Spis treści

• Kto będzie mógł skorzystać z udogodnień?
• Uproszczenia w zakresie wprowadzania zmian w projekcie
• Uproszczenia w zakresie monitorowania realizacji projektu
• Od kiedy zaczną obowiązywać uproszczone reguły?
• Proponowane zmiany z perspektywy Beneficjentów – komentarz

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju postanowiło wyjść na przeciw Beneficjentom realizującym projekty w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. Zaplanowana została cała lista udogodnień, które mają ułatwić wprowadzanie zmian w projekcie (merytorycznych i finansowych), ograniczyć obciążenia administracyjne związane z koniecznością raportowania o postępach w realizacji prac oraz usprawnić zakończenie realizacji projektu i rozpoczęcie okresu trwałości.

Kto będzie mógł skorzystać z udogodnień?

Z uproszczonych reguł będą mogli skorzystać wszyscy Beneficjenci realizujący swoje projekty w ramach I i IV Osi POIR. Spod obowiązywania nowych regulacji zostaną jednak wyłączone Poddziałania 1.3.1 oraz 1.3.2. Udogodnienia są kierowane zarówno do podmiotów, które realizują projekty, jak i tych, których projekty znajdują się w tzw. okresie trwałości.

Dlaczego NCBR zdecydowało się na wprowadzenie uproszczeń? Aktualnie znajdujemy się na finiszu perspektywy finansowej 2014-2020. W zarządzaniu środkami wspólnotowymi (z budżetu UE) obowiązuje zasada N+3, która określa dodatkowy okres na realizację i rozliczenie projektów i programów finansowanych z Funduszy Europejskich. W praktyce oznacza to, że realizacja projektów z perspektywy 2014-2020 może zakończyć się maksymalnie 31 grudnia 2023 r. Udogodnienia mają na celu płynne zamknięcie perspektywy i pełne wykorzystanie unijnych pieniędzy.

Uproszczenia w zakresie wprowadzania zmian w projekcie

Znacząco poszerzony zostanie katalog zmian, które będzie można wprowadzać w projekcie. Bazując na dotychczasowych doświadczeniach Beneficjentów, NCBR uznał za zasadne wprowadzenie większej swobody w realizacji projektów. Uproszczenia przewidują, że szereg zmian będzie można wprowadzić bez konieczności zawierania aneksu do umowy o dofinansowanie. Wystarczające będzie uzyskanie zgody NCBR. Co istotne, aby zmiany były procedowane uproszczoną ścieżką, nie mogą generować zmian w budżecie projektu.

Po wejściu w życie ułatwień, bez zawierania aneksu, będzie można wprowadzić zmiany:

• zakresu rzeczowego projektu i jego poszczególnych etapów;
• harmonogramu prac (długości trwania etapów), o ile nie wpływają na termin zakończenia projektu i wynikają z wprowadzonych zmian merytorycznych;
• metodyki badań (możliwe będzie wprowadzenie dodatkowych etapów czy dodanie nowych prac, jeśli pojawiła się taka potrzeba);
• kamieni milowych (nazw, parametrów technicznych, opisu wpływu ich nieosiągnięcia na decyzję o kontynuacji projektu), dopuszczalna będzie także rezygnacja z realizacji kamieni milowych lub części przewidzianych w danym etapie prac;
• przedmiotu i parametrów nowości rozwiązania stanowiącego rezultat projektu (zmiana nazw parametrów, ich wartości oraz jednostek miar, w których zostały określone);
• przewidzianej do zakupu aparatury badawczej, o ile wiążą się one z wprowadzeniem nowej pozycji do budżetu projektu;
• elementu/ów linii pilotażowej pod warunkiem, że nie było to przedmiotem oceny na etapie wnioskowania, wykluczone jest jednak zwykłe dodanie nowego elementu;
• wartości wskaźników projektu, z wyłączeniem wskaźników produktu i rezultatu bezpośredniego określonych we wniosku o dofinansowanie, o ile taka zmiana pozostaje bez wpływu na kryterium oceny projektu;
• wskaźników dotyczących zrównoważonego rozwoju (zmiana wartości, nazwy, metodologii).

Ponadto zwiększony zostanie limit przesunięć środków pomiędzy kategoriami. Przesunięcia do 20%, względem pierwotnej wartości, będą wymagały wyłącznie poinformowania Instytucji Pośredniczącej. Dotychczas próg ten wynosił 10 lub 15% – w zależności od konkursu – wartości kategorii, do której następuje przesunięcie. Zmiana ta pozwoli na większą swobodę w zarządzaniu finansami w projekcie, wzrosty cen części produktów będzie można kompensować oszczędnościami wygenerowanymi w innych pozycjach (jeśli takie będą miały miejsce).

Uproszczenia w zakresie monitorowania realizacji projektu

Zniesiony zostanie wymóg składania raportów okresowych z realizacji projektów. Dotychczas, we flagowym działaniu organizowanym przez NCBR tj. Szybkiej Ścieżce, Beneficjenci byli zobowiązani do przedkładania raportu okresowego po każdych 12 miesiącach realizacji projektu. Po zmianach nadzór nad prawidłową realizacją projektu będzie prowadzony wyłącznie w oparciu o dane przedstawiane w części sprawozdawczej wniosków o płatność (opis postępu rzeczowego). NCBR nie będzie również wymagał złożenia Informacji Końcowej. Zamiast Informacji Końcowej Beneficjent będzie jedynie składał oświadczenie o stanie wykonania projektu. Wzór oświadczenia zostanie udostępniony w późniejszym terminie, natomiast można domniemywać, że będzie to po prostu zwykła deklaracja, podczas gdy Informacja Końcowa stanowiła rozbudowany dokument, w którym należało zawrzeć m.in. szczegółowy opis wykonanych prac badawczych, opis uzyskanych wyników czy stopień realizacji założonych celów oraz załączyć dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie badań i osiągnięcie wskazanych rezultatów. Co istotne, jeśli realizacja projektu nie będzie przebiegać zgodnie z planem lub jego kontynuowanie będzie bezcelowe i Beneficjent będzie chciał przedwcześnie zakończyć jego realizację, obowiązek złożenia Informacji końcowej wraz z wnioskiem o płatność końcową zostanie utrzymany. Przewidziano też ułatwienia dla dużych przedsiębiorców – nie będą już zobligowani do corocznego składania tabeli monitorującej dochód.

Od kiedy zaczną obowiązywać uproszczone reguły?

Zgodnie z komunikatem NCBR, termin rozpoczęcia obowiązywania udogodnień zostanie przekazany bezpośrednio Beneficjentom na początku IV kwartału 2022 r. Warunkiem skorzystania z uproszczonych reguł będzie podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie. Wzór aneksu również zostanie upubliczniony w najbliższym czasie.

Proponowane zmiany z perspektywy Beneficjentów – komentarz

Zapowiedziane przez NCBR zmiany są korzystne z punktu widzenia Beneficjentów, pozwalają bowiem na większą elastyczność w zarządzaniu projektami, co jest niezwykle istotne w projektach o charakterze B+R, które cechują się dużym stopniem niepewności i często wymagają szybkiego reagowania na pojawiające się trudności i wprowadzania modyfikacji. Rozszerzenie zakresu zmian, które nie będą wymagały aneksowania umowy o dofinansowanie, lecz jedynie uzyskania zgody NCBR, a także rezygnacja z konieczności składania raportów okresowych oraz Informacji końcowej z realizacji projektu powinny wpłynąć na odbiurokratyzowanie procedur w NCBR i skutkować sprawniejszą obsługą Beneficjentów. Obecnie NCBR ma duży problem z dotrzymywaniem terminów zapisanych w umowie o dofinansowanie dotyczących np. rozpatrywania wniosków o wprowadzenie zmian w projekcie czy oceny raportów okresowych/końcowych. Beneficjenci często są zmuszeni czekać po kilka miesięcy na akceptację zgłoszonych zmian, raporty nierzadko są oceniane z wielomiesięcznymi opóźnieniami. Takie sytuacje utrudniają efektywne zarządzanie projektem i powodują opóźnienia, w tym zwłokę w wypłacie płatności końcowej. Proponowane zmiany należy więc ocenić jako krok w dobrą stronę. Beneficjenci muszą jednak pamiętać, że wejście w życie uproszczeń, nie zwalnia ich z obowiązku prowadzenia dokumentacji badawczej i precyzyjnego uwierzytelnienia postępów w realizacji projektów. Udogodnienia nie ograniczają bowiem uprawnień kontrolnych instytucji pośredniczącej (NCBR) oraz innych podmiotów uprawnionych. Katalog instytucji, które mogą przeprowadzać kontrole i audyty projektów unijnych jest szeroki i nie ma charakteru zamkniętego, obejmuje w szczególności: Instytucję Zarządzającą, instytucję wdrażającą, przedstawicieli KE, Krajową Administrację Skarbową oraz NIK.

Podsumowując, zaproponowane przez NCBR zmiany powinny przyspieszyć i ułatwić rozliczanie projektów dofinansowanych z POIR. Niektóre propozycje ułatwień zostały zapisane dość enigmatycznie (np. dotyczące warunków zmiany elementów linii pilotażowej) i zapewne będą wymagały doprecyzowania w przyszłości, niemniej jednak sama inicjatywa powinna ucieszyć Beneficjentów. Proces realizacji projektu i jego rozliczania przed NCBR zostanie odbiurokratyzowany, a czas procedowania zmian ulegnie skróceniu. Nie sposób jednak nie zauważyć, że część zaproponowanych zmian (ograniczenie sprawozdawczości merytorycznej) ma bardziej na celu odciążenie samej Instytucji Pośredniczącej, niż wynika z troski o komfort Beneficjentów.