Wyszukiwarka dotacji

Sposoby rozliczania projektu unijnego – zaliczka i refundacja

Spis treści

Rozliczenie dotacji unijnej – zaliczka i refundacja

Istnieją dwie formy, w jakich można otrzymać dofinansowanie ze środków unijnych:

  • w formie zaliczki
  • w formie refundacji.

Konkursy z góry narzucają dostępne formy płatności. Może się zdarzyć tak, że w ramach danego konkursu możliwa jest wypłata środków tylko w formie refundacji, a w innych przypadkach możliwe będzie skorzystanie z płatności w formie zaliczki oraz refundacji.

Zaliczka w projektach unijnych

Zaliczka to środki otrzymane przez podmiot (z reguły jedynie część dotacji), przed poniesieniem wydatków lub kosztów uzyskania przychodów w trakcie realizowanego projektu.

Otrzymanie środków pieniężnych następuje po podpisaniu umowy o dofinansowanie i ustanowieniu zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, należy złożyć wniosek o przekazanie środków w formie zaliczki – wniosek o zaliczkę.

Środki z zaliczki należy wydatkować zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz regułami określonymi w wytycznych do danego konkursu. W niniejszych dokumentach określony jest m.in. maksymalny procent dofinansowania jaki może być przekazany w formie zaliczki czy termin obowiązujący na rozliczenie otrzymanej zaliczki.

Refundacja w projektach unijnych

Refundacja to zwrot środków wcześniej wydatkowanych w ramach projektu unijnego.

W odróżnieniu od płatności zaliczkowych, refundacja (części lub całości wydatków) następuje gdy wydatki poniesione są kwalifikowalne oraz uwzględnione w planie rzeczowo-finansowym projektu. Czyli najpierw ponoszone są wydatki w trakcie realizacji projektu ze środków własnych beneficjenta, a dopiero później, po wykazaniu poniesionych wydatków, są one zwracane, czyli refundowane ze środków europejskich w określonej wysokości i w oparciu o określone dokumenty.

Kiedy można wnioskować o zaliczkę?

Aby aplikować o udzielenie zaliczki należy:

  1. Posiadać wyodrębniony rachunek bankowy, na który środki dotacji powinny trafić.
  2. Złożyć harmonogram płatności na cały okres realizacji projektu, uwzględniając planowany do złożenia wniosek o zaliczkę.
  3. Złożyć poprawnie wypełniony wniosek o zaliczkę, do wysokości części kwoty dotacji określonej w Harmonogramie płatności.

Rozliczenie zaliczki ze środków unijnych

Otrzymana dotacja unijna wymaga rozliczenia każdej płatności. Rozliczenie zaliczki z dotacji to złożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę, w którym wykazywane są rzeczywiście poniesione wydatki (jak np. zakup środka trwałego sfinansowanego dotacją) lub/i zwrot niewykorzystanych środków. Ważne jest więc żeby nie zapomnieć o prowadzeniu skrupulatnej ewidencji środków trwałych oraz środków finansowych w projekcie

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązany jest do ponoszenia wydatków z wyodrębnionego rachunku bankowego.

Niezwykle ważne jest terminowe rozliczanie zaliczki z unijnej dotacji. Nie ma ujednoliconych zasad takich rozliczeń, wynikają one z zapisów umowy o dofinansowanie. Bardzo ważne jest trzymanie się zapisów w niej zawartych.

Nieterminowe rozliczenia zaliczki skutkuje naliczeniem przez Instytucję Zarządzającą odsetek liczonych jak dla zaległości podatkowych.

kalkulator

Zasady na które należy zwrócić uwagę przy rozliczaniu zaliczki

Rozliczenie środków unijnych otrzymanych z przyznanej dotacji czy też środków publicznych może okazać się dosyć trudne. Dobrze jest więc mieć na uwadze poniższe zasady:

  1. Otrzymana zaliczka powinna być przeznaczona na sfinansowanie zaplanowanych we wniosku wydatków kwalifikowanych. Wydatkowanie zaliczki na inny cel (np. bieżącą działalność, czy opłaty za prowadzenie rachunku bankowego) może skutkować zwrotem środków wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, od dnia przekazania środków na rachunek beneficjenta.
  2. Zaliczkę należy rozliczyć w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie np. do 6 miesięcy od dnia jej otrzymania.
  3. Zaliczka może być wypłacona w transzach, do wysokości określonej w Harmonogramie płatności, na podstawie złożonych przez Beneficjenta i zatwierdzonych wniosków o płatność.
  4. Kolejna transza zaliczki może zostać wypłacona po rozliczeniu określonego w umowie o dofinansowanie procentu dotychczas przekazanej zaliczki.
  5. Dokumenty wykazywane przy rozliczeniu zaliczki muszą być opłacone zgodnie z montażem finansowym wskazanym we wniosku o dofinansowanie, tzn. z zachowaniem udziału dofinansowania oraz wkładu własnego beneficjenta w wydatkach kwalifikowanych.
  6. Do każdego wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę należy załączyć wyciąg z rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi płatności w formie zaliczki.
  7. Niezłożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w określonym terminie i kwocie wiązać się będzie z koniecznością zwrotu dotacji otrzymanej ze środków publicznych wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek beneficjenta.
wykres na podkładce

Rozliczanie dotacji. Jak rozliczać refundację w projektach unijnych?

W celu otrzymania refundacji części lub całości poniesionych wydatków, beneficjent ma obowiązek złożyć wniosek o refundację, do którego należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w ramach projektu, w tym m.in.

  • kopie dokumentów księgowych (faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzających poniesienie wydatków oraz potwierdzających dokonanie zapłaty;
  • kopii protokołów odbioru dokumentujących wykonanie robót;
  • kopii innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji projektu z Umową.

Rodzaj wymaganych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki jest określony w umowie o dofinansowanie.

Dofinansowanie w formie refundacji przekazywane jest na wyodrębniony przez Beneficjenta rachunek bankowy, na podstawie złożonych i zatwierdzonych wniosków o płatność. Należy pamiętać, że środki zostaną zwrócone beneficjentowi tylko wtedy, gdy wydatki były poniesione zgodnie z umową o dofinansowane projektu oraz zgodnie z przepisami prawa.

Zapytaj eksperta
Podobne wpisy
Najatrakcyjniejsze dotacje dla Polski Wschodniej

Najatrakcyjniejsze dotacje dla Polski Wschodniej

W ramach programów regionalnych i programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej przedsiębiorstwa z Warmii i Mazur, Mazowsza, Lubelszczyzny, Podlasia, Podkarpacia i województwa świętokrzyskiego mogą ubiegać się o dotacje z Unii Europejskiej. Sprawdź, jakie nabory zostaną przeprowadzone w 2024 roku i o dofinansowanie na jakie cele możesz się ubiegać.
Dowiedz się więcej
Czym są kompetencje przyszłości?

Czym są kompetencje przyszłości?

Rynek pracy ulega postępującym zmianom, podobnie jak i wyzwania stawiane przed przedsiębiorcami, pracodawcami i pracownikami. Jakie są kluczowe kompetencje przyszłości? Co zrobić, aby przygotować się do nowej rzeczywistości na rynku i jak mogą w tym pomóc dotacje z Unii Europejskiej?
Dowiedz się więcej
Dotacje dla HoReCa 2024 – wsparcie dla hotelarstwa, gastronomii, turystyki, sportu i kultury

Dotacje dla HoReCa 2024 – wsparcie dla hotelarstwa, gastronomii, turystyki, sportu i kultury

W ramach KPO przedsiębiorcy z sektora HoReCa mogą uzyskać bezzwrotną dotację w kwocie nawet 540 000 zł. Dofinansowanie firmy w tym programie można przeznaczyć na rozszerzenie lub dywersyfikację działalności, co otwiera mnóstwo możliwości wdrażania inwestycji. Sprawdź, jak możesz ubiegać się o dotację i co możesz sfinansować w ramach pozyskanych środków.
Dowiedz się więcej
Technologiczny lider – jak się nim stać?

Technologiczny lider – jak się nim stać?

Omawiamy kluczowe aspekty dotyczące pozycji lidera technologicznego oraz transformacji technologicznej w firmach. Cechy i funkcje liderów technologicznych to przede wszystkim zdolność do łączenia aspektów technicznych i biznesowych oraz koncentrację na innowacjach i wykorzystaniu metodologii zwinnych. Dowiedz się jakie znaczenie ma lider technologiczny w firmie oraz jak wspierać rozwój technologiczny w Twoim biznesie.
Dowiedz się więcej
Rozwiń swój biznes. Branża spożywcza jako jedna z najszybciej rosnących i najważniejszych gałęzi polskiej gospodarki.

Rozwiń swój biznes. Branża spożywcza jako jedna z najszybciej rosnących i najważniejszych gałęzi polskiej gospodarki.

Branża spożywcza i jej rozwój. W artykule piszemy o rosnącym znaczeniu branży spożywczej w polskiej gospodarce, zwracając uwagę na jej kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa żywnościowego i szybkiego rozwoju. Omawiamy również trendy i wyzwania branży spożywczej, wskazując na potrzebę innowacji i dostosowania się do oczekiwań konsumentów. Dowiedz się o możliwościach rozwoju biznesu w sektorze spożywczym, w tym jakie korzyści przynoszą z dotacje unijne wspierające badania, innowacje i modernizację przedsiębiorstw.
Dowiedz się więcej
Jak napisać wniosek o dotację?

Jak napisać wniosek o dotację?

Uzyskanie dotacji z Unii Europejskiej to bardzo długi i skomplikowany proces. Jak napisać wniosek, aby zwiększyć szanse na uzyskanie korzystnej decyzji o przyznaniu dofinansowania? Na jakie elementy zwrócić szczególną uwagę i dlaczego warto skorzystać z pomocy przy pisaniu wniosku o dotację?
Dowiedz się więcej
Wsparcie dla branży energochłonnej z budżetem równym 5,5 mld zł (aktualizacja)

Wsparcie dla branży energochłonnej z budżetem równym 5,5 mld zł (aktualizacja)

Pomoc dla przedsiębiorców z sektora wydobycia i przetwórstwa przemysłowego organizowana jest w ramach programu Pomoc dla przemysłu energochłonnego związana z cenami gazu ziemnego i energii elektrycznej w 2023 r. Skorzystać będzie mogło około 3000 firm, a pula środków jest nie mała bo wynosi 5,5 mld zł. Celem programu jest pomoc w utrzymaniu ciągłości działalności firm i zachowaniu miejsc pracy. Dowiedz się jakie wsparcie możesz otrzymać! Nabór trwa.
Dowiedz się więcej
Na czym polega opracowanie mapy drogowej transformacji w kierunku Przemysłu 4.0?

Na czym polega opracowanie mapy drogowej transformacji w kierunku Przemysłu 4.0?

Jak przygotować spersonalizowaną mapę drogową i jaki jest zakres opracowania mapy transformacji cyfrowej przedsiębiorstw? Przygotowanie mapy transformacji może być poważną trudnością w procesie ubiegania się o dotację unijną w perspektywie finansowej 2021-2027. Dzięki mapie drogowej w procesie transformacji przedsiębiorstwa mogą liczyć na wiele korzyści, włączając w to oczywiście pozytywne rozpatrzenie wniosku o dofinansowanie projektu.
Dowiedz się więcej
Zapisz się do naszego
newslettera dotacji