście poniesione wydatki (jak np. zakup środka trwałego sfinansowanego dotacją) lub/i zwrot niewykorzystanych środków. Ważne jest więc żeby nie zapomnieć o prowadzeniu skrupulatnej ewidencji środków trwałych oraz środków finansowych w projekcie

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązany jest do ponoszenia wydatków z wyodrębnionego rachunku bankowego.

Niezwykle ważne jest terminowe rozliczanie zaliczki z unijnej dotacji. Nie ma ujednoliconych zasad takich rozliczeń, wynikają one z zapisów umowy o dofinansowanie. Bardzo ważne jest trzymanie się zapisów w niej zawartych.

Nieterminowe rozliczenia zaliczki skutkuje naliczeniem przez Instytucję Zarządzającą odsetek liczonych jak dla zaległości podatkowych.

kalkulator

Zasady na które należy zwrócić uwagę przy rozliczaniu zaliczki

Rozliczenie środków unijnych otrzymanych z przyznanej dotacji czy też środków publicznych może okazać się dosyć trudne. Dobrze jest więc mieć na uwadze poniższe zasady:

  1. Otrzymana zaliczka powinna być przeznaczona na sfinansowanie zaplanowanych we wniosku wydatków kwalifikowanych. Wydatkowanie zaliczki na inny cel (np. bieżącą działalność, czy opłaty za prowadzenie rachunku bankowego) może skutkować zwrotem środków wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, od dnia przekazania środków na rachunek beneficjenta.
  2. Zaliczkę należy rozliczyć w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie np. do 6 miesięcy od dnia jej otrzymania.
  3. Zaliczka może być wypłacona w transzach, do wysokości określonej w Harmonogramie płatności, na podstawie złożonych przez Beneficjenta i zatwierdzonych wniosków o płatność.
  4. Kolejna transza zaliczki może zostać wypłacona po rozliczeniu określonego w umowie o dofinansowanie procentu dotychczas przekazanej zaliczki.
  5. Dokumenty wykazywane przy rozliczeniu zaliczki muszą być opłacone zgodnie z montażem finansowym wskazanym we wniosku o dofinansowanie, tzn. z zachowaniem udziału dofinansowania oraz wkładu własnego beneficjenta w wydatkach kwalifikowanych.
  6. Do każdego wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę należy załączyć wyciąg z rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi płatności w formie zaliczki.
  7. Niezłożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w określonym terminie i kwocie wiązać się będzie z koniecznością zwrotu dotacji otrzymanej ze środków publicznych wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek beneficjenta.
wykres na podkładce

Rozliczanie dotacji. Jak rozliczać refundację w projektach unijnych?

W celu otrzymania refundacji części lub całości poniesionych wydatków, beneficjent ma obowiązek złożyć wniosek o refundację, do którego należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w ramach projektu, w tym m.in.

  • kopie dokumentów księgowych (faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzających poniesienie wydatków oraz potwierdzających dokonanie zapłaty;
  • kopii protokołów odbioru dokumentujących wykonanie robót;
  • kopii innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji projektu z Umową.

Rodzaj wymaganych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki jest określony w umowie o dofinansowanie.

Dofinansowanie w formie refundacji przekazywane jest na wyodrębniony przez Beneficjenta rachunek bankowy, na podstawie złożonych i zatwierdzonych wniosków o płatność. Należy pamiętać, że środki zostaną zwrócone beneficjentowi tylko wtedy, gdy wydatki były poniesione zgodnie z umową o dofinansowane projektu oraz zgodnie z przepisami prawa.

Zapytaj eksperta
Podobne wpisy
Transformacja cyfrowa MŚP – już wkrótce rusza program grantów na cyfryzację!

Transformacja cyfrowa MŚP – już wkrótce rusza program grantów na cyfryzację!

Nowe wsparcie oferowane dzięki programowi Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG) czyli Dig.IT Transformacja Cyfrowa Polskich MŚP to szansa dla polskich mikro, małych i średnich przedsiębiorców na uzyskanie środków w zakresie doradztwa opracowania strategii cyfrowej, nowoczesnych technologii cyfrowych, środków trwałych, finansowania szkoleń dla pracowników, a także promowania idei transformacji cyfrowej. Zapoznaj się ze strukturą projektu i wartościami grantów. Kompleksowe wsparcie pojawi się w tym roku w ofercie programu FENG!
Dowiedz się więcej
Czym są Krajowe Inteligentne Specjalizacje?

Czym są Krajowe Inteligentne Specjalizacje?

Celem głównym Krajowych Inteligentnych Specjalizacji (KIS) jest skupienie inwestycji na działalność B+R+I tj. badawczo-rozwojowo-innowacyjną w obszarach cechujących się największym potencjałem innowacyjnym i konkurencyjnym. Z inteligentnymi specjalizacjami można spotkać się przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych. Listy inteligentnych specjalizacji są aktualizowane i przedstawiane w ramach odpowiednich dokumentów. W artykule wskazujemy i przybliżamy aktualne KIS.
Dowiedz się więcej
Nowe technologie w obszarze rolnictwa – analiza raportu Rolnictwo 4.0

Nowe technologie w obszarze rolnictwa – analiza raportu Rolnictwo 4.0

Analizujemy raport dotyczący trendów technologicznych w obszarze Rolnictwa 4.0 sporządzony przez NCiBR czyli Narodowe Centrum Badań i Rozwoju. W artykule przedstawiliśmy kluczowe wnioski wynikające z raportu i dane obrazujące rozwój Rolnictwa 4.0 oraz działalności badawczo-rozwojowe w tym obszarze. Sięgnij po dawkę informacji z zakresu rolnictwa inteligentnego i dowiedz się jaki potencjał posiadają polscy przedsiębiorcy prowadzący gospodarstwa rolne.
Dowiedz się więcej
Termomodernizacja – sprawdź możliwości dofinansowania dla Twojej firmy

Termomodernizacja – sprawdź możliwości dofinansowania dla Twojej firmy

Ogólnie rzecz biorąc pojęcie jakim jest termomodernizacja wiąże się z poprawą efektywności energetycznej i może dotyczyć budynków, procesów produkcyjnych czy usługowych. Cele na jakich się koncentruje proces przeprowadzenia termomodernizacji obejmują obniżenie strat energii i uzyskanie dzięki temu oszczędności oraz zmniejszenie emisji szkodliwych substancji do środowiska. W nowej perspektywie finansowej przedsiębiorcy mogą pozyskać dofinansowanie na przedsięwzięcia termomodernizacyjne.
Dowiedz się więcej
Wsparcie dla branży energochłonnej z budżetem równym 5,5 mld zł

Wsparcie dla branży energochłonnej z budżetem równym 5,5 mld zł

Pomoc dla przedsiębiorców z sektora wydobycia i przetwórstwa przemysłowego organizowana jest w ramach programu Pomoc dla przemysłu energochłonnego związana z cenami gazu ziemnego i energii elektrycznej w 2023 r. Skorzystać będzie mogło około 3000 firm, a pula środków jest nie mała bo wynosi 5,5 mld zł. Celem programu jest pomoc w utrzymaniu ciągłości działalności firm i zachowaniu miejsc pracy. Dowiedz się jakie wsparcie możesz otrzymać!
Dowiedz się więcej
Bardziej zrównoważone projekty unijne – wszystko na temat zasady 6R

Bardziej zrównoważone projekty unijne – wszystko na temat zasady 6R

Ochrona środowiska w ramach projektu unijnego stała się elementem, na który zwraca się coraz większą uwagę. Zarówno kraje, ich polityka jak i przedsiębiorcy większy nacisk kładą na rozwiązania, które pozwolą przyspieszyć zieloną transformację. W nowej perspektywie zasada zrównoważonego rozwoju została rozbudowana o kryteria 6R - refuse, reduce, reuse, recover, recycle, rethink. Z artykułu dowiesz się czego dotyczą poszczególne kryteria i jaki wpływ mają na realizację projektów unijnych.
Dowiedz się więcej
Mapa drogowa transformacji jako element realizacji projektu z obszaru cyfryzacji

Mapa drogowa transformacji jako element realizacji projektu z obszaru cyfryzacji

Mapa drogowa transformacji to szczególny dokument, który towarzyszy wnioskom o dofinansowanie jako niezbędny załącznik do przedstawienia w ramach dotacji z obszaru cyfryzacji. Nową dotacją z takiego właśnie obszaru, której nabór dopiero wystartował jest Automatyzacja i robotyzacja w MŚP. Z artykułu dowiesz się jak wygląda zakres takiej mapy oraz tego jakie podmioty są uprawnione do świadczenia usługi opracowania mapy drogowej transformacji w ramach dotacji Automatyzacja i robotyzacja w MŚP.
Dowiedz się więcej
Włącz zarządzanie ryzykiem w projektach innowacyjnych

Włącz zarządzanie ryzykiem w projektach innowacyjnych

Prowadzenie projektów innowacyjnych wiąże się z pewnego rodzaju ryzykiem, którego nie da się w całości wyeliminować jednak można je obniżać. Umiejętne zarządzanie ryzykiem i wartościowe, odpowiednie planowanie ryzyka w projekcie jest niezwykle istotne dla osiągnięcia sukcesu. Jak wygląda ryzyko w projekcie innowacyjnym i jak je obniżać? Odpowiedzi znajdziesz w artykule.
Dowiedz się więcej
Dotacje na internacjonalizację, czyli promocja Twojej marki na rynkach zagranicznych

Dotacje na internacjonalizację, czyli promocja Twojej marki na rynkach zagranicznych

Wejście na nowe rynki zagraniczne często może wymagać dużych nakładów pieniężnych. Nowa perspektywa oferuje przedsiębiorcom możliwości wsparcia eksportu zagranicznego oraz promocji prowadzonej działalności, w tym oferowanych produktów. Poznaj główne motywy internacjonalizacji przedsiębiorstw i dotacje z jakich można będzie skorzystać w celu rozwoju działalności poprzez promocję na nowych rynkach międzynarodowych.
Dowiedz się więcej
Zapisz się do naszego
newslettera dotacji