Wyszukiwarka dotacji

Sposoby rozliczania projektu unijnego – zaliczka i refundacja

Sposoby rozliczania projektu unijnego – zaliczka i refundacja

Spis treści

Rozliczenie dotacji unijnej – zaliczka i refundacja

Istnieją dwie formy, w jakich można otrzymać dofinansowanie ze środków unijnych:

  • w formie zaliczki
  • w formie refundacji.

Konkursy z góry narzucają dostępne formy płatności. Może się zdarzyć tak, że w ramach danego konkursu możliwa jest wypłata środków tylko w formie refundacji, a w innych przypadkach możliwe będzie skorzystanie z płatności w formie zaliczki oraz refundacji.

Zaliczka w projektach unijnych

Zaliczka to środki otrzymane przez podmiot (z reguły jedynie część dotacji), przed poniesieniem wydatków lub kosztów uzyskania przychodów w trakcie realizowanego projektu.

Otrzymanie środków pieniężnych następuje po podpisaniu umowy o dofinansowanie i ustanowieniu zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, należy złożyć wniosek o przekazanie środków w formie zaliczki – wniosek o zaliczkę.

Środki z zaliczki należy wydatkować zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz regułami określonymi w wytycznych do danego konkursu. W niniejszych dokumentach określony jest m.in. maksymalny procent dofinansowania jaki może być przekazany w formie zaliczki czy termin obowiązujący na rozliczenie otrzymanej zaliczki.

Refundacja w projektach unijnych

Refundacja to zwrot środków wcześniej wydatkowanych w ramach projektu unijnego.

W odróżnieniu od płatności zaliczkowych, refundacja (części lub całości wydatków) następuje gdy wydatki poniesione są kwalifikowalne oraz uwzględnione w planie rzeczowo-finansowym projektu. Czyli najpierw ponoszone są wydatki w trakcie realizacji projektu ze środków własnych beneficjenta, a dopiero później, po wykazaniu poniesionych wydatków, są one zwracane, czyli refundowane ze środków europejskich w określonej wysokości i w oparciu o określone dokumenty.

Kiedy można wnioskować o zaliczkę?

Aby aplikować o udzielenie zaliczki należy:

  1. Posiadać wyodrębniony rachunek bankowy, na który środki dotacji powinny trafić.
  2. Złożyć harmonogram płatności na cały okres realizacji projektu, uwzględniając planowany do złożenia wniosek o zaliczkę.
  3. Złożyć poprawnie wypełniony wniosek o zaliczkę, do wysokości części kwoty dotacji określonej w Harmonogramie płatności.

Rozliczenie zaliczki ze środków unijnych

Otrzymana dotacja unijna wymaga rozliczenia każdej płatności. Rozliczenie zaliczki z dotacji to złożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę, w którym wykazywane są rzeczywiście poniesione wydatki (jak np. zakup środka trwałego sfinansowanego dotacją) lub/i zwrot niewykorzystanych środków. Ważne jest więc żeby nie zapomnieć o prowadzeniu skrupulatnej ewidencji środków trwałych oraz środków finansowych w projekcie

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązany jest do ponoszenia wydatków z wyodrębnionego rachunku bankowego.

Niezwykle ważne jest terminowe rozliczanie zaliczki z unijnej dotacji. Nie ma ujednoliconych zasad takich rozliczeń, wynikają one z zapisów umowy o dofinansowanie. Bardzo ważne jest trzymanie się zapisów w niej zawartych.

Nieterminowe rozliczenia zaliczki skutkuje naliczeniem przez Instytucję Zarządzającą odsetek liczonych jak dla zaległości podatkowych.

kalkulator

Zasady na które należy zwrócić uwagę przy rozliczaniu zaliczki

Rozliczenie środków unijnych otrzymanych z przyznanej dotacji czy też środków publicznych może okazać się dosyć trudne. Dobrze jest więc mieć na uwadze poniższe zasady:

  1. Otrzymana zaliczka powinna być przeznaczona na sfinansowanie zaplanowanych we wniosku wydatków kwalifikowanych. Wydatkowanie zaliczki na inny cel (np. bieżącą działalność, czy opłaty za prowadzenie rachunku bankowego) może skutkować zwrotem środków wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, od dnia przekazania środków na rachunek beneficjenta.
  2. Zaliczkę należy rozliczyć w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie np. do 6 miesięcy od dnia jej otrzymania.
  3. Zaliczka może być wypłacona w transzach, do wysokości określonej w Harmonogramie płatności, na podstawie złożonych przez Beneficjenta i zatwierdzonych wniosków o płatność.
  4. Kolejna transza zaliczki może zostać wypłacona po rozliczeniu określonego w umowie o dofinansowanie procentu dotychczas przekazanej zaliczki.
  5. Dokumenty wykazywane przy rozliczeniu zaliczki muszą być opłacone zgodnie z montażem finansowym wskazanym we wniosku o dofinansowanie, tzn. z zachowaniem udziału dofinansowania oraz wkładu własnego beneficjenta w wydatkach kwalifikowanych.
  6. Do każdego wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę należy załączyć wyciąg z rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi płatności w formie zaliczki.
  7. Niezłożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w określonym terminie i kwocie wiązać się będzie z koniecznością zwrotu dotacji otrzymanej ze środków publicznych wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek beneficjenta.
wykres na podkładce

Rozliczanie dotacji. Jak rozliczać refundację w projektach unijnych?

W celu otrzymania refundacji części lub całości poniesionych wydatków, beneficjent ma obowiązek złożyć wniosek o refundację, do którego należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w ramach projektu, w tym m.in.

  • kopie dokumentów księgowych (faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzających poniesienie wydatków oraz potwierdzających dokonanie zapłaty;
  • kopii protokołów odbioru dokumentujących wykonanie robót;
  • kopii innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji projektu z Umową.

Rodzaj wymaganych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki jest określony w umowie o dofinansowanie.

Dofinansowanie w formie refundacji przekazywane jest na wyodrębniony przez Beneficjenta rachunek bankowy, na podstawie złożonych i zatwierdzonych wniosków o płatność. Należy pamiętać, że środki zostaną zwrócone beneficjentowi tylko wtedy, gdy wydatki były poniesione zgodnie z umową o dofinansowane projektu oraz zgodnie z przepisami prawa.

Zapytaj eksperta
Podobne wpisy
Wsparcie na starcie. Przegląd możliwości i sposobów dofinansowania na start firmy.

Wsparcie na starcie. Przegląd możliwości i sposobów dofinansowania na start firmy.

Dofinansowanie na startup można pozyskać w różnych formach, poprzez dotacje unijne, pożyczki, programy akceleracyjne czy poprzez inwestorów. Jakie możliwości już czekają lub dopiero będą czekać na przedsiębiorstwa na wczesnym etapie rozwoju? Sprawdź ofertę programu FENG, programu dla Polski Wschodniej oraz inne możliwości jakie oferuje na przykład Fundusz Inwestycyjny.
Dowiedz się więcej
Nowe zasady promocji projektów unijnych – jak uniknąć błędów?

Nowe zasady promocji projektów unijnych – jak uniknąć błędów?

Każdy z projektów współfinansowanych z funduszy europejskich ma obowiązek realizacji działań informacyjnych na rzecz widoczności FE. W celu określenia działań w zakresie informacji i promocji powstały Wytyczne dotyczące informacji i promocji Funduszy Europejskich dla danej perspektywy, obecnie na lata 2021-2027. W artykule przyglądamy się bliżej tym wytycznym i obowiązkom z jakich muszą wywiązać się Beneficjenci.
Dowiedz się więcej
Obszar transformacji w województwie łódzkim

Obszar transformacji w województwie łódzkim

Obszar transformacji to obszar szczególnie dotknięty skutkami transformacji w kierunku gospodarki neutralnej dla klimatu. Z niniejszego artykułu dowiesz się jaki zasięg i jakie gminy obejmuje obszar transformacji w województwie łódzkim, co było podstawą jego ustalenia oraz na co można przeznaczyć środki z Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji.
Dowiedz się więcej
Kondycja finansowa przedsiębiorstwa w procesie pozyskiwania dotacji unijnych

Kondycja finansowa przedsiębiorstwa w procesie pozyskiwania dotacji unijnych

Pozyskiwanie wsparcia finansowego z Funduszy Unijnych na projekty inwestycyjne lub badawczo-rozwojowe wymaga od przedsiębiorcy spełnienia określonych wymogów. Aby dostać wsparcie ze środków unijnych, firma musi znajdować się w korzystnej sytuacji finansowej. Jednak co dzieje się w przypadku kiedy przedsiębiorstwo znajduje się w trudnej sytuacji, co to oznacza?
Dowiedz się więcej
Przyspieszenie transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa

Przyspieszenie transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa

W klimacie biznesowym transformację cyfrową firmy stanowi znalezienie nowych sposobów dostarczania wartości, zwiększania efektywności czy generowania przychodów. Dla transformacji biznesowej przy wykorzystaniu innowacji cyfrowych ważne są obszary takie jak zasoby ludzie, strategia biznesowa oraz inteligentne technologie. Dlaczego firmy powinny przeprowadzać cyfrową transformację? Odpowiedzi znajdziesz w artykule.
Dowiedz się więcej
Mazowieckie z możliwością pozyskania dotacji w programie Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej

Mazowieckie z możliwością pozyskania dotacji w programie Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej

Ponownie w nowej perspektywie 2021-2027 przedsiębiorcy będą mogli liczyć na kontynuację wsparcia dla wschodnich województw w celu przyspieszenia ich rozwoju. W nowej odsłonie programu woj. mazowieckie również ma szansę na pozyskanie dofinansowania. Ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej, aż 500 mln euro zostanie przeznaczonych na wsparcie dla przedsiębiorców. Poznaj program FEPW i dowiedz się, które regiony woj. mazowieckiego mogą skorzystać ze wsparcia unijnego.
Dowiedz się więcej
Jak zaplanować projekt badawczo-rozwojowy?

Jak zaplanować projekt badawczo-rozwojowy?

Projekty B+R to wieloetapowe przedsięwzięcie, które prawidłowo przygotowane może zapewnić firmie znaczącą przewagę konkurencyjną. Należy jednak pamiętać, że proces ich realizacji jest bardzo złożony, pracochłonny i obarczony dużym ryzykiem. W artykule wskazaliśmy jak skutecznie zaplanować projekt badawczo-rozwojowy i inne informacje związane z pracami B+R.
Dowiedz się więcej
Zapisz się do naszego
newslettera dotacji