Podstawowe zasady związane z księgowym aspektem rozliczania dotacji unijnych

Spis treści

• Rozliczenie dotacji otrzymanej na realizację projektu ze środków unijnych
• Wyodrębniona ewidencja księgowa
• Wyodrębnienie rachunków bankowych – rozliczenie dotacji
• Określenie podatkowych kosztów i przychodów związanych z dotacją
• Zarachowanie należnej dotacji – ujęcie dotacji w księgach rachunkowych
• Podwójne finansowanie
• Kwalifikowalność VAT
• Regulacje wewnętrzne
• Dokumentowanie wydatków projektowych

Rozliczenie dotacji otrzymanej na realizację projektu ze środków unijnych

Rozliczanie otrzymanej dotacji na realizację projektu wiąże się z koniecznością prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Ma ona na celu ułatwienie bieżącej kontroli nad ponoszonymi wydatkami, zapewnienie przejrzystości i zgodności z harmonogramem i budżetem projektu. Przede wszystkim powinna umożliwić uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości finansowej wynikającej z zapisów umowy o dofinansowanie.

Wyodrębniona ewidencja księgowa

Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczy wszystkich beneficjentów niezależnie od stosowanej formy księgowości. Realizując projekt należy wyodrębnić w księgowości wszystkie zdarzenia gospodarcze, które są z nim związane zarówno kwalifikowane jak i niekwalifikowane (stanowiące wkład własny beneficjenta).

Wymogi pomiędzy projektami mogą się delikatnie różnić, ale zasadą wspólną jest, iż wszystkie koszty i przychody związane z projektem powinny być ewidencjonowane w sposób umożliwiający ich wyodrębnienie.

Wyodrębnienie kosztów następuje najczęściej poprzez wyodrębnienie kosztu kwalifikowanego oraz niekwalifikowanego, ale w niektórych przypadkach zdarza się, iż instytucje nakazują wyodrębnić wartość kosztu podlegającego dofinansowaniu. Ta pierwsza metoda jest stosowana częściej, gdyż jest czytelniejsza i jest odzwierciedleniem wydatków przedkładanych we wnioskach o płatność. Dopiero po zsumowaniu kosztów kwalifikowanych danego okresu można je przemnożyć przez odpowiedni procent dofinansowania i otrzymać kwotę należnej dotacji.

Wyodrębnioną ewidencję projektową można prowadzić w różny sposób np.:

• wprowadzając konta analityczne, na których będą księgowane tylko operacje dla danego projektu,

• wprowadzając rejestry, w których księgowane są tylko dokumenty projektowe,

• wprowadzając konta pozabilansowe odpowiadające operacjom projektowym,

• wprowadzając znaczniki do kont, które nie są widoczne na planie kont, ale pozwalają tworzyć zestawienia projektowe,

• Łącząc powyższe sposoby.

Wybór odpowiedniego sposobu jest najczęściej uwarunkowany możliwościami systemu księgowego. Ważne, aby prowadzenie wyodrębnionej księgowości dla projektu nie naruszało ustawy o rachunkowości oraz umożliwiało w prosty sposób wyraportowanie zdarzeń projektowych oraz poprawne obliczenie podatków.

Prowadząc ewidencję wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych należy je od siebie odróżnić, tak aby była możliwość raportowania osobno wydatków kwalifikowanych  jak i niekwalifikowanych oraz wszystkich łącznie. Najlepiej zastosować dla nich odrębny znacznik/konto/odrębną ewidencję, ale powiązaną z tym samym projektem.

Należy pamiętać, że jeżeli zdarzy się, że instytucja nie uzna jakiegoś wydatku za kwalifikowany, wtedy należy dokonać przeksięgowania tego wydatku do wydatków niekwalifikowanych.

Odrębnym oznaczeniem należy  wydzielić również przychody osiągane w związku z realizacją dotacji oraz wydatki poniesione w związku z realizacją projektu, ale nie wykazane we wniosku o  dofinansowanie.

Jeżeli chodzi o wyodrębnienie przychodów to jest to również wyodrębnienie faktycznie otrzymanych środków – jest to aspekt podatkowy przychodów z tytułu dotacji.

W przypadku beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości spełnienie wymogu prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej można zrealizować poprzez sporządzenie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu w postaci arkusza kalkulacyjnego.

Wyodrębnienie rachunków bankowych – rozliczenie dotacji

Bardzo często umowa o dofinansowanie nakłada na beneficjenta obowiązek założenia odrębnego rachunku bankowego, z którego będą płacone wydatki kwalifikowane oraz odrębnego dla płatności zaliczkowych. Nie należy bagatelizować tego wymogu, co więcej nawet jeśli nie ma wymogu wyodrębniania takich rachunków bankowych to i tak zalecamy to zrobić. Wyodrębnienie takiego rachunku może być również częściowym spełnieniem warunku prowadzenia ewidencji projektowej – czasami trzeba wyodrębniać również rozrachunki, a w systemach księgowych bywa to niemożliwe.

Określenie podatkowych kosztów i przychodów związanych z dotacją

Najogólniejsza zasada brzmi:

Koszty kwalifikowane * % dofinansowania = koszty niepodatkowe = przychody niepodatkowe

1000 zł kosztów kwalifikowanych *80% dofinansowania = 800 zł kosztów niepodatkowych oraz 800 zł przychodów niepodatkowych

Należy jednak pamiętać, że zastosowanie jej wprost jest możliwe tylko gdy koszt kwalifikowany jest w tym samym okresie kosztem podatkowym.

Jeśli np. rozliczamy jakieś koszty w czasie, amortyzujemy środek trwały zakupiony w ramach projektu to korekt kosztów i przychodów niepodatkowych dokonujemy równolegle z odpisami RMK czy też amortyzacyjnymi. 

Zatem, jeśli zakupujemy środek trwały amortyzowany liniowo, korekty 80% kosztu dokonujemy od każdego odpisu amortyzacyjnego, rachując jednocześnie przychód w takiej samej wartości.

Pomimo zarachowania przychodów niepodatkowych z tyt. dotacji, należy również zaksięgować przychody podatkowego z tego tytułu – dokonuje się tego w dacie wpływu dofinansowania. Najczęściej jest to księgowanie pozabilansowe. Jest to przychód podatkowy, ale zwolniony wykazywany w załączniku CIT-8/O, a więc nie powiększa nam podstawy opodatkowania.

Zarachowanie należnej dotacji – ujęcie dotacji w księgach rachunkowych

Biorąc pod uwagę typy wydatków (inwestycyjne czy stricte kosztowe) oraz płatności (zaliczka, płatność pośrednia) należy zadecydować w jaki sposób księgować należności, aby ich saldo było zgodne ze złożonymi wnioskami o płatność.

Popularnym rozwiązaniem jest księgowanie przychodów w korespondencji z kontem takim jak „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” oraz odrębne na dzień złożenia wniosku o płatność księgowanie  należności z kontem międzyokresowych przychodów.

Podwójne finansowanie

Należy pamiętać, iż dany wydatek nie może być finansowany z dwóch tytułów, tj., może być finansowany w częściach w dwóch projektach, czyli np. 50% w projekcie A i 50% w projekcie B, ale nie może być finansowany 100% w każdym z tym projektów.

Zasada ta funkcjonuje również w kontekście zwolnień podatkowych. Jeśli korzystamy z jakichś ulg, zwolnień podatkowych itp. należy sprawdzić czy te ulgi nie można zastosować przy jednoczesnym współfinansowaniu wydatku.

Kwalifikowalność VAT

W przypadku, gdy beneficjent nie ma możliwości odzyskania podatku VAT – możliwe jest uznanie tego podatku za kwalifikowany. Jednak należy spełnić dodatkowe warunki:

• uwzględnienie kwalifikowalności VAT we wniosku o dofinansowanie i wniosku o płatność,
• podatek został prawidłowo naliczony na podstawie prawidłowo wystawionych faktur,
• podatek został faktycznie poniesiony,
• podatek dotyczy wydatków kwalifikowanych.

Regulacje wewnętrzne

Beneficjentów dotacji obowiązują regulacje unijne i krajowe, ale także regulacje wewnętrzne jednostki. Bardzo ważne jest, aby w wewnętrznych regulaminach dokładnie opisać obowiązujące w jednostce zasady związane z rozliczaniem dotacji.

O wybranych sposobach ewidencji operacji projektowych należy napisać w polityce rachunkowości. Instytucje kontrolujące prawidłowość rozliczania projektów bardzo często proszą o politykę rachunkowości w tym kontekście.

Zalecane jest również sporządzenie instrukcji obiegu dokumentów projektowych w zakresie kwalifikacji kosztu, kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, dekretacji, księgowania i przechowywania dokumentacji projektowej.

Jeżeli jednostka posiada, to również należy zawrzeć odpowiednie zapisy związane z realizacją projektu w regulaminie pracy, czy regulaminie wynagradzania. Mogą to być np. zapisy dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy w przypadku stosowania zadaniowego systemu czasu pracy.

Dokumentowanie wydatków projektowych.

Dokumenty potwierdzające wydatki projektowe (faktury, rachunki) powinny być odpowiednio opisane. Szczegółowe wytyczne dotyczące opisu zawarte są w dokumentach programowych, często również wynikają z umowy o dofinansowanie. Jednak można wyszczególnić listę najczęściej wymaganych zapisów. Są to:

• numer księgowy i dekretacja,
• adnotacja o dokonaniu kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej,
• informacja o współfinansowaniu wydatku,
• nazwa i numer projektu oraz numer i data umowy o dofinansowanie,
• opis związku wydatku z projektem (kategoria, wydatek z harmonogramu rzeczowo-finansowego),
• kwota wydatku kwalifikowanego,
• wskazanie przepisu z ustawy Prawo Zamówień Publicznych, na podstawie którego wydatek jest dokonany.