Wyszukiwarka dotacji

Szacowanie wartości zamówienia w projektach współfinansowanych z Funduszy EU – Podstawy

Postępowanie o udzielanie zamówień

Podmioty będące Beneficjentami projektów współfinansowanych ze środków unijnych muszą przestrzegać określonych zasad, warunków oraz procedur. Zobowiązani są do tego aby ponosić wszelkie wydatki w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny oraz w przypadku gdy ich wartość przekracza 50 tys. zł netto muszą zastosować określone zasady procedowania. Ogółem Beneficjenci projektów dofinansowanych ze środków EU powinni mieć zawsze na uwadze, podczas dokonywania zakupów stosowanie Wytycznych, o których mowa w dalszej części lub PZP.


Ustalając procedury dokonania zakupów w projekcie unijnym należy stwierdzić kim jest Beneficjent i czy zalicza się do zamawiających w rozumieniu Prawa zamówień publicznych. Kolejnym krokiem jest określenie wartości zakupu, na którym skupimy się w tym poradniku.

Jeżeli mowa jest o zakupach w projekcie Beneficjenci mają do czynienia z zasadą konkurencyjności lub stosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. W przypadku Beneficjenta nie będącego zamawiającym zgodnie z Pzp do zamówień o wartości poniżej 50 tys. zł zastosowanie mają wewnętrzne regulacje Beneficjenta. W przypadku zamówień powyżej tej wartości stosuje się zasadę konkurencyjności, którą należy przeprowadzić zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, które określają także wyłączenia w zakresie stosowania danej zasady.

Zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków, wnioskodawcy/beneficjenci są zobowiązani do stosowania zasady konkurencyjności, która gwarantuje zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców przy realizacji projektów dofinansowanych z funduszy europejskich. Zasada konkurencyjności jest więc trybem wyboru wykonawcy, który wymaga sporządzenie zapytania ofertowego i opublikowania go w Bazie Konkurencyjności.

W artykule skupiamy się na pierwszym etapie rozpoczęcia procesu zakupów czyli ustaleniu szacunkowej wartości zamówienia. W ramach sporządzania wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca ma do czynienia z pierwszym szacowaniem wartości zamówienia, jednak w związku ze zmianami pojawiającymi się na rynku, ceny mogą ulegać zmianom, w tym wypadku aby szacunek był jak najbardziej aktualny przed planowanym wydatkowaniem środków warto ustalić wartość zamówienia po raz kolejny.

Zasady szacowania wartości zamówienia

Na czym polega szacowanie wartości zamówienia?

Podstawą obliczenia szacunkowej wartości zamówienia w ramach projektu jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania). Przy czym, podstawą obliczenia wartości zamówienia na dostawy powinna być wartość rynkowa dostawy, usługi lub roboty budowlanej.

Jeżeli niemożliwe jest ustalenie wartości zamówienia na podstawie cen rynkowych, podstawą ustalenia wartości zamówienia mogą być aktualne powszechnie stosowane katalogi, cenniki i taryfikatory, a także ceny w realizowanych lub zrealizowanych umowach.

Wartość zamówienia nie jest bezpośrednio oparta na rzeczywistych cenach dostępnych na rynku. Zamiast tego, jest ona ustalana przez zamawiającego na podstawie jego własnych analiz i ustaleń, odzwierciedlających aktualne ceny rynkowe. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia może zostać określone przez zamawiającego na podstawie różnych czynników, takich jak budżet projektu, przewidywane koszty, specyficzne wymagania projektu czy inne wewnętrzne kryteria. Analiza rynku, nie jest jedynym ani decydującym czynnikiem w ustalaniu wartości zamówienia, choć może być brana pod uwagę. Wartość ta może być zatem wyższa lub niższa niż rzeczywiste ceny oferowane przez dostawców na rynku. Istotnym punktem jest tutaj, aby zamawiający ustalił wartość zamówienia z należytą starannością jak wskazują przepisy.

Moment szacowania wartości zamówienia – ustalenie szacunkowej wartości zamówienia następuje w momencie, gdy zamawiający może oszacować wartość przedmiotu zamówienia z należytą starannością, bazując na określonym opisie przedmiotu zamówienia. Opis ten zazwyczaj powstaje na podstawie sporządzonego planu rzeczowo-finansowego, obejmującego przewidywane zadania oraz wydatki na ich realizację. Uwzględnia się również inne okoliczności, które wystąpiły po sporządzeniu planu, takie jak zwiększenie dostępnych środków na realizację zamówień lub niespodziewana potrzeba rozszerzenia ich zakresu, jeśli mają one wpływ na opis i oszacowanie wartości zamówienia.

Jeśli zamawiający na etapie ustalania wartości zamówienia nie jest w stanie określić jego przedmiotu, a co za tym idzie – jego wielkości lub zakresu, nie będzie mógł prawidłowo oszacować jego wartości. Określenie wielkości lub zakresu zamówienia stanowi bowiem integralną część jego opisu. W takiej sytuacji w ramach tego samego projektu mogą wystąpić odrębne zamówienia dotyczące tego samego przedmiotu, co nie będzie stanowiło niedozwolonego podziału zamówienia. Zamawiający musi jednak wykazać, że osobne szacowanie wartości poszczególnych części wynika z obiektywnych, niezależnych od niego przyczyn, takich jak brak możliwości określenia pełnego zakresu wymaganych usług, dostaw lub robót budowlanych na etapie planowania.

Jak powinno po kolei prawidłowo przebiegać wykonanie procedury szacowania wartości zamówienia?

Przy szacowaniu wartości zamówień w ramach projektu współfinansowanego ze środków UE, w pierwszej kolejności należy wyodrębnić te zamówienia, których zakres można oszacować z góry na cały okres realizacji projektu i które mogą zostać udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. Szacunkowa wartość takich zamówień powinna uwzględniać wszystkie planowane dostawy, usługi lub roboty budowlane, które mają zostać zrealizowane w całym okresie trwania projektu.

W praktyce oznacza to, że podmioty będące zamawiającymi w rozumieniu Pzp w pierwszej kolejności szacują wartość zamówienia zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, uwzględniając wszystkie wytyczne dotyczące zakresu, przedmiotu i okresu realizacji zamówienia. Następnie weryfikują, czy ustalona wartość przekracza progi określone w Pzp, od których istnieje obowiązek stosowania pełnej procedury zamówień publicznych. Jeśli wartość zamówienia nie przekracza tych progów, dokonują ponownego ustalenia wartości zamówienia w ramach projektu, uwzględniając specyfikę i wymagania wynikające z finansowania projektowego.

Metoda szacowania wartości zamówienia

Zamawiający nie może zaniżać wartości zamówienia ani dowolnie wybierać metody obliczania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP lub zasady konkurencyjności. Nie dopuszcza się również dzielenia zamówienia na mniejsze części, jeśli skutkowałoby to obejściem przepisów Pzp, chyba że wynika to z obiektywnych przyczyn. Tą kwestię również regulują zapisy Wytycznych następująco „wyboru metody wykorzystywanej do obliczania szacunkowej wartości zamówienia nie można dokonywać z zamiarem wyłączenia zamówienia z zakresu stosowania zasady konkurencyjności. Zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej.” W przypadku realizacji projektu dofinansowanego ze funduszy europejskich oznacza to, że Beneficjent (Zamawiający) musi rzetelnie i zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków szacować wartość zamówienia. Nie może sztucznie zaniżać wartości zamówienia ani celowo dzielić go na mniejsze części, jeśli prowadziłoby to do uniknięcia stosowania procedur Pzp. Z czym się to wiąże? Nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do zakwestionowania wydatków przez instytucję zarządzającą i nałożenia korekt finansowych, co skutkuje koniecznością zwrotu części dofinansowania.


Ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek tożsamości. Sprawdźmy najpierw jak określają je Wytyczne -> „Obliczając szacunkową wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek (tożsamości):

  1. usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa), przy czym tożsamość rodzajowa dostaw obejmuje dostawy podobne,
  2. możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),
  3. możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).”

W przypadku projektów dotyczących organizacji misji gospodarczych i targów wartość zamówienia na usługi hotelowe lub dostawę biletów lotniczych można szacować odrębnie dla każdego wydarzenia, o ile uzasadnia to charakter tych projektów.

Pierwsze kryterium dotyczące tożsamości przedmiotowej dotyczy wyodrębnienia zbliżonych zamówień, ale również tych, które tworzą funkcjonalną całość pomimo braku przedmiotowego podobieństwa. Zamówienia, które są tożsame przedmiotowo obejmują to samo lub podobne zagadnienie, w tych samych lub zbliżonych warunkach, dla podobnej grupy osób, a także spełniają tę samą funkcję, mając identyczne lub podobne przeznaczenie. Przykładem może być kompleksowa usługa szkoleniowa składająca się na wynajem sali, usługi trenerskie gdy tworzy funkcjonalną całość.

Kolejnym kryterium jest tożsamość podmiotowa odnosząca się do dostępnych oferentów na rynku. Przy analizie rynku potencjalnych wykonawców należy uwzględnić zarówno firmy bezpośrednio specjalizujące się w danym rodzaju zamówienia, jak i pośredników. Na rynku działa wiele podmiotów, które same nie produkują towarów ani nie świadczą usług, lecz profesjonalnie zajmują się ich dystrybucją, często zapewniając korzystne warunki cenowe oraz wysoką jakość realizacji. Zamówienie spełnia tożsamość podmiotową jeżeli wówczas może je zrealizować bez żadnego trudu pojedynczy wykonawca.

Ostatnim kryterium jest tożsamość czasowa, którą weryfikuje się poprzez możliwość udzielenia lub realizacji zamówienia w znanym przedziale czasowym. Przeważnie jest to po prostu okres realizacji projektu, który został określony we wniosku o dofinansowanie. Aby zakwalifikować takie zamówienie jako całość, konieczna jest rzeczywista możliwość oszacowania zakresu usług, dostaw lub robót budowlanych, które mają zostać zrealizowane i sfinansowane w określonym terminie.

Ponadto Wytyczne mówią że: „W przypadku udzielania zamówienia w częściach z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych – wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części. W przypadku, gdy łączna wartość części przekracza 50.000 zł netto, zasadę konkurencyjności stosuje się do udzielenia każdej części zamówienia.”

Podsumowanie

Zasady szacowania wartości zamówienia, które wskazaliśmy zebrane w całość wskazują następujące kroki przy szacowaniu wartości zamówień zgodnie z Wytycznymi i PZP:

  1. Określenie przedmiotu zamówienia: Szczegółowo zdefiniuj, jakie dostawy, usługi lub roboty budowlane są planowane do realizacji.
  2. Ustalenie wartości szacunkowej: Na podstawie rynkowych cen i stawek oszacuj całkowite wynagrodzenie wykonawcy bez uwzględnienia podatku VAT. Wartość ta powinna być ustalona z należytą starannością.
  3. Zasada tożsamości: Podczas szacowania wartości zamówienia należy uwzględnić trzy kryteria:
    • Tożsamość przedmiotowa: Czy planowane zamówienia dotyczą tego samego rodzaju dostaw, usług lub robót budowlanych.
    • Tożsamość czasowa: Czy zamówienia są planowane do realizacji w tym samym okresie.
    • Tożsamość podmiotowa: Czy zamówienia mogą być wykonane przez tego samego wykonawcę.
  4. Jeśli te kryteria są spełnione łącznie, zamówienia powinny być traktowane jako jedno, a ich wartości sumowane.
  5. Unikanie dzielenia zamówienia: Nie dziel zamówienia na mniejsze części w celu ominięcia przepisów. Podział jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy wynika z obiektywnych przyczyn, takich jak niemożność przewidzenia pełnego zakresu zamówienia na etapie planowania.
  6. Dokumentacja procesu: Sporządź pełną dokumentację procesu szacowania wartości zamówienia, w tym przyjęte założenia, źródła danych, obliczenia oraz przygotuj protokół z szacowania.
Zapytaj eksperta
Podobne wpisy
Dofinansowanie dla firm dostępne w 2025 r.

Dofinansowanie dla firm dostępne w 2025 r.

Przedsiębiorcy w 2025 roku mogą liczyć na szerokie wsparcie w postaci dotacji z funduszy krajowych i unijnych. W naszym najnowszym artykule przedstawiamy najważniejsze programy finansowania oraz dotacje 2025, w tym te związane z transformacją cyfrową, zieloną energią i innowacjami. Dowiedz się, jakie możliwości czekają na mikro, małe i średnie firmy, a także na duże przedsiębiorstwa, jak wyglądają warunki uzyskania wsparcia i na co warto zwrócić uwagę przy składaniu wniosków. Zainspiruj się, by rozwijać swój biznes z pomocą dostępnych środków!
Dowiedz się więcej
Jak skutecznie prowadzić działalność gospodarczą w dynamicznie zmieniającym się środowisku rynkowym ? – Podsumowanie forum przedsiębiorczości PARP

Jak skutecznie prowadzić działalność gospodarczą w dynamicznie zmieniającym się środowisku rynkowym ? – Podsumowanie forum przedsiębiorczości PARP

Coroczne forum Przedsiębiorczości organizowane przez PARP - Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości to spojrzenie na cele i osiągnięcia Funduszy Europejskich a także podejmowania problematyki rozwoju polskich przedsiębiorstw i przedsiębiorczości. W tym roku za cel dyskusji postawiono innowacyjność, osiągnięcia programu FENG oraz wizję na przyszłość finansowania rozwoju przedsiębiorstw ze środków Funduszy Europejskich. Zachęcamy do wgłębienia się w temat innowacji oraz ich wdrażania. Na koniec artykułu podsumowujemy ofertę wsparcia przedsiębiorstw z jakiej można skorzystać.
Dowiedz się więcej
Nowe zmiany w dotacjach ogólnopolskich FENG i zwiększona intensywność wsparcia w ramach mapy pomocy regionalnej

Nowe zmiany w dotacjach ogólnopolskich FENG i zwiększona intensywność wsparcia w ramach mapy pomocy regionalnej

Nowe formy wsparcia innowacyjności w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG). Inicjatywa ta obejmuje m.in. wsparcie technologii krytycznych, transformacji cyfrowej i zielonej, a także wprowadzenie nowego 5. Priorytetu z budżetem do 4 mld zł. W ramach inicjatyw STEP zwiększono poziomy intensywności w ramach mapy pomocy regionalnej 2021-2027 dla projektów w obszarach cyfrowych, ekologicznych i biotechnologicznych, co może przyspieszyć zieloną i cyfrową transformację UE oraz polskiej gospodarki.
Dowiedz się więcej
Planujesz inwestycje w swoją działalność? Sprawdź szanse na dofinansowanie na maszyny i urządzenia

Planujesz inwestycje w swoją działalność? Sprawdź szanse na dofinansowanie na maszyny i urządzenia

Wnioskowanie o dotacje może być trudnym procesem, w którym należy spełnić szereg wymagań. Jednak jest doskonałą okazją aby pozyskać dodatkowe środki na zakup maszyn czy urządzeń, które mogą stanowić duży wydatek dla przedsiębiorstwa. Dowiedz się jak pozyskać wsparcie na zakup maszyn lub urządzeń, które pomogą Ci wprowadzić zmiany w Twojej działalności i rozwinąć biznes!
Dowiedz się więcej
Najatrakcyjniejsze dotacje dla Polski Wschodniej

Najatrakcyjniejsze dotacje dla Polski Wschodniej

W ramach programów regionalnych i programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej przedsiębiorstwa z Warmii i Mazur, Mazowsza, Lubelszczyzny, Podlasia, Podkarpacia i województwa świętokrzyskiego mogą ubiegać się o dotacje z Unii Europejskiej. Sprawdź, jakie nabory zostaną przeprowadzone w 2024 roku i o dofinansowanie na jakie cele możesz się ubiegać.
Dowiedz się więcej
Czym są kompetencje przyszłości?

Czym są kompetencje przyszłości?

Rynek pracy ulega postępującym zmianom, podobnie jak i wyzwania stawiane przed przedsiębiorcami, pracodawcami i pracownikami. Jakie są kluczowe kompetencje przyszłości? Co zrobić, aby przygotować się do nowej rzeczywistości na rynku i jak mogą w tym pomóc dotacje z Unii Europejskiej?
Dowiedz się więcej
[Aktualizacja] Dotacje dla HoReCa 2024 – wsparcie dla hotelarstwa, gastronomii, turystyki, sportu i kultury

[Aktualizacja] Dotacje dla HoReCa 2024 – wsparcie dla hotelarstwa, gastronomii, turystyki, sportu i kultury

W ramach KPO przedsiębiorcy z sektora HoReCa mogą uzyskać bezzwrotną dotację w kwocie nawet 540 000 zł. Dofinansowanie firmy w tym programie można przeznaczyć na rozszerzenie lub dywersyfikację działalności, co otwiera mnóstwo możliwości wdrażania inwestycji. Sprawdź, jak możesz ubiegać się o dotację i co możesz sfinansować w ramach pozyskanych środków.
Dowiedz się więcej
Zapisz się do naszego
newslettera dotacji