Nowe zasady promocji projektów unijnych – jak uniknąć błędów?

Spis treści

• Planowanie działań komunikacyjnych Funduszy Europejskich
• Obowiązki informacyjno-promocyjne projektów finansowanych z Funduszy Europejskich
• Obowiązki Beneficjenta – kogo i jak należy poinformować?
• Jak stosować znaki Funduszy Europejskich? Prawidłowe zestawienie znaków
• Gdzie znaleźć znaki Funduszy Europejskich, barw Rzeczypospolitej Polskiej, Unii Europejskiej, herby i logotypy województw?
• Oznaczanie miejsca realizacji projektu. Tablica informacyjna i plakat – jak powinny wyglądać?
• Jak oznakować stronę internetową?
• Informacja i promocja w mediach społecznościowych

Każdy z projektów współfinansowanych z funduszy europejskich ma obowiązek realizacji działań informacyjnych na rzecz widoczności FE. W ramach europejskiego funduszu przedsiębiorcy mogą skorzystać z programów krajowych jak i regionalnych (wojewódzkich). W celu określenia działań w zakresie informacji i promocji powstały Wytyczne dotyczące informacji i promocji Funduszy Europejskich dla danej perspektywy, obecnie na lata 2021-2027. Przyjrzyjmy się bliżej tym wytycznym i warunkom jakie należy spełnić wobec działań informacyjnych i promocyjnych w ramach realizacji projektu unijnego.

Planowanie działań komunikacyjnych Funduszy Europejskich

Strategia Komunikacji FE to dokument, w którym określone zostały podstawowe schematy prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na rzecz widoczności FE. Dla poszczególnych programów krajowych strategie komunikacji stanowią załączniki do Strategii FE, natomiast dla programów regionalnych strategia komunikacji jest odrębnym dokumentem. Czego można dowiedzieć się ze Strategii Komunikacji? Dokument precyzuje takie kwestie jak założenia komunikacyjne, cele komunikacji, grupy docelowe, główny przekaz, tworzenie przekazu, wizualizację, zasady komunikacji oraz kanały i narzędzia za pomocą, których dociera się do grup docelowych.

Obowiązki informacyjno-promocyjne projektów finansowanych z Funduszy Europejskich

Kiedy Beneficjent ma obowiązek wypełniania działań informacyjnych?

Należy je wypełniać od momentu uzyskania dofinansowania – podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu, aż do momentu końca realizacji projektu albo do końca okresu trwałości projektu określonego w umowie.

Zasada oznaczania i informowania nie działa „wstecz” ani „na zapas”. Jeżeli przed podpisaniem umowy były prowadzone już jakieś zadania w ramach projektu nie ma obowiązku informowania i uzupełniania odpowiednimi znakami. Z drugiej strony jeśli wnioskodawca będzie chciał się posłużyć znakami w zakresie informacji i promocji projektów UE przykładowo w celu prowadzenia kampanii promującej przedsięwzięcie, nie może tego zrobić. Dlaczego? Oznaczeń można używać wtedy kiedy dofinansowanie zostało uzyskane.

Konsekwencje – nie wypełnianie obowiązków informacji i promocji oznacza pomniejszenie dofinansowania projektu

Jeśli Beneficjent nie wywiąże się z podstawowych obowiązków informacyjnych, Instytucja wówczas zobowiązuje do działań zaradczych, co za tym idzie, nie wykonanie tych działań może doprowadzić do pomniejszenia dofinansowania projektu do 3% kwoty dofinansowania.

Obowiązki Beneficjenta – kogo i jak należy poinformować?

Beneficjent musi poinformować opinię publiczną i uczestników projektu o uzyskanym dofinansowaniu z FE. W tym celu obowiązkiem jest:

• Zamieszczenie znaków

Zestawienie znaków powinno zawierać znak Funduszy Europejskich, znak barwy Rzeczypospolitej Polskiej oraz znak Unii Europejskiej, a w przypadku gdy realizujesz projekt z programu regionalnego dodatkowo wymagane jest zamieszczenie herbu województwa lub jego oficjalnego logo promocyjnego. Zestawienie znaków umieścić należy na:

• wszystkich działaniach informacyjnych i promocyjnych projektu,

• dokumentach związanych z realizacją projektu podawanych do wiadomości publicznej,

• dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie,

• produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze itp., powstałych lub zakupionych w projekcie, poprzez umieszczenie na nich trwałych naklejek.

• Oznaczenie miejsca realizacji projektu

W miejscu realizacji projektu należy umieścić tablicę informacyjną (pamiątkową) lub plakat w zależności od całkowitego kosztu projektu.

• Umieszczenie opisu projektu

Na oficjalnej stronie internetowej należy umieścić opis projektu.

• Umieszczenie opisu projektu w mediach społecznościowych

• Dokumentowanie działań informacyjnych i promocyjnych

W celu posiadania dowodów wypełnienia obowiązków promocji projektów unijnych należy dokumentować dane działania.

Dodatkowo w przypadkach bardziej szczegółowych kiedy:

• projekt ma znaczenie strategiczne lub jego całkowity koszt przekracza 10 mln EUR obowiązkowym jest zorganizowanie wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego w ważnym momencie realizacji projektu przykładowo na otwarcie projektu lub w momencie jego ważnego etapu, np. rozpoczęcie inwestycji. Do udziału w wydarzeniu należy zaprosić przedstawicieli Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem.

• całkowity koszt projektu przekracza 5 mln euro (poza beneficjentami, którzy realizują wyłącznie projekty pomocy technicznej), należy poinformować instytucję, która przyznała dofinansowanie o ważnych etapach w projekcie i planowanych wydarzeniach informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją projektu.

Jak stosować znaki Funduszy Europejskich? Prawidłowe zestawienie znaków

Na dokumentach, działaniach informacyjno-promocyjnych, materiałach związanych z realizacją projektu poddawanych do wiadomości publicznej lub uczestnikom projektu Beneficjent musi umieszczać określone zestawienie znaków graficznych.

Program krajowy

W przypadku gdy realizujesz projekt dofinansowany przez program krajowy zestawienie znaków powinno wyglądać następująco:

Przykład dla programu FENG

Program regionalny

Gdy jesteś Beneficjentem i realizujesz projekt w ramach programu regionalnego zestawienie znaków powinno wyglądać tak:

Przykład dla województwa mazowieckiego

Rekomendowane jest stosowanie zestawień znaków na białym tle. Przy używaniu tła ciemnego należy umieścić wokół znaków białą ramkę zachowując odpowiednie obszary ochronne znaków. W przypadku kolorowego tła wymagane jest aby zachować odpowiedni kontrast gwarantujący czytelność i zastosować znak Unii Europejskiej z białą obwódką wokół flagi. Maksymalna liczba znaków w zestawieniu wynosi 4 znaki łącznie z wyżej wymienionymi znakami FE, RP, UE oraz herbem czy logo województwa w przypadku programów regionalnych. Ten limit nie dotyczy tablic, plakatów i naklejek.

Gdzie znaleźć znaki Funduszy Europejskich, barw Rzeczypospolitej Polskiej, Unii Europejskiej, herby i logotypy województw?

Informacje szczegółowe związane z wizualizacją Funduszy Europejskich można znaleźć w „Księdze Tożsamości Wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie 2021-2027”. Na stronie Funduszy Europejskich w Zasadach komunikacji marki Fundusze Europejskie 2021-2027 można znaleźć zestawienie znaków do pobrania, dodatkowo herb i logo danego województwa należy pobrać z oficjalnej strony internetowej dedykowanej programowi regionalnemu każdego z województw.

Oznaczanie miejsca realizacji projektu. Tablica informacyjna i plakat – jak powinny wyglądać?

Obowiązek umieszczania tablic informacyjnych

Tablicę powinno się umieścić w sytuacji gdy:

Projekt realizowany przez Beneficjenta obejmuje prace budowlane, działania w zakresie infrastruktury, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu oraz:

• gdy jego wsparcie pochodzi z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności i gdy całkowity koszt projektu przekracza 500 tys. EUR.
• gdy jego wsparcie pochodzi z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej i gdy całkowity koszt projektu przekracza 100 tys. euro.

Co zawiera tablica informacyjna?

• znak FE, znak UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (w przypadku realizacji projektów dofinansowanych z programu regionalnego),
• nazwę beneficjenta,
• tytuł projektu (max. 150 znaków),
• adres portalu www.mapadotacji.gov.pl.

W zależności od programu krajowego pasek na dole tablicy posiada kolor podstawowy dla konkretnego programu. Znaki i informacje powinny znajdywać się w widocznym miejscu. Szablony tablic zostały przygotowane w rozmiarach 80/40 cm, 120/60 cm oraz 240/120 cm. W zależności od zakresu projektu, rodzaju projektu i lokalizacji tablicy powinno się wykorzystywać odpowiedni rozmiar tablicy:

Tablicę informacyjną w rozmiarze 240/120 cm umieszcza się jeżeli w projekcie realizowane zadania obejmują zakres infrastruktury drogowej, kolejowej, morskiej, wodnej śródlądowej, lotniczej, telekomunikacyjnej, teleinformatycznej, cyfrowej, przesyłowej lub komunalnej oraz zakres prac budowlanych.

Tablicę informacyjną w rozmiarze 120/60 cm umieszczasz gdy ze względów technicznych lub bezpieczeństwa nie jest możliwe umieszczenie tablicy większej. Wymagana jest jednak zgodna instytucji przyznającej dofinansowanie.

Tablicę informacyjną w rozmiarze 80/40 cm umieszczasz jeżeli projekt obejmuje tylko zakup sprzętu.

Poniżej wskazujemy przykładowe wzory projektów tablic informacyjnych.

Przykład dla programu krajowego

Przykład dla programu regionalnego

Taką tablicę Beneficjent umieszcza w miejscu realizacji projektu, tam gdzie będzie dobrze widoczna i ogólnie dostępna. W innych wypadkach umiejscowienie tablicy należy uzgodnić z instytucją, która przyznaje dofinansowanie. Jeżeli nie jest to projekt, który zakłada prace infrastrukturalne, tablicę należy umieścić na budynku siedziby lub przed nią. Prowadzenie prac w kilku lokalizacjach oznacza, że tablicę trzeba umieścić w kilku kluczowych miejscach, a jeśli są to inwestycje liniowe należy umieścić przynajmniej 2 tablice – na końcu i na początku. Tablicę wykonaj z trwałych materiałów, ponieważ musi ona zostać umieszczona niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu i być wyeksponowana w okresie realizacji i trwałości projektu. Jeśli w tym samym miejscu realizujesz kilka projektów, które wymagają oznaczenia tablicami, możesz wówczas umieścić jedną, wspólną tablicę informacyjną.

Jak powinny prezentować się plakaty?

Plakatem może być wydrukowany, zgodnie z szablonem, arkusz papieru, którego min. rozmiar to arkusz A3. Plakat można wykonać z materiału trwalszego lub wyeksponować go w formie elektronicznego wyświetlacza. Musi on wyglądać estetycznie, a informacja powinna być cały czas wyraźnie widoczna. Uszkodzony lub nieczytelny plakat należy wymienić.

Zawartość plakatu obejmuje:

• znak FE, znak UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (w przypadku realizacji projektów dofinansowanych z programu regionalnego),
• nazwę beneficjenta,
• tytuł projektu (max. 150 znaków),
• wysokość dofinansowania projektu z Unii Europejskiej,
• adres portalu www.mapadotacji.gov.pl.

Przykład dla programu krajowego

Przykład dla programu regionalnego

Plakat podobnie jak tablicę należy umieścić w widocznym miejscu przykładowo w wejściu do siedziby lub w recepcji. Beneficjent jest zobowiązany zawiesić przynajmniej jeden plakat, a w przypadku realizacji działań w ramach projektu w kilku lokalizacjach, plakat umieszcza się w każdej z nich. Plakat powinien być wyeksponowany na czas realizacji projektu. Należy go umieścić nie później niż miesiąc od podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu.

Wygląd naklejki. Jak je stosować?

Naklejka zawiera:

• zestawienie znaków: Funduszy Europejskich (lub znaku odpowiedniego programu), barw Rzeczypospolitej Polskiej, Unii Europejskiej
• tekst „Zakup finansowany ze środków Unii Europejskiej”, jeśli projekt jest finansowany w 100% z Funduszy Europejskich lub tekst „Zakup współfinansowany ze środków Unii Europejskiej”, jeśli projekt jest częściowo współfinansowany z Funduszy Europejskich.

Kolorystyka naklejki dla wszystkich programów jest taka sama, a jej rozmiar jest odpowiednio dopasowany do powierzchni lub sprzętu, na którym zostanie umieszczona. Najmniejszy rozmiar naklejki to ok. 14×8 cm. Naklejki należy umieścić przed tym jak zacznie się użytkować zakupione lub powstałe w projekcie sprzęty. Powinny być one widoczne przez cały okres użytkowania danych sprzętów.

Przykładowa naklejka

Materiały informacyjne

Beneficjent w celach informacji i promocji projektu korzysta z gotowych szablonów, w których wypełnia dane wskazane dla odpowiednich materiałów informacyjnych. Wzorów plakatów, tablic i naklejek nie można modyfikować. Szablony do pobrania można znaleźć na stronie Funduszy Europejskich w zakładce „Prawo i dokumenty” – Zasady komunikacji marki Fundusze Europejskie 2021-2027.

Jak oznakować stronę internetową?

Jeżeli realizujesz projekt finansowany ze środków unijnych i posiadasz oficjalną stronę internetową obowiązkowym w ramach promocji i informacji jest zamieszczenie na niej opisu projektu, którego zawartość powinna wyglądać następująco:

1. tytuł projektu lub jego skróconą nazwę (maksymalnie 150 znaków),
2. podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej czyli: znak Funduszy Europejskich, znak barw Rzeczpospolitej Polskiej i znak Unii Europejskiej,
3. zadania, działania, które będą realizowane w projekcie (opis, co zostanie zrobione, zakupione itd.),
4. grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),
5. cel projektu,
6. efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),
7. wartość projektu (całkowity koszt projektu),
8. wysokość wkładu Funduszy Europejskich,
9. hasztagi: #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie.

Odpowiednie zestawienie znaków (omówione wyżej w artykule) według wariantu 1 powinno być umieszczone na samej górze strony internetowej tak aby wchodząc na nią znaki były od razu widoczne bez potrzeby przewijania strony. Jeżeli nie jest to możliwe, wówczas stosuje się wariant 2. Zakłada on umieszczenie w widocznym miejscu na górze strony znaku Unii Europejskiej w jednej z dostępnych wersji. Znak ten powinien posiadać hiperłącze, które po kliknięciu będzie przekierowywać użytkownika do podstrony zawierającej opis projektu. Dodatkowo wymagane jest także umieszczenie na stronie internetowej zestawienia znaków wskazanego w wariancie 1.

Informacja i promocja w mediach społecznościowych

W mediach społecznościowych również wymagane jest zamieszczenie wyżej wymienionego zakresu opisu projektu. Jeżeli Beneficjent nie posiada profilu w mediach społecznościowych w takim wypadku musi założyć przynajmniej jeden taki profil. Na stronie internetowej i w mediach społecznościowych powinno się stosować wyłącznie pełno-kolorowe wersje znakowania. Jeżeli chcesz zamieścić informacje w Internecie na temat realizowanego projektu musisz używać zawsze wyżej wskazanych hasztagów. Opis projektu należy aktualizować i wzbogacać o grafiki, zdjęcia, harmonogram projektu, czy jego główne etapy. Pod koniec realizacji projektu Beneficjent aktualizuje opis projektu o osiągnięte efekty. Stronę internetową i media społecznościowe Beneficjent musi utrzymać do końca realizacji projektu.

Jak widać obowiązki są dość szczegółowe i łatwo jest popełnić błąd. Aby odpowiednio stosować wytyczne w zakresie informacji i promocji warto zapoznać się z podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta odnośnie informacji i promocji w funduszach na lata 2021-2027 oraz z księgą wizualizacji marki Funduszy Europejskich 2021-2027.