Spis treści
- Czym są koszty kwalifikowane i niekwalifikowane?
- Rodzaje kosztów w projektach UE
- Zasady rozliczania kosztów: wymagania formalne
- Przygotowanie budżetu – krok po kroku
- Pułapki w rozliczaniu i rekomendacje
Czym są koszty kwalifikowane i niekwalifikowane?
Koszty kwalifikowalne (zwane również wydatkiem kwalifikowanym, kosztami kwalifikowanymi danego projektu, kwotą wydatku kwalifikowanego czy kosztami kwalifikowalnymi projektów) to te wszystkie wydatki poniesione w ramach realizacji projektu unijnego lub dofinansowania projektu, które wpisują się w katalog kosztów kwalifikowanych i spełniają ściśle określone wytyczne. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków dany wydatek, aby został uznany za kwalifikowany musi być:
- Niezbędny do realizacji celów projektu i zostać poniesiony w związku z realizacją projektu lub jego przygotowaniem
Kosztów kwalifikowanych danego projektu nie można utożsamiać z wydatkami ogólnej działalności organizacji – każdy wydatek kwalifikowany musi dotyczyć wyłącznie realizacji tego projektu i wpisywać się w koszty przewidziane w budżecie projektu, na przykład zakupu aparatury badawczej czy przeprowadzenia szkoleń niezbędnych do wdrożenia innowacyjnego rozwiązania. - Poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków
Koszty kwalifikowalne to wydatki poniesione w okresie realizacji projektu, który stanowi okres kwalifikowalności wydatków. Wydatki poniesione poza tym okresem (np. przed rozpoczęciem lub po zakończeniu projektu) co do zasady nie są uznawane za koszty kwalifikowalne, chyba że regulamin programu wyraźnie dopuszcza możliwość kwalifikowania wydatków poza tym okresem, np. kosztów przygotowawczych poniesionych przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. - Faktycznie poniesiony i dokumentowany w sposób przejrzysty i racjonalny
W ramach realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla wszystkich operacji finansowych związanych z projektem, zgodnie z zasadami określonymi w wytycznych programowych oraz umowie o dofinansowanie. W przypadku rozliczania kosztów na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, faktury lub dokumenty równoważne, stanowią podstawowy dokument potwierdzający poniesienie kosztu. Muszą być one uzupełnione o potwierdzenia zapłaty.
Beneficjent ma również obowiązek przechowywać całą dokumentację projektową przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie oraz zgodnie z przepisami krajowymi i unijnymi dotyczącymi archiwizacji dokumentów (zwykle od 5 do 10 lat). - Zgodny z zasadą efektywności kosztowej
Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu ponosząc wydatki oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wszystkie koszty ponoszone w ramach projektu muszą być uzasadnione i nie mogą być zawyżone. Wydatki muszą być celowe, czyli związane bezpośrednio z realizacją projektu, i racjonalne, czyli nieprzesadzone w stosunku do potrzeb. - Spełniający wymagania prawa
Beneficjent jest zobowiązany do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w ramach Projektu poprzez zastosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych lub zasad dotyczących realizacji pozostałych zamówień określonych w Wytycznych.
Koszty niekwalifikowalne to wydatki, które nie mogą być uwzględnione jako koszt podlegający dofinansowaniu. Główne grupy to:
- Wydatki określone jako niekwalifikowalne w dokumentacji programu (np. koszty niekwalifikowane według Regulacji Komisji UE lub wytycznych krajowych), np.:
- kary umowne, grzywny, odsetki od zaległości – traktowane jako sankcje, a nie koszty merytoryczne;
- prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut;
- koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji;
- nagrody jubileuszowe przeznaczone dla personelu projektu;
- odprawy pracownicze przeznaczone dla personelu projektu;
- podatek VAT – w większości projektów unijnych VAT jest wyłączony z kosztów kwalifikowanych, chyba że beneficjent nie może go odzyskać i dokumentacja konkursowa dopuszcza kwalifikowanie podatku vat;
- Wydatki bez dowodu lub z wadliwą dokumentacją
- Brak faktur, nieprawidłowa ewidencja wydatków kwalifikowanych, brak potwierdzenia poniesienia wydatku (potwierdzenia płatności).
- Dokumentacja wydatków zawierająca braki i błędy formalne: brak numeru umowy, brak opisu powiązania z projektem, brak podpisów.
- Koszty nieefektywne
- Poniesienie kosztów w sposób nieracjonalny i nieefektywny.
- Zakup po cenie znacznie wyższej niż rynkowa bez uzasadnienia.
- Wydatki poniesione poza okresem kwalifikowalności
- Wydatki poniesione przed rozpoczęciem projektu lub po zakończeniu projektu, poza okresem kwalifikowalności wydatków.
- Wydatki poniesione niezgodnie z przepisami i umową o dofinansowanie
- Wydatki poniesione niezgodnie z umową o dofinansowanie projektu i Wytycznymi oraz innymi procedurami, do stosowania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie projektu, np. brak opublikowania zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności w przypadku obowiązywania zasady konkurencyjności.
- Inne specyficzne wyłączenia
- Koszty niezwiązane z projektem, poniesione na działalność podstawową, poza projektem.
- Koszty przekraczające wysokość kosztów kwalifikowanych w projekcie.
Rodzaje kosztów w projektach UE
Przykładowe kategorie kosztów kwalifikowalnych
- Koszty osobowe (koszty personelu) – wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy projekcie.
- Koszty aparatury i sprzętu – koszty środków trwałych, amortyzacja lub zakup niezbędnych urządzeń.
- Koszty materiałów i surowców – koszty materiałów i surowców bezpośrednio zużytych w projekcie (np. materiały laboratoryjne).
- Koszty usług zewnętrznych – usługi doradcze, badania, ekspertyzy, szkolenia.
- Koszty podróży i delegacji – wydatki dotyczące projektu związane z udziałem w konferencjach, szkoleniach; obejmujące bilety, zakwaterowanie, diety według stawek.
- Koszty pośrednie (koszty pośrednie) – koszty niezbędne do realizacji Projektu, których nie można bezpośrednio przypisać do głównego przedmiotu Projektu, w szczególności koszty administracyjne związane z obsługą projektu, która nie wymaga podejmowania merytorycznych działań zmierzających do osiągnięcia celu projektu.
Warto pamiętać, że w każdym konkursie katalog kosztów kwalifikowanych może się różnić. Oznacza to, że to, co jest uznawane za wydatek kwalifikowalny w jednym programie, niekoniecznie będzie dopuszczalne w innym. Dlatego każdorazowo należy dokładnie zapoznać się z dokumentacją danego naboru.
Zasady rozliczania kosztów: wymagania formalne
Przy rozliczaniu kosztów kwalifikowanych w projektach unijnych kluczowe jest przestrzeganie wymogów formalnych wynikających z Rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. Każdy wydatek kwalifikowany musi być zgodny z katalogiem kosztów kwalifikowalnych określonym w dokumentacji programu operacyjnego – zarówno koszty bezpośrednie (np. koszty personelu, koszty materiałów i surowców, zakup środków trwałych czy usługi doradcze), jak i koszty pośrednie. Konieczne jest prowadzenie rzetelnej ewidencji wydatków kwalifikowanych oraz gromadzenie pełnej dokumentacji wydatków dotyczących projektu, a każdy koszt podlegający dofinansowaniu wymaga wskazania kwoty wydatku kwalifikowanego i uzasadnienia jego kwalifikowalności.
Przygotowanie budżetu – krok po kroku
Przygotowanie budżetu projektu warto zacząć od dokładnej analizy planowanych działań i przypisania do nich konkretnych kategorii wydatków. Na początku określ, jakie koszty kwalifikowalne projektów są przewidziane w danym programie – sprawdź katalog kosztów kwalifikowalnych i Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków. Następnie oszacuj każdą kwotę wydatku kwalifikowanego – na podstawie ofert, cen rynkowych lub wcześniejszych doświadczeń. Uwzględnij zarówno koszty bezpośrednie (np. personel, materiały, sprzęt), jak i koszty pośrednie, które mogą być rozliczane ryczałtem jeśli takie przewidziane zostały w konkursie. Pamiętaj, że budżet musi być spójny z harmonogramem i celami projektu. Na koniec skontroluj, czy wszystkie pozycje odpowiadają wymogom programu i nie zawierają kosztów niekwalifikowanych. Dobrze przygotowany budżet to podstawa sprawnego rozliczania kosztów kwalifikowanych i uniknięcia problemów podczas kontroli.
Poniżej przedstawiamy jak zaplanować budżet po kolei:
- Zaplanuj działania projektowe – rozpisz wszystkie planowane zadania i rezultaty.
- Sprawdź wytyczne programu – zapoznaj się z katalogiem kosztów kwalifikowalnych i Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków.
- Podziel koszty na kategorie – wyodrębnij koszty bezpośrednie (np. sprzęt, personel, materiały) i koszty pośrednie.
- Oszacuj wydatki – ustal kwoty wydatków kwalifikowanych w oparciu o oferty, ceny rynkowe lub wcześniejsze doświadczenia.
- Unikaj kosztów niekwalifikowanych – upewnij się, że każda pozycja w budżecie spełnia kryteria kwalifikowalności.
- Zachowaj spójność z harmonogramem projektu – budżet powinien odzwierciedlać realny przebieg działań.
- Zweryfikuj i skonsultuj – przeanalizuj budżet przed złożeniem wniosku, a w razie wątpliwości skorzystaj z konsultacji lub profesjonalnego doradztwa.
Pułapki w rozliczaniu i rekomendacje
Rozliczanie projektu unijnego może wydawać się proste, ale w praktyce wiele problemów wynika z drobnych niedopatrzeń. Aby uniknąć utraty dofinansowania, warto znać najczęstsze pułapki i wiedzieć, jak ich unikać. Kluczowe są dokładność, zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowalnych oraz kompletna dokumentacja każdego wydatku kwalifikowanego.
Najczęstsze pułapki:
- brak dokumentów potwierdzających poniesione wydatki,
- rozliczanie kosztów niekwalifikowanych,
- błędna klasyfikacja kosztów pośrednich i bezpośrednich,
- przekroczenie terminów określonych w harmonogramie,
- niezgodność z budżetem lub Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków,
- brak wyodrębnionej ewidencji wydatków kwalifikowanych w projekcie.
Skuteczne rozliczanie dotacji unijnych wymaga nie tylko znajomości zasad kwalifikowalności kosztów, ale też precyzyjnego planowania, prowadzenia dokumentacji i bieżącej kontroli wydatków. Dobrze przygotowany budżet, świadomość najczęstszych błędów oraz zgodność z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków to klucz do bezproblemowego przebiegu projektu i pełnej refundacji poniesionych kosztów.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój projekt zostanie rozliczony prawidłowo – powierz to specjalistom. W Sekwencji pomagamy w przygotowaniu budżetu i wspieramy w całym procesie rozliczania kosztów kwalifikowanych. Dowiedz się więcej Rozliczanie dotacji unijnych – Sekwencja
Skontaktuj się z nami – zadbamy, by Twoje dofinansowanie było bezpieczne.
