Jak przygotować się do złożenia wniosku o dofinansowanie?

Spis treści

• Określ cel projektu i ramowy budżet
• Skompletuj dokumenty finansowe
• Monitoruj postępy negocjacji Umowy Partnerstwa z Komisją Europejską
• Rozważ współpracę z firmą doradczą

Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027 (w skrócie FENG) to następca Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój realizowanego w latach 2014-2020. Zgodnie z zapowiedziami przedstawicieli MFiPR pierwsze konkursy z FENG dla firm powinny zostać zorganizowane w IV kwartale 2022 r. Przedsiębiorcy już teraz mogą podjąć pewne działania, które w przyszłości ułatwią im aplikację i zwiększą szanse na uzyskanie przez projekt pozytywnej oceny.

Mimo że polskie firmy coraz chętniej sięgają po fundusze europejskie celem finansowania zaplanowanych inwestycji, wnioski o dotacje unijne wciąż u wielu przedsiębiorców nie budzą najlepszych skojarzeń. Wśród najczęściej wskazywanych obaw pojawiają się konieczność spełnienia wielu wymogów formalnych i opracowania obszernej dokumentacji. Obawy te nie są pozbawione podstaw, w praktyce bardzo dużo zależy jednak od typu konkursu oraz tego czy przedsiębiorcy podjęli wcześniej jakieś działania przygotowujące ich do startu w konkursie (np. zapoznali się z dokumentacją konkursową i ramowymi dokumentami określającymi zasady udzielania pomocy publicznej, stworzyli wstępny plan działania, wyznaczyli osoby odpowiedzialne). Każdy konkurs ma swoją specyfikę, do najbardziej skomplikowanych należą konkursy badawczo-rozwojowe, szereg dokumentów należy także przygotować ubiegając się o dofinansowanie inwestycji (zwykle jest to biznesplan, pozwolenie na budowę, dokumentacja środowiskowa, potwierdzenie finansowania wkładu własnego np. w postaci promesy kredytowej). Niezależnie jednak od tego czy mowa o dotacjach eksportowych czy B+R każdy przedsiębiorca rozważający aplikowanie o środki unijne powinien odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Jakie więc należy podjąć kroki, żeby dobrze przygotować się do złożenia wniosku o dofinansowanie i zmaksymalizować szanse na to, że to właśnie nasz projekt trafi na listę rankingową, prezentujemy garść kluczowych porad.

Określ cel projektu i ramowy budżet

W pierwszej kolejności zdefiniuj cel projektu. Określ kluczową korzyść, której osiągnięcie nie było by możliwe bez realizacji projektu. Celem może być np. wprowadzenie nowego produktu do oferty, wejście na nowe rynki czy optymalizacja procesów w firmie. Warto wybierać cele, które są możliwe do sparametryzowania tj. takie, którym można przypisać konkretną wartość przed i po realizacji projektu. Dobrą praktyką jest też określanie jednego celu wiodącego i kilku celów pobocznych. Kolejnym krokiem przygotowań do złożenia wniosku powinno być zaplanowanie budżetu – należy wylistować kluczowe wydatki i zaprojektować ich ponoszenie w czasie. Polecamy od razu grupować wydatki w zbiorcze kategorie jak np. wynagrodzenie dla personelu zaangażowanego w projekt, koszty usług zewnętrznych (podwykonawstwa), zakup maszyn i urządzeń, zakup oprogramowania, wynajem powierzchni itp. Szczegółowa informacja o tym jakie wydatki podlegają dofinansowaniu znajduje się każdorazowo w dokumentacji konkursowej, najczęściej w formie dodatkowego załącznika do Regulaminu konkursu (w przypadku konkursów organizowanych przez NCBR nosi on nazwę Przewodnika kwalifikowalności kosztów).

Skompletuj dokumenty finansowe

Proces starania się o dotacje z UE warto rozpocząć od skompletowania historycznych dokumentów finansowych (bilans, rachunek zysków i strat) za trzy ostatnie, zamknięte lata obrachunkowe. Zgodnie z obowiązującymi przepisami fundusze europejskie nie mogą być bowiem przyznawane podmiotom, które spełniają definicje przedsiębiorstw znajdujących się w trudnej sytuacji. Ponadto, gdy między przedsiębiorstwem a innymi podmiotami występują powiązania kapitałowe (posiadanie co najmniej 25% udziałów w innej spółce) lub osobowe należy dodatkowo we własnych wynikach uwzględnić dane podmiotów uznanych za partnerskie lub powiązane. Zebranie tych danych pozwala ustalić status przedsiębiorstwa i określić czy firma należy do sektora MŚP, do których, jak dotąd, kierowany był najszerszy wachlarz wsparcia. Warty odnotowania jest fakt, że nowy program na lata 2021-2027 Fundusze europejskie dla nowoczesnej gospodarki przewiduje rozszerzenie wsparcia o przedsiębiorstwa typu MID-CAP tj. przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 250 pracowników, czyli powyżej progu dla MŚP, ale posiadające status: małej spółki o średniej kapitalizacji (zatrudniającej nie więcej niż 499 pracowników) lub spółki o średniej kapitalizacji (zatrudniającej nie więcej niż 3000 pracowników).

Monitoruj postępy negocjacji Umowy Partnerstwa z Komisją Europejską

Fundusze europejskie planowane są w 7 letnich perspektywach czasowych. Poprzednia perspektywa zakończyła się w 2020 r. Aktualnie oczekujemy na uruchomienie środków z perspektywy 2021-2027. Pierwszy rok nowej perspektywy jest zawsze czasem wzmożonej pracy nad absorbcją nowych środków z Unii. Instytucje odpowiadające za podział środków opracowują wówczas programy operacyjne, wytyczne realizacji projektów, drafty umów o dofinansowanie, harmonogramy naborów itd., stąd też pierwszy rok nie jest zwykle bogaty w nowe dotacje unijne. 2022 r. jest jednak pod tym względem wyjątkowy, bowiem zbliżamy się już do połowy drugiego roku z nowej perspektywy, a konkursy wciąż nie zostały ogłoszone. Jest to rezultat przedłużających się negocjacji Umowy Partnerstwa między polskim rządem, a Komisją Europejską. Najnowsze informacje płynące z Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej są jednak pozytywne – sfinalizowanie negocjacji powinno nastąpić do połowy roku, nowe nabory powinny ruszyć w drugie połowie 2022 r. Ponadto warto pamiętać, że wciąż jeszcze dostępne są pojedyncze konkursy ze starej perspektywy (2014-2020). Stara perspektywa zakładała wydatkowanie i rozliczanie projektów do 2023 r. zgodnie z zasadą n+3. Oferta dotacji ze starej perspektywy jest ograniczona, niemniej jednak co jakiś czas pojawiają się interesujące propozycje jak np. zaplanowany na maj konkurs Robogrant, w ramach którego przedsiębiorcy z branży meblarskiej będą mogli sfinansować koszty robotyzacji.

Rozważ współpracę z firmą doradczą

Jeśli fundusze europejskie to dla firmy zupełnie nieznany temat to warto nawiązać współpracę z firmą specjalizującą się w pozyskiwaniu i rozliczaniu dotacji. Takie rozwiązanie podniesie jakość dokumentacji aplikacyjnej, ograniczy ryzyko, że pojawią się w niej błędy, a także pozwoli skupić się na podstawowej działalności firmy tzw. core biznesie.
Interesuje Cię temat dotacji z UE? Chcesz wiedzieć kiedy wystartują pierwsze konkursy w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki? Zastanawiasz się z jakimi obowiązkami wiąże się realizacja projektu? Zachęcamy do śledzenia naszego poradnika.