Wyszukiwarka dotacji

Podstawowe zasady związane z księgowym aspektem rozliczania dotacji unijnych

Spis treści

Rozliczenie dotacji otrzymanej na realizację projektu ze środków unijnych

Rozliczanie otrzymanej dotacji na realizację projektu wiąże się z koniecznością prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Ma ona na celu ułatwienie bieżącej kontroli nad ponoszonymi wydatkami, zapewnienie przejrzystości i zgodności z harmonogramem i budżetem projektu. Przede wszystkim powinna umożliwić uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości finansowej wynikającej z zapisów umowy o dofinansowanie.

kalkulator

Wyodrębniona ewidencja księgowa

Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczy wszystkich beneficjentów niezależnie od stosowanej formy księgowości. Realizując projekt należy wyodrębnić w księgowości wszystkie zdarzenia gospodarcze, które są z nim związane zarówno kwalifikowane jak i niekwalifikowane (stanowiące wkład własny beneficjenta).

Wymogi pomiędzy projektami mogą się delikatnie różnić, ale zasadą wspólną jest, iż wszystkie koszty i przychody związane z projektem powinny być ewidencjonowane w sposób umożliwiający ich wyodrębnienie.

Wyodrębnienie kosztów następuje najczęściej poprzez wyodrębnienie kosztu kwalifikowanego oraz niekwalifikowanego, ale w niektórych przypadkach zdarza się, iż instytucje nakazują wyodrębnić wartość kosztu podlegającego dofinansowaniu. Ta pierwsza metoda jest stosowana częściej, gdyż jest czytelniejsza i jest odzwierciedleniem wydatków przedkładanych we wnioskach o płatność. Dopiero po zsumowaniu kosztów kwalifikowanych danego okresu można je przemnożyć przez odpowiedni procent dofinansowania i otrzymać kwotę należnej dotacji.

Wyodrębnioną ewidencję projektową można prowadzić w różny sposób np.:

  • wprowadzając konta analityczne, na których będą księgowane tylko operacje dla danego projektu,
  • wprowadzając rejestry, w których księgowane są tylko dokumenty projektowe,
  • wprowadzając konta pozabilansowe odpowiadające operacjom projektowym,
  • wprowadzając znaczniki do kont, które nie są widoczne na planie kont, ale pozwalają tworzyć zestawienia projektowe,
  • Łącząc powyższe sposoby.

Wybór odpowiedniego sposobu jest najczęściej uwarunkowany możliwościami systemu księgowego. Ważne, aby prowadzenie wyodrębnionej księgowości dla projektu nie naruszało ustawy o rachunkowości oraz umożliwiało w prosty sposób wyraportowanie zdarzeń projektowych oraz poprawne obliczenie podatków.

Prowadząc ewidencję wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych należy je od siebie odróżnić, tak aby była możliwość raportowania osobno wydatków kwalifikowanych  jak i niekwalifikowanych oraz wszystkich łącznie. Najlepiej zastosować dla nich odrębny znacznik/konto/odrębną ewidencję, ale powiązaną z tym samym projektem.

Należy pamiętać, że jeżeli zdarzy się, że instytucja nie uzna jakiegoś wydatku za kwalifikowany, wtedy należy dokonać przeksięgowania tego wydatku do wydatków niekwalifikowanych.

Odrębnym oznaczeniem należy  wydzielić również przychody osiągane w związku z realizacją dotacji oraz wydatki poniesione w związku z realizacją projektu, ale nie wykazane we wniosku o  dofinansowanie.

Jeżeli chodzi o wyodrębnienie przychodów to jest to również wyodrębnienie faktycznie otrzymanych środków – jest to aspekt podatkowy przychodów z tytułu dotacji.

W przypadku beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości spełnienie wymogu prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej można zrealizować poprzez sporządzenie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu w postaci arkusza kalkulacyjnego.

Wyodrębnienie rachunków bankowych – rozliczenie dotacji

Bardzo często umowa o dofinansowanie nakłada na beneficjenta obowiązek założenia odrębnego rachunku bankowego, z którego będą płacone wydatki kwalifikowane oraz odrębnego dla płatności zaliczkowych. Nie należy bagatelizować tego wymogu, co więcej nawet jeśli nie ma wymogu wyodrębniania takich rachunków bankowych to i tak zalecamy to zrobić. Wyodrębnienie takiego rachunku może być również częściowym spełnieniem warunku prowadzenia ewidencji projektowej – czasami trzeba wyodrębniać również rozrachunki, a w systemach księgowych bywa to niemożliwe.

Określenie podatkowych kosztów i przychodów związanych z dotacją

Najogólniejsza zasada brzmi:

Koszty kwalifikowane * % dofinansowania = koszty niepodatkowe = przychody niepodatkowe

1000 zł kosztów kwalifikowanych *80% dofinansowania = 800 zł kosztów niepodatkowych oraz 800 zł przychodów niepodatkowych

Należy jednak pamiętać, że zastosowanie jej wprost jest możliwe tylko gdy koszt kwalifikowany jest w tym samym okresie kosztem podatkowym.

Jeśli np. rozliczamy jakieś koszty w czasie, amortyzujemy środek trwały zakupiony w ramach projektu to korekt kosztów i przychodów niepodatkowych dokonujemy równolegle z odpisami RMK czy też amortyzacyjnymi. 

Zatem, jeśli zakupujemy środek trwały amortyzowany liniowo, korekty 80% kosztu dokonujemy od każdego odpisu amortyzacyjnego, rachując jednocześnie przychód w takiej samej wartości.

Pomimo zarachowania przychodów niepodatkowych z tyt. dotacji, należy również zaksięgować przychody podatkowego z tego tytułu – dokonuje się tego w dacie wpływu dofinansowania. Najczęściej jest to księgowanie pozabilansowe. Jest to przychód podatkowy, ale zwolniony wykazywany w załączniku CIT-8/O, a więc nie powiększa nam podstawy opodatkowania.

Zarachowanie należnej dotacji – ujęcie dotacji w księgach rachunkowych

Biorąc pod uwagę typy wydatków (inwestycyjne czy stricte kosztowe) oraz płatności (zaliczka, płatność pośrednia) należy zadecydować w jaki sposób księgować należności, aby ich saldo było zgodne ze złożonymi wnioskami o płatność.

Popularnym rozwiązaniem jest księgowanie przychodów w korespondencji z kontem takim jak „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” oraz odrębne na dzień złożenia wniosku o płatność księgowanie  należności z kontem międzyokresowych przychodów.

Podwójne finansowanie

Należy pamiętać, iż dany wydatek nie może być finansowany z dwóch tytułów, tj., może być finansowany w częściach w dwóch projektach, czyli np. 50% w projekcie A i 50% w projekcie B, ale nie może być finansowany 100% w każdym z tym projektów.

Zasada ta funkcjonuje również w kontekście zwolnień podatkowych. Jeśli korzystamy z jakichś ulg, zwolnień podatkowych itp. należy sprawdzić czy te ulgi nie można zastosować przy jednoczesnym współfinansowaniu wydatku.

Kwalifikowalność VAT

W przypadku, gdy beneficjent nie ma możliwości odzyskania podatku VAT – możliwe jest uznanie tego podatku za kwalifikowany. Jednak należy spełnić dodatkowe warunki:

  • uwzględnienie kwalifikowalności VAT we wniosku o dofinansowanie i wniosku o płatność,
  • podatek został prawidłowo naliczony na podstawie prawidłowo wystawionych faktur,
  • podatek został faktycznie poniesiony,
  • podatek dotyczy wydatków kwalifikowanych.

Regulacje wewnętrzne

Beneficjentów dotacji obowiązują regulacje unijne i krajowe, ale także regulacje wewnętrzne jednostki. Bardzo ważne jest, aby w wewnętrznych regulaminach dokładnie opisać obowiązujące w jednostce zasady związane z rozliczaniem dotacji.

O wybranych sposobach ewidencji operacji projektowych należy napisać w polityce rachunkowości. Instytucje kontrolujące prawidłowość rozliczania projektów bardzo często proszą o politykę rachunkowości w tym kontekście.

Zalecane jest również sporządzenie instrukcji obiegu dokumentów projektowych w zakresie kwalifikacji kosztu, kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, dekretacji, księgowania i przechowywania dokumentacji projektowej.

Jeżeli jednostka posiada, to również należy zawrzeć odpowiednie zapisy związane z realizacją projektu w regulaminie pracy, czy regulaminie wynagradzania. Mogą to być np. zapisy dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy w przypadku stosowania zadaniowego systemu czasu pracy.

Dokumentowanie wydatków projektowych.

Dokumenty potwierdzające wydatki projektowe (faktury, rachunki) powinny być odpowiednio opisane. Szczegółowe wytyczne dotyczące opisu zawarte są w dokumentach programowych, często również wynikają z umowy o dofinansowanie. Jednak można wyszczególnić listę najczęściej wymaganych zapisów. Są to:

  • numer księgowy i dekretacja,
  • adnotacja o dokonaniu kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej,
  • informacja o współfinansowaniu wydatku,
  • nazwa i numer projektu oraz numer i data umowy o dofinansowanie,
  • opis związku wydatku z projektem (kategoria, wydatek z harmonogramu rzeczowo-finansowego),
  • kwota wydatku kwalifikowanego,
  • wskazanie przepisu z ustawy Prawo Zamówień Publicznych, na podstawie którego wydatek jest dokonany.

Mamy nadzieję, że niniejszy artykuł rozwiał większość Twoich wątpliwości. Jeśli jednak masz dodatkowe pytania, nie wahaj się i skorzystaj z naszych usług rozliczania dotacji unijnych.

Zapytaj eksperta
Podobne wpisy
Ścieżka SMART – nowe zasady oceny projektów i źródła finansowania

Ścieżka SMART – nowe zasady oceny projektów i źródła finansowania

W sierpniu 2025 r. wprowadzono istotne zmiany w dokumentacji naborów Ścieżki SMART w programie Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021–2027 (FENG). Kluczowa modyfikacja obejmuje obowiązek wcześniejszego wykazania źródeł dofinansowania już na etapie oceny wniosku. Zmiany dotyczą zarówno naborów PARP (projekty indywidualne MŚP), jak i NCBR (projekty konsorcyjne). Nowe przepisy obejmują projekty na etapie oceny oraz trwający nabór dla konsorcjów.
Dowiedz się więcej
Zmień przyszłość wraz z wdrożeniem programu STEP dla wspierania rozwoju technologicznego

Zmień przyszłość wraz z wdrożeniem programu STEP dla wspierania rozwoju technologicznego

Inicjatywa STEP (Strategic Technologies for Europe Platform) to nowy unijny mechanizm wsparcia, którego celem jest rozwój technologii kluczowych dla zielonej i cyfrowej transformacji. Program skupia się na wzmacnianiu suwerenności gospodarczej UE, odbudowie przemysłu oraz tworzeniu stabilnych łańcuchów wartości. Sprawdź, kto może skorzystać z dotacji, jakie są terminy naborów i na co można uzyskać dofinansowanie.
Dowiedz się więcej
Koszty kwalifikowane w dotacjach unijnych – na co zwrócić uwagę?

Koszty kwalifikowane w dotacjach unijnych – na co zwrócić uwagę?

Zastanawiasz się, jak prawidłowo rozliczać koszty w projektach unijnych? Ten artykuł to kompleksowy przewodnik, który wyjaśnia czym są koszty kwalifikowane i niekwalifikowane oraz jakie rodzaje kosztów występują w projektach UE. Dowiesz się, jakie wymagania formalne trzeba spełnić, aby poprawnie rozliczyć wydatki i jak krok po kroku przygotować budżet. Ponadto, wskażemy najczęstsze pułapki w rozliczaniu i przedstawimy praktyczne rekomendacje, które pomogą Ci uniknąć błędów i zapewnić pomyślne zakończenie projektu.
Dowiedz się więcej
Plany na przyszłość: Jak będzie wyglądać kolejna perspektywa finansowa?

Plany na przyszłość: Jak będzie wyglądać kolejna perspektywa finansowa?

Dowiedz się jakie są kolejne plany na przyszłą długoterminową perspektywę finansową UE. Przekonaj się jak Europa zamierza stać się bardziej konkurencyjna dzięki trzem kluczowym obszarom: innowacjom, zielonej transformacji i wzmocnieniu bezpieczeństwa. Poznaj główne wyzwania, jakie stoją przed budżetem unijnym – od uproszczenia programów i stworzenia jednolitego punktu kontaktowego, po płynne finansowanie cyklu badań i komercjalizacji. W artykule przedstawiamy jakie możliwości otworzą się przed Twoją firmą – bądź na bieżąco z przyszłością finansów UE!
Dowiedz się więcej
Harmonogram płatności w projektach unijnych – jak zaplanować przepływ środków?

Harmonogram płatności w projektach unijnych – jak zaplanować przepływ środków?

Harmonogram płatności w projektach unijnych jest kluczowy dla zapewnienia prawidłowego przepływu środków i terminowego rozliczania wydatków. W artykule omawiamy, kiedy i jakie wnioski o płatność należy składać, w tym wnioski o refundację, zaliczkę oraz płatność końcową. Podpowiadamy również, jak unikać najczęstszych błędów w planowaniu płatności i skutecznie zarządzać projektami unijnymi!
Dowiedz się więcej
Polska Strefa Inwestycji (PSI): Kluczowe kryteria dla przedsiębiorców

Polska Strefa Inwestycji (PSI): Kluczowe kryteria dla przedsiębiorców

Polska Strefa Inwestycji (PSI) to program wspierający rozwój przedsiębiorstw poprzez ulgi podatkowe i preferencje inwestycyjne. W artykule omawiamy najważniejsze kryteria, które muszą spełnić firmy, aby uzyskać decyzję o wsparciu, takie jak lokalizacja inwestycji, wielkość przedsiębiorstwa czy wpływ społeczno-gospodarczy projektu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą świadomie przygotować się do procesu aplikacyjnego i zwiększyć szanse na sukces!
Dowiedz się więcej
Zapisz się do naszego
newslettera dotacji